CRM

CRM-modulen fungerer på tvers av nettlesere. For å gå fra klassisk CRM til CRM, så finner du en knapp for å gjøre det helt øverst til venstre i skjermbildet i kundeoppfølgingen.

Den samme informasjonen som ligger i klassisk CRM, ligger også i CRM, og omvendt. Det er bare en viss forskjell på hvor mye av denne informasjonen som vises i de to ulike versjonene.

Klassisk CRM fungerer kun med Internet Explorer, og du må huske å sette på kompatibilitetsvisning i din nettleser. Se hvordan du setter opp dine innstillinger i Internet Explorer riktig her.

 

Dashboard

Så snart du kommer inn i CRM, så kommer du direkte til dashboardet. Dette er et fast dashboard som gjelder kun CRM, og du kan ikke endre på hvilke bokser/widgets som finnes her. Det er en oversikt over din kalender (dagens møter), firmaets sist registrerte bedrifter, topp 10 selgere for dette året, mine pipeline denne måned, salg denne måned, og mine pipeline dette kvartal.

CRM_CRMxbrowser1

 

 

Ny kunde/ny kontakt

Når du skal legge til en ny kunde eller en ny kontakt, så kan du klikke på Legg til ny i venstremenyen, og deretter velge om du skal legge til en ny kunde eller en ny kontakt.

Da får du opp et skjema som kan fylles ut med kontaktinfo om kunden eller kontakten.

 

Kunde

Når du har valgt Legg til ny kunde, så kommer du direkte inn på Generelt hvor du får mulighet til å velge kundetype Kunde, Leverandør eller Privatkunde. Velger du privatkunde, så får du i tillegg opp feltet Fornavn. Da skal fornavnet legges inn i feltet Fornavn og etternavnet skal legges inn i feltet Navn.

CRM_CRMxbrowser2

 

Når du fyller ut organisasjonsnummer på en kunde, så sjekkes det om organisasjonsnummeret finnes fra før i systemet ditt og om det finnes fra før i ekstern søketjeneste (dersom du benytter tjenesten, «Enhetsregisteret»). Dersom du ser at den finnes i systemet fra før, så kan du klikke på «Vis» og gå direkte til kunden som allerede ligger inne, for å slippe å opprette en dublett. Dersom kunden ikke ligger inne i systemet fra før, men du får treff på den i ekstern søketjeneste, så kan du klikke på Legg til, og dermed så fylles informasjonen om kunden som finnes i den eksterne søketjenesten inn i feltene på skjemaet.

Eier av kunden settes automatisk til å være den innloggede brukeren, men dette kan endres dersom en annen person skal være eier ved å klikke på krysset til høyre for navnet på eieren og deretter søke opp blant alle som er registrert under Administrasjon – Ansatte i systemet. I tillegg er det mulig å sette opp at kunden eller kontakten kun skal være synlig for eier dersom ikke alle skal ha mulighet til å se kunden/kontakten.

Klikker du på Adresser, så får du opp valgene for å legge inn fakturaadresse, postadresse, leveringsadresse, besøksadresse og attesteringsadresse.

Under innstillinger så finner du fakturainnstillinger, innstillinger for pris og leverandørinnstillinger. Det er en stor fordel å gå gjennom dette dersom de ulike kundene skal behandles ulikt, så slipper du for eksempel å manuelt gjøre endringer på ordre som går mot kunden hver gang en ordre opprettes, for da er allerede innstillingene satt opp på hver kunde i forkant.

 

Kontakt

Når du velger «Legg til ny kontakt», så får du opp et skjema hvor du fyller ut kontaktinformasjon om kontakten under Oversikt, Adresser og Avansert.

CRM_CRMxbrowser3

Under Avansert så kan du eventuelt endre eier for kontakten og velge om den kun skal være synlig for eier eller om den skal være synlig for alle.

CRM_CRMxbrowser4

 

 

Hvordan søke i CRM

Søk opp eksisterende kunder eller kontakter ved å søke i søkefeltet i toppmenyen. Dette søket søker blant kunder, kontakter og kunder som ligger i en ekstern søketjeneste. Hurtigtaster når du har gjort et søk, er å benytte Tab for å bytte mellom Kunder, Kontakter og den eksterne søketjenesten, og piltast opp og ned for å bla deg gjennom kundene, kontaktene og treffene i den eksterne søketjenesten. Hvis du finner den du søker etter, trykk på Enter for å åpne for eksempel kundekortet til kunden du ville inn på.

CRM_CRMxbrowser5

Dersom du finner det du søker på kun i den eksterne søketjenesten, så legges den til i din CRM ved å klikke på den/trykke Enter når den er markert. Da lagres den automatisk.

Hvis du skriver inn et ufullstendig kundenavn i søkefeltet, som for eksempel at du skriver kun inn deler av firmanavnet, lagrer det og skal legge til fullstendig navn i ettertid, så kan du gjøre det på følgende måte:

Skriv inn det ufullstendige kundenavnet i søkefeltet, og klikk på Ny kunde eller eventuelt Ny kontakt, og den blir automatisk lagret samtidig som at kundekortet/kontaktkortet åpnes. For å endre på kundenavnet, klikk på blyant-ikonet, korriger navnet for så å lagre.

 

 

Oppgaveliste

Oppgavelisten er den samme oppgavelisten som også finner under Gruppekalender – Vis oppgaver. For mer informasjon om oppgaver, se egen side om dette.

 

 

Hvordan bruke CRM

Søk opp eksisterende kunder eller kontakter ved å søke i søkefeltet i toppmenyen, og klikk deg inn på kunden eller kontakten.

La oss si at du søker opp en kunde. Når du går inn på kundekortet, så kommer du først og fremst inn på en oversiktsside (fanen Informasjon) hvor du får en oversikt om kunden:

– kontakter som er tilknyttet kunden

– aktiviteter (oppgaver) koblet til kunden

– vegg hvor du kan skrive notater som gjelder kunden

– prosjekter tilknyttet kunden

– salgsmuligheter tilknyttet kunden

– kategorier som kunden tilhører

CRM_CRMxbrowser6

Videre kan du gå gjøre endringer på disse, legge til nye, og slette. Dermed slipper du å gå til prosjektmodulen for å opprette et prosjekt, eller å gå til kalenderen for å legge til en oppgave.

 

De ulike fanene på kundekortet

Kundeinformasjon

Den første ruten inneholder kundeinformasjon til kunden, som kundenavn, kundenummer, organisasjonsnummer, adresse, og så videre. Knappene nederst til høyre i denne ruten er for å slette kunden, endre notat, endre bedriftsinformasjonen som er den samme informasjonen som når du oppretter en ny kunde, og du kan flette eller opprette ny ordre under Handlinger-knappen.

 

Kontakter

I fanen kontakter kan du administrere kontakter, eller du kan gå til kontaktkortene ved å klikke på navnet på kontaktene.

Trykk på pluss-tegnet for å legge til en ny kontakt til kunden. I boksen som kommer opp, så får du mulighet til å søke opp eksisterende kontakt og knytte den opp mot bedriften, eller du kan klikke på Ny kontakt-knappen for å opprette en ny kontakt.

Marker en kontakt for å kunne gjøre endringer på kontakten, flette, eller å slette den. Sletting av kontakt fra et kundekort, betyr at man kun fjerner linkingen mellom denne kontakten og kunden. Dersom kontakten skal fjernes helt, så må det gjøres fra kontaktkortet.

Du finner det samme på kontakter som finnes på kunder, utenom salgsmuligheter. Og forskjellen er naturligvis at du ser kunden som kontakten eventuelt er tilknyttet, og ikke omvendt.

 

Epost

I e-post-fanen finner du en oversikt over e-poster som er koblet mot kundekortet. Når du har lagt til e-post-adresser på kunder og kontakter tilknyttet kunder, og du sender og mottar mailer til og fra disse adressene, så blir disse mailene automatisk tilkoblet kunden og kontakten dersom du og de andre ansatte i firmaet har satt på innstilling for det.

NB! Dersom mailer slettes fra mailmodulen, så forsvinner de også fra kundekortet.

 

Dokumenter

Her ligger alle dokumenter tilknyttet den valgte kunden. Dette filområdet fungerer på akkurat samme måte som i klassisk CRM.

 

Samtalelogg

Dersom du har en telefoniløsning tilkoblet din CRM, så vil din samtale logg oppdateres i systemet. Du har da muligheten til å se en oversikt over telefonsamtaler personer i deres firma har ringt ut når du velger å ringe ut fra CRM, og hvilke telefonsamtaler som har ringt til deg. Forutsetningen er at kundenes telefonnummer ligger i CRM, og innstillinger for å ha telefoni tilkoblet din CRM er satt opp riktig. Se mer informasjon om dette her.

 

Ordre

I ordre-fanen vil du se en oversikt over ordre og fakturaer som er opprettet mot kundene. Du kan også søke på ordre, skrive ut ordre herfra, sende eller slette.

For å lage en ny ordre fra kundekortet, så må du gjøre det fra fanen Informasjon og under Handlinger-knappen som ligger nederst til høyre i kundeinformasjons-ruten.

 

Reskontro

Øverst har du valgene mellom å se kundereskontroen eller leverandørreskontroen, og videre kan du velge å se åpne poster, lukkede poster eller alle poster.

For å lage kobling må man markere postene som skal kobles, og deretter høyreklikke med musepekeren.

  • For å markere flere poster holdes CTRL inne på tastaturet samtidig som man enkeltklikker på postene.
  • For å markere en liste med x antall poster holdes SHIFT inne på tastaturet samtidig som man enkeltklikker først på den øverste posten, og deretter den nederste posten i listen.

Koble poster: Skaper kobling på markerte poster.

Fjern kobling: Opphever koblingen i sin helhet, og alle poster som tidligere var knyttet til denne koblingen vil flyttes til «åpne poster.»

Fjern post fra kobling: Fjerner markert post(er) fra aktuell kobling.

Dersom koblingen som skapes har saldo = 0, vil koblingen/postene flyttes til «Lukkede poster.»

I «Vis lukkede poster» vil man se at poster som er koblet sammen har samme Kobling ID. For bedre oversikt anbefaler vi å sortere listen på Kobling ID som vist i bildet ovenfor.

 

Oppgaveliste

Henviser deg til oppgavelisten som også finnes i kalenderen under Vis oppgaver.