Kundeoppfølging – Bedriftsnivå

Du finner denne modulen under CRM og Kundeoppfølging.

Bedriftsnivået i 24SevenOffice CRM-system benyttes til å legge inn bedrifter, både kunder og leverandører. Se CRM – Kontaktnivå i neste innlegg her under for hvordan du legger inn kontakter og privatkunder.

Hvordan legge inn en bedrift
Når man starter CRM-systemet åpnes skjermbildet for å legge inn en ny bedrift. Hvis ikke skjermbildet for ny bedrift vises, klikk på symbolet for ny bedrift til venstre i skjermbildet (over søkemotoren)

For å registrere en bedrift, fyll inn ønsket informasjon (Navn er minimum) og klikk «Lagre». Det er viktig å være klar over at navnet som legges inn under «kallenavn» også blir søkbart når man søker etter bedriften fra søkemotoren i CRM.

Hvis man kun ønsker å legge inne én adresse på bedriften anbefales det å legge inn postadresse, da det er denne som benyttes ved faktureringe og bestilling mot den bedriften.

 


Hvordan søke frem en bedrift som allerede er lagt inn i CRM-systemet
Til venstre i skjermbildet i CRM-systemet ligger en søkemotor hvor man kan søke frem bedrifter som allerede er lagt inn i systemet.

Capture1

 

 


Flere søkevalg

  • For å søke utelukkende etter en bedrift merker man av symbolet for bedrifter (dokumentmappe) under søk feltet. Gjør man ikke dette vil man søke mot både personer og bedrifter.
  • Hvis man ønsker å søke på selskapsnavnet, skriver man inn hele eller deler av dette i søkefeltet (vist i bildet over), og klikker «Enter» på tastaturet eller på symbolet for søk.
  • Ønsker man å søke ved hjelp av andre søkekriterier – epost, telefon, faks, adresse, url, kategori, eier – klikker man på «Flere søkevalg», fyller inn søkekriteriene og klikker «Enter» på tastaturet.

Capture2

  • Når man har gjort søket, får man så opp en treffliste. Velg ønsket bedrift fra denne ved å klikke på den, og bedirftskortet åpnes.
  • Hvis man ikke finner bedriften man søker etter, kan man gjøre det samme søket mot Brønnøysundregistrene ved å klikke på BizDex-knappen under søkevinduet. Det åpnes da et nytt vindu som viser treffene fra deres database. Eventuelle treff herfra kan enkelt importeres inn og lagres i 24SevenOffice»s CRM-system, med all juridisk informasjon. NB: Krever egen avtale.


Bedriftskortet
Når man har funnet en innlagt bedrift åpnes bedriftskortet (se bildet under), hvor første siden viser kontaktinformasjon for bedriften øverst i bildet, og kontaktpersoner registrert under bedriften, samt tilleggsinformajon, nederst i skjermbildet.

Som man ser av bildet er det faner med utvidet informasjon både øverst og lenger ned på bedriftskortet, kalt nedre og øvre faner i beskrivelsen nedenfor.
Nedre faner
Trykk pil til høyre for fanene eller høyreklikk når musepekeren står over en av fanene.

Kontakter
Ved å klikke på fanen «Kontakter» vises alle kontakter som er knyttet mot denne bedriften. Høyreklikk på kontakten og velg «Gå til» for å åpne denne personens kontaktkort hvor man vil finne ytterligere informasjon.

Legge inn kontaktperson under en bedrift
Klikk på «Opprett ny kontakt koblet til dette firma». Legg inn informasjon om kontakten. Det er viktig å være klar over at bildet for å legge inn en kontakt er to-delt. Den øverste delen av bildet «Kontaktinformasjon spesifikt knyttet til valgt bedrift» er informasjon om denne personens rolle i den valgte bedriften. Det betyr at hvis bedriften slettes fra CRM-systemet, vil også informasjonen som er lagret her slettes. Den nederste delen «Firmauavhengig kontaktinformasjon» er personens private kontaktinformasjon. Denne lagres på personens kontaktkort under kontakter i CRM-systemet og beholdes selv om bedriften slettes.

Ofte vil man oppleve at personer man jobber mot har verv i flere firmaer. For å unngå dobbeltregistreringer av personer kan man velge å koble en eksisterende kontakt mot flere bedrifter. Dette gjøres ved å åpne personens kontaktkort (ref. punkt 2). Trykk så på symbolet «tilknytt bedrift» nederst på siden. Søk så opp den aktuelle bedrift. Knytte eksisterende kontakter mot en bedrift. Under kontakter under et firma, trykk på «Koble eksisterende kontakt til dette firmaet». Man vil da få opp et søkevindu hvor man vil kunne søke i alle registrerte kontakter, og ved å velge «Legg til kontakt» etter man har funnet den aktuelle kontaktpersonen, vil dette kontakten knyttes til gjeldende firma. Stilling og kontaktinformasjon vil først stå tomt, slik at man kan legge til unik stilling og kontaktinformasjon som vil gjelde for det aktuelle firma.

Kategorier
Ved å klikke på fanen «Kategorier» vil man få opp en oversikt over hvilke kategorier bedriften er knyttet til, eller mulighet til å knytte bedriften til nye kategorier. Kategoriene man ønsker å gjøre nytte av i CRM systemet kan man selv opprette under «24SevenOffice Innstillinger». For å knytte bedriften til kategorier, klikker man på «Oppdatere kategorier», krysser av for de kategoriene man ønkser å knytte bedriften til og klikker «Oppdater».

Avtaler
Ved å klikke på fanen «Avtaler» vil man kunne få opp alle oppgaver som er registrert mot den valgte bedriften. Avtalene som ligger her, er enten opprettet fra «Gruppekalenderen» i 24SevenOffice, eller direkte fra CRM-systemet ved å klikke på «Ny avtale» i oversiktsbildet for avtaler. Ved å velge «ny avtale» direkte herfra åpnes et nytt vindu hvor relevant informasjon om tid og sted etc. fylles inn. Her kan du også legge inn flere personer, firmaer eller kollegaer til avtalen. Når man lagrer vil man få flere valg, blant annet «send møtebekreftelse på e-post».

Oppgaver
Ved å klikke på fanen oppgaver vil man kunne få opp alle oppgaver som er registrert mot den valgte bedriften. Man kan selektere på flere statuser ettersom hvilke oppgaver man ønsker å se. Oppgavene som ligger her, er enten opprettet fra «Planleggeren» i 24SevenOffice, eller direkte fra CRM-systemet ved å klikke på «Ny oppgave» i oversiktsbildet for oppgaver.

Notater
Ved å klikk på fanen «Notater» vil man kunne få opp en oversikt over notater som er registrert på kunden, eller opprette notater. Notatfeltene blir også synlige for andre i selskapet som har tilgang til CRM-systemet, forutsatt at man ikke har krysset av for privat. Notatfeltene er en god måte for hele bedriften å få oversikt over aktivitet mot kunden forutsatt at denne benyttes flittig.

Historikk
Ved å klikke på «Historikk» vil man kunne få opp en oversikt over alt som har vært registrert mot den aktuelle kunden. Dette omfatter endring av informasjon i CRM, opprettelse av oppgaver, ordre/fakturering etc. Man kan ved hjelp av søkemotoren også avgrense hvilket tidsrom man ønsker å se historikk for.

Tjenester
Ved å klikke på «Tjenester» finner man relevant tilleggsinformasjon om den aktuelle bedrift man er inne på. Trykk på den grønne knappen på hvert felt for å komme til informasjonen.

  1. Nøkkelopplysninger: Henter nøkkelopplysninger direkte fra Brønnøysundregisteret.
  2. Send SMS: Her kan du sende SMS direkte fra systemet. NB: Betalingstjeneste.
  3. Veibeskrivelse: Gir deg veibeskrivelse til kunden. Se nedtrekk for valg mellom post- eller besøksadresse.
  4. Kart: Gir deg kart over kundens adresse.
  5. Nummersøk: Gir deg kundens opplisting i Gule Sider.
  6. Nettside: Kundens hjemmeside åpnes opp.

Mange av disse tjenestene kan nåes direkte fra første bilde i kundekortet. For eksempel kundens nettside finner man ved å trykke på pilen ved siden av nettside (i fanen Firmainfo).


Salgsmuligheter
Ved å klikke på «salgsmuligheter» vil alle salgsprosesser man har/har hatt mot kunden vises. Ved å dobbeltklikke på en salgsmulighet vil den åpnes i et eget vindu. Se egne hjelpefiler for beskrivelse av Salgsmuligheter.


Samtalelogg

  1. Ved å klikke på samtalelogg vil man få opp en oversikt over alle utgående samtaler mot den aktuelle kunde. NB: Dette fordrer bruk av Oyatel IP telefoni.
  2. Viser en oversikt over hvem i deres bedrift som har ringt hvilke personer hos kunden til hvilken tid, samt motsatt.
  3. Man kan filtrere på de ulike statusene man kan velge for en samtale samt dato
  4. Trykk på de ulike fanene øverst i vinduet for ytterligere filtreringsmuligheter. ved å for eksempel trykke på «navn» vil en nedtrekksliste over deres bedrifts brukere komme opp, og man kan se når den enkelte har ringt denne bedriften.

Se IP-telefoni for mer informasjon.

Øvrige faner
Hvordan se flere muligheter/faner: Trykk pil til høyre for fanene eller høyreklikk når musepekeren står over en av fanene.

Firmainfo
Denne fanen er beskrevet ovenfor, da dette er det førstebildet som kommer opp når man legger inn en bedrift. Ved å høyreklikke i det grå feltet på bedriftskortet vil man ha følgende muligheter:

Ny oppgave: Her er det mulig å knytte en ny oppgave til denne kunden. Ved å registrere en oppgave her vil oppgaven automatisk vises under modulen «Planlegger – Oppgaver». Fyll ut oppgaven som beskrevet under «Planlegger – Ny oppgave» og trykk «Lagre».

Ny ordre: Denne funksjonen åpner modulen «Økonomi». Her har man mulighet til å legg inn en ny ordre på den bedriften som er åpnet under «Salgsoppfølgingen».

Ny avtale: Lag en avtale knyttet mot kunden. Se beskrivelse ovenfor under «nedre fane»/avtaler.

Flette: Her kan man flette firmainformasjonen på bedriften til forhåndsdefinerte maler. Dette krever en del oppsett som support må ta seg av.

Nytt notat: Legg inn et notat som knyttes direkte opp mot bedriften.

Nytt dokument: Her kan det legges til et tekstbehandlingsdokument til bedriften. Lag ønsket dokument, trykk lagre og legg filen til der hvor det er ønskelig.

Kommunikasjon: Her kan man sende mail, ringe og sende sms til bedriftens respektive nummer og adresser vist i firmainformasjonbildet. For å sende mail eller ringe kontaktene i bedriften høyreklikker man på disse personene og vil få samme valg.

Tilleggsinformasjon
Her vil man kunne lagre ytterligere informasjon om kunden. Legg spesielt merke til leveringsadresse og fakturaadresse hvis disse er forskjellige fra bedriftens postadresse. Fyll inn ønskede endringer og trykk «lagre».

E-post
Denne funksjonen viser en oversikt over all korrespondanse som har vært gjort med denne kunden per e-post uavhengig av hvilken ansatt som har sendt og hvilken av de lagrede bedriftskontaktene som har sendt mail til deres bedrift. Dette fordrer at deres e-post kontoer er satt opp mot 24SevenOffice. Se hjelpefilene for Kommunikasjon. Når kundens e-post adresser er lagret i CRM vil mailene kobles automatisk og man vil få full e-post historikk direkte på bedriftskortet.

Administrator har tilgang til knappen «Sperr tilgang» på denne fanen. Om man klikker på denne knappen, så betyr det at kun administrator i firmaet får tilgang til å lese sendte og mottatte e-poster som er knyttet opp mot akkurat denne kunden. Denne tilgangen kan åpnes igjen av administrator ved å klikke på «Åpne tilgang».

Filområde
Her vises alle filene som er knytte til den valgte bedriften. Filene kan ha blitt knyttet til via andre moduler i 24SevenOffice. Man kan også laste opp filer fra harddisken på brukerens egen maskin ved hjelp «Last opp fil». Se «Filer» for hvordan dette gjøres. Ved å benytte seg av 24SevenOffice «Drag’nDrop» kan man enkelt laste opp og vedlikeholde filene. Hjelpefilen til «Filer» gir en utførlig beskrivelse av hvordan man benytter denne funksjonen og hva den innebærer. Man kan selve lage ønsket mappestruktur.

Reskontro
Her får man enkelt oversikt over reskontroen knyttet til denne bedriften. Reskontroen oppdateres automatisk ettersom bilagene registreres i økonomidelen av 24SevenOffice. Se «Hjelp – Økonomi» for hvordan dette gjøres.

Repeterende faktura
Her vises alle repeternde fakturaer som er registrert på den valgte bedriften. Ved å trykke «Ny» kan en ny repeterende faktura legges inn. Se «Repeterende faktura» for hvordan dette gjøres.

Prosjekter
Her vises alle prosjekter den valgte bedriften er en del av. Se Prosjektstyring for hvordan man oppretter/oppdaterer et prosjekt.

Oppdatering av prosjekt: Klikk på ønsket prosjekt og man kommer direkte inn i prosjektdelen av salgsoppfølgingen.

Innstillinger
Her er det mulighet til å legge inn kundespesifik informasjon som valuta, betalingsbetingelser, betalingstid, reskontro og generell informasjon til ordrebehandler om den valgte bedriftskontakten. Fyll inn ønsket informasjon og trykk «Endre».

Rabattmatrise
Med denne funksjonen har man mulighet til å gi bedriften individuelle rabatter på enkelte produkter. Skriv inn ønsket rabattnivå på de produktene denne bedriften skal ha rabatt på og trykk «Oppdater». Rabatten knyttes da automatisk opp mot produkt- og økonomimodulen slik at den ligger inne når denne bedriften skal faktureres.

Søk ordre/faktura
Her kan man søke frem tidligere ordre og/eller fakturaer på kunden. Når man har funnet frem de(n) man søker etter kan man høyreklikke på hver enkelt for å få frem mulige valg for ordre/fakturaen (skriv ut, slett (gjelder kun ordre), krediter, etc)

  • Vis alle: Dette viser ALLE registreringer på bedriften
  • Ny faktura: Denne funksjonen åper Økonomimodulen i 24SevenOffice. Se Ordrebehandling for hvordan en ny faktura opprettes.

Til høyre for fakturasummen vises en del ikoner. For å se hvilke funksjoner disse ikonene har før pekeren til musa over ikonet.