Kundeoppfølging – Kontaktpersoner og privatkunder

Kontaktnivået i 24SevenOffice CRM-system er ment for å legge inn informasjon om personer. Det være seg kontaktpersoner i bedrifter registrert på bedriftsnivå, ordinær personinformasjon, eller privatpersoner som skal faktureres (da må man lagre dem som «privatkunde»). Det er ikke noe én til én forhold mellom kontakter og bedrifter, noe som innebærer at man kan knytte en person til så mange bedrifter man måtte ønske.


Hvordan legge inn en ny kontakt
For å legge inn en ny kontakt åpner man CRM-systemet og klikker på symbolet for «Ny Kontakt» over søkemotoren. Da får man opp følgende bilde for å legge inn en ny kontakt:

Capture3

Legg inn den informasjonen man ønsker å lagre på personen og klikk på «lagre» hvis man ønsker å lagre personen som en kontakt i 24SevenOffice»s CRM-system. For å gjøre om kontakten til en privatkunde klikker man på

pluss symbolet til høyre for feltet kundenummer. Kontakten vil da bli tildelt et kundenummer og man kan opprette ordre/faktura på kontakten som nå også er blitt en privatkunde.

Når personen er lagret kan man knytte han/henne til en bedift ved å velge «knytt til bedrift» i bildet som kommer opp etter at man har lagret kontakten:

  • Klikk «Knytt mot bedrift».
  • Søk frem bedriften vha søkemotoren som dukker opp.
  • Merk bedriften og klikk «Legg til».


Hvordan søke opp en kontakt
Til venstre i skjermbildet i CRM-systemet ligger en søkemotor hvor man kan søke frem kontakter som allerede er lagt inn i systemet.

  • Hvis man ønsker å søke i hele kontaktsdatabasen skriver man inn hele eller deler av etternavnet på den kontakten man leter etter, merker av for kontakt (personen) og klikk «søk» eller «enter» på tastaturet.

For eksempel, ved å skrive «hanse» søker man etter alle kontakter som har bokstavkombinasjonen «h-a-n-s-e» etter hverandre ett eller annet sted i etternavnet.

  • Ønsker man å gjøre søket smalere, kan man begrense søket ved å definere selektering, søketype eller kategori
  • Når man har gjort søket, får man så opp en treffliste. Velg ønsket kontakt fra denne ved å klikke på den, og kontaktkortet åpnes.

Capture5


Kontaktkortet
Første side viser kontaktinformasjon for personen til venstre. I bunnen av kontaktkortet vises hvilke bedrifter kontakten er knyttet til, oppgaver, avtaler, notater og historikk.

Capture6


Hvordan koble en person mot en bedrift:

  • Klikk på «Koble person mot bedrift» under fanen «Bedrifter» nederst på kontaktkortet.
  • Klikk på «Velg bedrift».
  • Søk frem bedriften vha søkemotoren som kommer opp. Hvis bedriften ikke er lagt inn klikker man på «Ny kunde» og legger inn informasjon om bedriften for så å knytte den til kontakten.
  • Når man har koblet mot bedriften kan man legge inn informasjon om personens stilling i valgte bedrift.


Avtaler:

  • Ved å klikke på fanen avtaler nederst i bildet (over) vil man kunne få opp alle avtaler som er registrert mot den valgte kontakten.
  • Man kan selektere på flere statuser ettersom hvilke avtaler man ønsker å se.
  • Avtalene som ligger her, er enten opprettet fra «Planleggeren» i 24SevenOffice, eller direkte fra CRM-systemet ved å klikke på «Ny avtale» i oversiktsbildet for oppgaver.


Oppgaver:

  • Ved å klikke på fanen oppgaver nederst i bildet (over) vil man kunne få opp alle oppgaver som er registrert mot den valgte kontakten.
  • Man kan selektere på flere statuser ettersom hvilke oppgaver man ønsker å se.
  • Oppgavene som ligger her, er enten opprettet fra Gruppekalenderen i 24SevenOffice, eller direkte fra CRM-systemet ved å klikke på «Ny oppgave» i oversiktsbildet for oppgaver.


Notater:

  • Ved å klikk på notater nederst i bildet vil man kunne få opp en oversikt over notater som er registrert på personen, eller opprette notater.

Notatene som ligger her kan være opprettet på en bedrift personen er knyttet mot (og personen valgt som kontaktperson), fra prosjekter som personen er deltaker på eller direkte fra kontaktkortet.

  • Notatfeltene blir også synlige for andre i selskapet som har tilgang til CRM-systemet, forutsatt at man ikke har krysset av for privat.
  • Notatfeltene er en god måte for hele bedriften å få oversikt over aktivitet mot kunden forutsatt at denne benyttes aktivt.


Historikk:

  • Ved å klikke på historikk nederst i bildet vil man kunne få opp en overskit over alt som har vært registrert mot den aktuelle kontakten.

Dette omfatter endring av informasjon i CRM, opprettelse av oppgaver, ordre/fakturering etc.

  • Man kan ved hjelp av søkemotoren også avgrense hvilket tidsrom man ønsker å se historikk for.


Tjenester:

  • Ved å klikke på tjenester nederst i bilder vil man få opp en oversikt over hvilke tilleggstjenester man kan benytte på kontakten.
  • Velg ønsket tjeneste ved å klikke på ikonet av den grønne pilen til høyre for feltet(kart, sms, nummersøk, nettside)

Filområde:
Her vises alle filene som er knytte til den valgte kontakten. Det er mulig å laste opp filer fra harddisken på brukerens egen maskin eller hente filer fra andre deler av systemet. Se ytterligere informasjon i hjelpefilene for Filutforsker.


E-post:
Denne funksjonen viser en oversikt over all korrespondanse som har vært gjort med denne kontakten per e-post. For at e-post skal bli registrert her må e-postadressen til kontakten være lagret på kontaktkortet og linking av e-post være aktivert i innstillingene for e-postkontoen din.

Administrator har tilgang til knappen «Sperr tilgang» på denne fanen. Om man klikker på denne knappen, så betyr det at kun administrator i firmaet får tilgang til å lese sendte og mottatte e-poster som er knyttet opp mot akkurat denne kontaktpersonen. Denne tilgangen kan åpnes igjen av administrator ved å klikke på «Åpne tilgang».