Bilagsmottak

Kan jeg få endret epostadressen til Mottak så den blir enklere?

Nei, dette er ikke mulig. Dersom du eier en annen epostadresse kan du ved hjelp av din epostleverandør sette opp at epost som sendes til denne epostadressen automatisk videresendes til epostadressen i Mottaket.

Jeg får ikke mine innskannede bilag til å komme frem. Hvorfor?

Her er noen punkter som er viktige for oss å vite når vi skal feilsøke og se hvorfor bilag ikke kommer frem:

  • Til hvilket firma sender dere?
  • Bruker dere gamle preregistrering eller nye Mottak?
  • Til hvilken skanningsadresse sender dere?
  • I hvilket format sender dere inn filen?
  • Bruker du Mac eller PC?
  • Har du mottatt kvitteringsID tilbake pr epost?

Om svaret på disse spørsmålene sendes til support@24SevenOffice.com vil vi ha grunnlag for å undersøke saken videre.

Jeg får ingen kvitteringsID på de bilag som jeg sender til Mottak. Hvorfor?

En kvitteringsID sendes tilbake til den epostadressen som bilagene kom fra. Om du sender direkte fra skanneren vil det sendes tilbake til epostadressen som er satt opp på denne. Hvis du setter opp denne epostkontoen i en epostleser vil du kunne motta kvitteringsID’en der.

Hvorfor er det sånn at når jeg skanner inn et bilag og sender det fra skanneren fungerer det ikke, men når jeg sender det fra skanneren til min epostadresse og derfra videre til Mottak fungerer det?

Vi har erfart at noen skannere sender bildene i formater som ikke støttes. Hvis man opplever dette problemet, kan det være verdt å se på om man kan konfigurere skanneren til å sende et annet bildeformat.

Jeg har skannet inn flere bilag samtidig, men hvorfor kommer de inn til Mottak som en gruppe selv om det er flere forskjellige bilag?

Når du har valgt en gruppe sider i Innboks kan du klikke på Splitt. Da vil hele gruppen løses opp og alle sidene legges hver for seg.

Jeg har klart å sende inn bilaget opp ned. Finnes det noen mulighet for å rotere bilaget?

Ja, det er mulig å rotere bilaget. Når du ser på bildevisningen i Mottak finnes det en liten bøyd pil oppe i høyre hjørne, om du klikker på den vil bildet rotere seg 90 grader.

Jeg har flere ulike stempelnummerserier. Hvordan håndterer jeg dette i Mottak?

Under innstillinger i mottaket krysser du av for at du vil aktivere stempelnummerserier. Gå deretter til innstillinger på dashboardet og velg Stempelnummerserier. Velg Ny, og legg til et navn på serien og en nummerserie. Du kan legge inn flere ulike stempelnummerserier. I mottaket finner du nå stempelnummerseriene gjennom å trykke på pilen som er plassert til høyre for stempelnummerfeltet.

Hvordan ser jeg hvilke stempelnummer som er ledige?

Ved å trykke på det gule symbolet med et forstørrelsesglass vil man få opp en liste over hvilke stempelnummer som er ledige. Man kan også trykke på disse tallene for å gå direkte til dette nummeret.

Hva gjør jeg dersom jeg vil legge enda en side til et stempelnummer?

Gå til Mottak og søk opp stempelnummeret ved å angi det i feltet for stempelnummer. Da vil du under Sider se at den har en grønn ramme rundt seg som viser at den er sendt videre fra Mottak. Let gjennom Innboks etter bilaget du ønsker å legge til, og dra dette ned under Sider. Trykk på Klar.

Kan jeg endre på dataene som legges inn i Mottak?

Ja, man kan endre på bilagsinformasjonen frem til bilaget er kontert i Bokføring.

Hvordan fjerner jeg tilknyttede sider fra et stempelnummer?

Gå til det stempelnummeret siden er knyttet til. Alle sidene til dette stempelnummeret vil da listes opp under Sider, og hver av disse sidene vil ha et lite rødt kryss i øvre høyre hjørne. Klikker du på det røde krysset, kobles siden fra stempelnummeret, og legges tilbake i Innboks. Merk at du ikke kan fjerne sider som er sendt videre fra Mottak, selv om man kan se dem i listen. For å gjøre dette må selve bilaget sendes tilbake til Mottak.

Hvorfor finnes det to kommentarfelt, og hva betyr de?

Kommentarfeltet som er plassert under bilagsinformasjon er en kommentar til selve bilaget, mens kommentarfeltet som ligger til venstre for Klar er det som vil vises i loggen når bilaget er sendt videre fra Mottak.

Jeg vil at bilag skal gå ut til godkjenning hos flere personer samtidig, fungerer det?

Det kan du gjøre ved å gå til Godkjenningsliste og klikke på ikonet med to personer og et plusstegn. Da vil det komme opp en mappe der det står Parallell. Marker denne mappen og legg til personer i listen. Disse personene vil nå få bilaget til godkjenning samtidig, og rekkefølgen på når de godkjenner har ingen betydning.

Jeg vil at bilag skal gå ut til godkjenning hos flere personer samtidig, men at bare en av dem skal måtte godkjenne. Fungerer det?

Det kan du gjøre ved å gå til Godkjenningsliste og klikke på ikonet med to personer og et plusstegn. Da vil det komme opp en mappe der det står Parallell. Marker denne mappen og klikk på nytt på ikonet med to personer og et plusstegn. Da vil det komme opp en ny mappe som heter Minst en. Marker denne mappen og legg til personer i listen. Disse personene vil nå få bilaget til godkjenning samtidig, og kun en av dem må godkjenne. Godkjenningen går da etter prinsippet førstemann til mølla.

Min godkjenningsknapp er grå, og jeg kan ikke godkjenne bilaget. Hvorfor?

Sannsynligvis mangler du rettighetene til å godkjenne bilag. Ta kontakt med din administrator, som videre kontakter vår Kundeservice og ber om tilgang til dette.

Finnes det noen mulighet for å styre slik at en godkjenner kun ser sine egne bilag, og ikke samtlige bilag?

Ja, dette er mulig. Ta kontakt med din administrator, som videre kontakter vår Kundeservice og ber om at denne tilgangen fjernes på den eller de aktuelle brukerne.

Jeg har godkjent bilaget, men det havner ikke under spesialmappen Mine bilag?

For at bilaget skal havne i spesialmappene Godkjente bilag, Underkjente bilag eller Mine bilag må bilaget være kontert og forhåndsbokført av den første godkjenneren. Deretter havner den i spesialmappen hos neste godkjenner på listen.

Kan jeg endre på et bilag som har havnet i spesialmappen Godkjente bilag?

Det er ikke mulig å endre på denne da den allerede er godkjent og klar for å bokføres. Om du likevel vil ha mulighet til å endre, kan du legge på deg selv som siste godkjenner.

Hvordan reversere bilag og bunter?

I vårt hjelpesenter så står det en forklaring på hvordan man kan endre på/reversere bilag: Søk bilag. For informasjon om hvordan man reverserer hele bunter, se punktet om buntrapporten her: Rapporter.

Hvilken mva-periode tilhører et bilag?

Det er alltid bilagsdatoen som skal styre perioden. Buntdatoen eller perioden på bilaget har ikke noe å si for hvilken mva-periode et bilag tilhører. I bilagsregistrereren er det mulig å overstyre perioden til et bilag, men dette anbefaler vi likevel aldri å gjøre, fordi det skaper feil i saldobalanser mellom perioder og feil i mvaoppgjøret mot hovedbok mellom termin/perioder.