Kundehåndtering og salgsverktøy

Hva er forskjellen mellom privatkunde, kunde og kontakt?

En kunde er definert som et firma, og denne kunden har et kundenummer i CRM. En kontakt kan være en kontaktperson som er tilknyttet en kunde, eller det kan være en enkeltstående kontaktperson som man har lagt inn i CRM. En privatkunde er en kontaktperson som har kundenummer, for å kunne fakturere en kontaktperson så må denne ha et kundenummer i CRM.

Hvordan oppretter jeg ny kontakt?

En ny kontakt som skal være knyttet mot en kunde, opprettes ved å søke opp kunden for så å gå til Kontakter i menyen nede på siden. Der finner du en knapp som heter «Opprett ny kontakt koblet til dette firma». En ny kontakt som ikke skal kobles mot en kunde, legger du til ved å klikke på «Ny kontakt» øverst til venstre i kundeoppfølgingen, fyll ut informasjonen du har behov for og Lagre.

Hvordan kobler jeg en eksisterende kontakt mot et firma?

En eksisterende kontakt som kobles mot en kunde, gjøres ved å søke opp kunden for så å gå til Kontakter i menyen nede på siden. Der finner du en knapp som heter «Koble eksisterende kontakt til dette firma», og søk der opp kontakten du ønsker å legge til.

Hva er forskjellen mellom en ansatt og en kontakt? Kan jeg se forskjellen mellom disse i kundeoppfølgingen?

Alle ansatte finner du under Administrasjon – Ansatte. For alle ansatte som har tilgang til 24SevenOffice, så blir de automatisk lagt til der, og skal ikke legges til der manuelt i tillegg (for da blir alle ansatte liggende dobbelt opp, og muligens med noe informasjon på den ene av de og noe på den andre). Når du søker opp kontaktpersoner i kundeoppfølgingen, så kan du se at kontaktpersoner har et ikon med en mann med blå jakke, mens ansatte vises som en mann med rød jakke.

Hvordan sletter jeg en kunde?

Det kan du gjøre ved å søke opp kunden i kundeoppfølgingen, og deretter huke av i ruten til høyre for kundenavnet i menyen til venstre, og deretter klikke på Slett-knappen øverst på siden.

Kan jeg gjenopprette kunder som er slettet?

Ja, gå inn på Administrasjon – Innstillinger. Velg her CRM – Gjenopprett kunder. I dette skjermbildet huker du av den/de kundene du ønsker gjenopprettet og trykker på knappen Gjenopprett kunder.

Hvordan legger jeg inn leverandører i 24SevenOffice?

Leverandører legges inn på samme måte og samme sted som kunder. Når du har lagret kunden, gå til Innstillinger-fanen, og huk av i ruten for «Vis som leverandør» under Leverandørinnstillingene.

Når jeg prøver å gå inn under CRM - Kundeoppfølging, får jeg bare opp at siden ikke kan vises. Hva gjør jeg?

Dette skyldes at innstillingen Kompatibilitetsvisning ikke er aktivert i Internet Explorer og kan enkelt løses på følgende måte: Trykk ALT og E samtidig på tastaturet for å åpne Verktøy-menyen i Internet Explorer. Gå deretter til Innstillinger for Kompatibilitetsvisning. Legg til «24sevenoffice.com» uten «» og uten www. i listen over nettsteder som er lagt til i Komp.visning.

Når dette er gjort er det også fint om du kan dobbeltsjekke øvrige innstillinger ved å åpne følgende program og kjøre det. https://app.24sevenoffice.com/download/24so-iefix.exe Klikk «Fix» dersom denne knappen kommer opp. Hvis ikke, er det bare å velge Close igjen. Når dette er gjort kan du restarte Internet Explorer og deretter logge deg inn på nytt. CRM skal da fungere som vanlig igjen.

Hvordan får jeg en rask oversikt over fakturaer med varelinjer solgt til mine kunder?

Søk opp kunden i CRM, høyreklikk på kundekortet og velg Rapporter – Fakturarapport.

Hva bør jeg tenke på når jeg skal begynne å bruke kundeoppfølging?

Før du kommer i gang, så vil vi anbefale at du importerer dine kunder og kontakter. Tenk gjennom hva du skal importere, og hva du skal bruke kunderegisteret til. Dersom du har behov for å kategorisere dine kunder for å for eksempel kunne sende ut kampanjer til visse kundegrupper, husk å legge til kategorier i importfila, så du slipper å gjøre den manuelle jobben med å legge til kategorier i ettertid. Det er bedre å bruke litt ekstra tid i forbindelse med en import, enn å gjøre mye manuell jobb senere.

Dersom jeg ikke bruker alle fanene i kundeoppfølging, kan jeg fjerne eller endre rekkefølge på fanene?

Ja, til begge deler. Søk opp degselv i CRM, gå til fanen rettigheter. Her kan du se en oversikt over dine rettigheter i 24SevenOffice, og klikke deg inn på modulerog videre på faner for så å ta bort avhukingen på faner som du ikke ønsker tilgang til. Høyreklikk et sted på siden over rettigheter/moduler, og du vil få valget å velge rekkefølge på undermeny. Her kan du velge å endre rekkefølge på hovedmodulene ved bruk av drag and drop og lagre. Klikk deg videre inn på rettighetene ved å for eksempel gå til CRM – Kundeoppfølging – Bedrift, høyreklikk på Bedrift og velg å endre rekkefølge på meny der for å endre på rekkefølgen på fanene når man søker opp en bedrift.

Hvorfor får jeg bare opp CRM-Lite selv om jeg bruker Internet Explorer?

Du må skru på Kompatibilitetsmodus og legge til området 24SevenOffice.com under Verktøy, Innstillinger, Kompatibilitetsmodus. Se informasjon om hvordan du setter på kompatibilitetsmodus her.

Jeg ser at det finnes et telefon-ikon i CRM ved telefonnummer-feltene. Kan man ringe direkte fra kundekortet?

Ja det kan du fint gjøre dersom du har integrert løsning for det. Gjerne se mer informasjon om hvordan det fungerer her.

Hvordan kan jeg legge inn nye kunder eller kontakter på enklest mulig måte?

Dersom du skal legge inn mange kunder samtidig, anbefaler vi at du gjør dette ved å importere kundene fra en csv-fil. Se mer om hvordan dette gjøres her. Dersom du skal legge inn enkeltkunder, så er enkleste måte å søke opp kunden i BizDex, og dermed legge inn all kundedata som ligger i det registeret; navn på kunden, organisasjonsnummer, adresse, telefonnummer, kontaktpersoner, og så videre. Da slipper du å punche manuelt og risikere å få inn feil informasjon.

Kan man sende mail fra et kundekort i CRM?

Ja, dette kan man gjøre enten ved å klikke på pilen til høyre for epost-feltet i CRM og opprette mail derfra, eller ved å høyreklikke på kontakten eller kunden som ligger nederst.

Kan man sende sms fra 24SevenOffice?

Ja, det kan du gjøre ved å søke opp en kunde eller kontakt i CRM og klikke på pilen til høyre for mobil-feltet og velge å sende sms, eller ved å høyreklikke på kontakten eller kunden som ligger nederst.

Hvordan får jeg registrert en bedrift som en leverandør i CRM?

Søk opp kunden i kundeoppfølgingen, og deretter gå til fanen Innstillinger. Under leverandørinnstillinger der kan du huke av for “Vis som leverandør”.

Hva er forskjellen mellom leads og kunder?

Et lead er definert som en mulig kunde. Du kan legge inn leads i leadoppfølgingen enten ved å legge inn manuelt, via søk i BizDex, eller ved å importere inn mange leads samtidig. Selgere jobber ofte med leads, og man kan for eksempel legge inn disse i ringelister og videre gjøre de om til kunder etter hvert som de blir kunder.

Hvilke muligheter har jeg i kundeoppfølgingen? Hvilken type informasjon kan jeg se fra CRM om en kunde?

I tillegg til vanlig kundeinformasjon som bedriftsnavn, organisasjonsnummer, telefonnummer, adresse, kontaker, og lignende, så trekkes det inn info fra andre deler av systemet. Man får opp en oversikt over ordre og fakturaer, mailer som er knyttet opp mot kunden, prosjekter som kunden er deltaker i, og så videre. Mye av dette kan også gjøres fra kundekortet. Man trenger ikke å gå til fakturamodulen for å opprette en faktura, det kan gjøres direkte fra kundekortet. Idet man oppretter en ny kunde, så kan man samtidig opprette en salgsmulighet eller en ny ordre, eller man kan gå tilbake til kunden senere og gjøre det. Det finnes også et eget filområde tilknyttet hvert kundekort, og man kan sette opp standard innstillinger for en kunde, som for eksempel at det skal sendes elektronisk faktura til denne kunden, og da slipper man å huske på det idet man skal opprette faktura til kunden.

Jeg er administrator, og ønsker ikke at alle mine ansatte skal se epost-fanen på alle kundekort. Er det mulig å begrense?

Det er fullt mulig. Det finnes en Sperr tilgang-knapp på epost-fanen i kundeoppfølgingen som gjør at man sperrer tilgang til alle ansatte å se mailer som ligger her utenom administrator. Kun administrator kan sperre, eller eventuelt åpne tilgangen igjen.

Hvordan fjerne tilgang jeg ikke har bruk for? Og hvordan endre rekkefølge på faner og moduler?

Søk opp deg selv i klassisk CRM og gå til fanen rettigheter. Der ser du en oversikt over dine egne rettigheter, og kan trykke på plussene på venstresiden for å utvide og se hvilke undermoduler du har tilgang til. Ta bort avhukingen for tilganger/faner som du ikke ønsker å se på din bruker.

For å endre rekkefølge på hovedmoduler, kan du gjøre det ved å høyreklikke på teksten «Moduler» som står like over alle modulene, og velg rekkefølge på undermeny. Der kan du klikke og dra de ulike modulene opp- eller nedover, og husk å lagre.

For å endre rekkefølgen på faner i for eksempel CRM, gå videre inn på kundeoppfølging og høyreklikk på Bedrift, og velg rekkefølge på undermeny. Der kan du også klikke og dra de ulike undermodulene/fanene opp- eller nedover, og lagre. Gjør eventuelt det samme med kontakter, og andre steder i systemet som du har behov for det.

Hvordan henter jeg opp en liste over kunder og leverandører som jeg står som eier for?

For å søke opp kundene som du står som eier for, klikk på Flere søkevalg nederst til venstre i kundeoppfølgingen, velg Bedrifter og velg deretter deg selv som Eier og klikk på søk. Da får du opp alle dine kunder i oversikten over bedrifter på venstresiden. Dersom du ønsker å ta ut en rapport på alle dine kunder, så kan du gjøre dette ved bruk av rapportgeneratoren.

Jeg ønsker å legge til flere felter i CRM. Hvordan gjør jeg det?

Dersom du savner en del felter i din CRM, som du føler at du har behov for å ha med i ditt firma, så kan du kontakte vår konsulentavdeling på konsulent@24SevenOffice.com.  De kan i samarbeid med deg utarbeide egendefinerte faner i din CRM med de feltene du har behov for å ta med, og med mulighet for å ta ut rapporter på disse.

Hvordan legger jeg til/endrer jeg bransje?

Dette gjør du fra Administrasjon – Innstillinger – CRM – Bransjer.

Hvordan legger jeg til/endrer jeg kategori?

Dette gjør du fra Administrasjon – Innstillinger – CRM – Kategorier.

Hvordan styrer man en salgsprosess i 24SO?

Dette gjør man ved bruk av salgsmuligheter. I salgsmulighetene legger man inn informasjon om hva som skjer i forbindelse med et salg, som for eksempel hvilken kunde salgsmuligheten tilhører, hvem som er eier for den, forventet salgsbeløp, steg i salgsprosessen, og så videre. I tillegg til dette, så kan man knytte opp oppgaver og avtaler mot salgsmuligheten, i tillegg til notater, og man kan se en oversikt over historikk som har skjedd i forbindelse med en salgsmulighet.

Hva er grunnlaget for salgsrapportene?

Salgsmulighetene er grunnlaget for salgsrapportene, så det er viktig å holde salgsmulighetene oppdatert med riktig informasjon for at rapportene skal vise riktige tall.

Hvordan legge til selgere i grupper til rapporten Grafisk og tabelloversikt over salgsaktiviteter?

Gå inn på rapporten og til feltet Velg selger(e).

Klikk på Velg.

Huk av for de(n) gruppen(e) du ønsker å ha med i rapporten.

Velg Grupper på X aksen. Hvordan legge til selgere i grupper til rapporten Grafisk og tabelloversikt over salgsaktiviteter? Gå inn på rapporten og til feltet Velg selger(e). Klikk på Velg. Huk av for de(n) gruppen(e) du ønsker å ha med i rapporten. Velg Grupper på X aksen.