Ordre, faktura og purring

Hvordan koble faktura og kreditnota med ulik valuta?


Gå til CRM og søk opp kunden. Gå videre til fanen Reskontro i toppen av kundekortet og velg Åpne poster. Huk i avhukningsboksen til høyre for aktuell faktura og kreditnota du ønsker å koble sammen. Klikk videre på knappen Koble nede i høyre hjørne for å koble postene sammen. Når dette er gjort vil det fremkomme en dialogboks på skjermen hvor du må huke av for Ignorer valuta og videre klikke på knappen Lag kobling.

Se her for mer informasjon: Kundereskontro.

Hvordan legge til logo på faktura?


Les om fakturadesign her.

Hvordan sende ut rentenota?

For å kunne generere og sende ut en rentenota må du først gjøre noen innstillinger via modulen Administrasjon – Innstillinger – Økonomi – Ordre/faktura og Purring. Legg her inn rentenota rente i % og nedre grense i kr for når det skal regnes renter.

Når man kobler en innbetaling mot en utgående faktura vil systemet automatisk sjekke om innbetalingen er etter eller innenfor forfallsdato. Dersom innbetalingen registreres etter forfallsdato vil det bli regnet renter på aktuell faktura. For å generere rentenotaen for utsendelse går man til purremodulen og statusen Rentenota. Huk av til høyre for ønsket rentenota og klikk deretter på knappen Endre status nede i venstre hjørne på siden. Når dette er gjort vil du finne igjen den genererte Rentenotaen under modulen Økonomi – Ordre/faktura – Ordrestaus og statusen Purring. Marker de rentenotaene du ønsker å sende ut, høyreklikk og endre status til fakturer for å sende de ut.

Se her for mer informasjon: Purring.

Er det mulig å endre innhold i e-posten som sendes ut når man velger å sende ordre/faktura som pdf i e-post?

Ja, dette er mulig. Opprett ønsket innhold via modulen Filer og Dokumentmaler. Gå så til modulen Administrasjon – Innstillinger – Økonomi – Ordre/faktura og Fakturainnstillinger for å knytte ønsket innhold til innstillingene for utsendelse av pdf. Under punktet E-post med PDF-vedlegg klikker du på knappen Velg til høyre for punktet Mal for e-post innhold. Velg så malen du opprettet under modulen Filer og Dokumentmaler i dialogboksen som fremkommer. Nå vil valgt mal være standard innholdet i e-posten som sendes ut med ordre/faktura som Pdf.

Hvordan fakturere i annen valuta?

Først må man registrere ønsket valuta via modulen Regnskap, og deretter gå til Innstillinger – Valuta. I dette bildet velger man ønsket valuta i nedtrekksmenyen, legger inn beskrivelse og sats. Manuell oppdatering av kurs vil kun påvirke ordre/faktura som opprettes etter endringen. Søk opp aktuell kunde under CRM og Kundeoppfølging, gå til fanen Innstillinger i toppen av kundekortet og sett ønsket valuta i i feltet for valuta.

Se her for mer informasjon: Valuta.

Fakturautskriften kommer ikke ut?


Dette kan være pga at sikkerhetsinnstillingene i Internet Explorer ikke er korrekt. Det er viktig at alle Active-x kontroller er aktivert, samt at pop-up blocker er deaktivert.

Se her for mer informasjon: Internet Explorer innstillinger.

Jeg skriver ut faktura med utskriftsobjektet, men jeg får linjetekst i topp og bunn som jeg ikke vil ha med. Hvordan kan jeg fjerne denne?

Dette er en innstilling i din Internet Explorer. Gå til tannhjulet i Internet Explorer, gå til skriv ut – utskriftsformat og sett de tre punktene for topp og bunntekst til tom.

Jeg får feilmelding når jeg skal sende ordre på e-post. Hvorfor?


Dersom distribusjon feiler vil fakturaen ligge under «Feilet» i distribusjonsmodul. For å finne årsak til feil på ett eller flere distribusjonsalternativer kan man markere fakturaen og trykke på «logg» på menylinjen ovenfor. Mer info om distribusjon her.

Hvorfor vises ikke symbolet av en pengesekk til høyre for fakturaen under Søk/ordre faktura når fakturaen er betalt?


Sjekk at innbetalingen er koblet mot utgående faktura på reskontroen for aktuell kunde. Dersom postene ikke er koblet må du huke av til høyre for hver enkelt post og videre klikke Koble nede i høyre hjørne på siden. Det vil så fremkomme en dialogboks på skjermen som viser hvilke poster du holder på å koble hvor du igjen må klikke Lag Kobling. Når dette er gjort vil postene lukkes og legge seg under Lukkede poster og det vil fremkomme et symbol av en pengesekk til høyre for postene under Søk Ordre/faktura.

Hvordan sende ut faktura uten moms, eller med 14% moms?


Alternativ 1 AVGIFTSFRI OMSETNING – MVA = 0

Sende ut faktura uten MVA – Hvis det er avgiftsfri omsetning

  • Opprett salgskonto (konto 3000-3999) og legg MVA-Kode 8 mot kontoen (Avgiftsfritt salg)
  • Opprett produkt og styr produktet mot denne kontoen på «typegrupper»
  • Husk at hvis man velger å styre selve produktet mot en salgskonto, vil det overstyre salgskontoen som ligger på kategorien.
  • Opprett ordre
  • MVA legges da ikke på siden salgskontoen produktet er styrt mot sier ingen MVA

Sende ut faktura uten MVA – Hvis det er snakk om omsetning utenfor avgiftsområdet (Utenfor avgiftsområdet; kurs, undervisningstjenester mv)

  • Opprett salgskonto (konto 3000-3999) og legg MVA-Kode 9 mot kontoen (Avgiftsfritt salg – utenfor avgifts området)
  • Opprett produkt og styr produktet mot denne kontoen på «typegrupper»
  • Husk at hvis man velger å styre selve produktet mot en salgskonto, vil det overstyre salgskontoen som ligger på kategorien.
  • Opprett ordre
  • MVA legges da ikke på siden salgskontoen produktet er styrt mot sier ingen MVA

Alternativ 2 AVGIFTSFRI OMSETNING – MVA = 0

  • Umiddelbart når man kommer inn i ordrebildet går man på fane nest ytterst oppe til høyre
  • Velg Type salg: Avgiftsfritt salg

NB! Man får ikke styrt denne inntekten mot en selvvalgt konto når man velger denne type salg fra ordrebildet

  • Legg til produktene på ordren
  • Det legges ikke på MVA siden man har valgt avgiftsfri omsetning

Men man får ikke styrt denne inntekten mot en selvvalgt konto når man velger denne type salg fra ordrebildet

Sende ut faktura med 14% MVA

  • Opprett salgskonto på (Økonomi-regnskap-kontoer). MVA kode må være 5 Utg avg middel sats
  • Opprett produkt som styres mot den salgskontoen du opprettet
  • Opprett ordre med dette produktet
  • Det legges på 14% MVA siden produktet er styrt mot salgskonto med 14% MVA

Hvordan føre betaling/inng.kreditnota og koble mot faktura i reskontroen?

Inngående kreditnota føres ved å legge kreditoren i debetfeltet og den vanlige kostnadskontoen i kreditfeltet. På denne måten får man frem at leverandøren skylder oss kreditnotabeløpet, og vi får en kostnadsreduksjon i resultatregnskapet. I selve bokføringsbildet kan man velge å ta «pil ned» i beløp feltet. Da kommer men inn i reskontroen til kreditoren man har lagt inn. Bruk piltasten og marker med «Enter» når du har funnet de(n) posten(e) du vil koble mot. Avslutt med «End» på tastaturet. Da kommer beløpene du har valgt opp i beløpfeltet, og postene vil bli koblet.

Får ikke laget faktura uten mva?

Husk at produktet må styres mot salgskonto uten MVA (MVA-kode 8 eller 9), eller du må velge Type salg: avgiftsfritt salg før du velger produkter i ordrebildet.

Hvordan fakturere 100% mva?


Ved utfakturering av kun MVA (Innførselsmoms etc) bør følgende gjøres:

Opprett følgende produkter:

  • Grunnlag MVA Pliktig (Denne styres mot avgiftspliktig salgskonto)
  • Grunnlag MVA Fritt (Denne styres mot avgiftsfri salgskonto)

Hvis momsbeløpet som skal utfaktureres f.eks er på 25 000, registreres følgende i ordren:

  • Grunnlag MVA Pliktig, kr 100 000
  • Grunnlag MVA Fritt, kr 100 000 (Dette registreres med minustegn)

Rest på ordren blir da kr 25 000 som er MVA-kroner.

Kan jeg sende ut fakturaer ved hjelp av elektronisk faktura?

Ja, det kan du fint gjøre. Og du kan begynne å bruke tjenesten umiddelbart også.

Hvordan kommer jeg i gang med å bruke elektronisk faktura?

For å kunne starte med distribusjonssenteret må tjenesten aktiveres i ny fakturamodul – Innstillinger – Distribusjon. Der vil det også være informasjon vedrørende hvilke tjenester som tilbys innenfor distribusjon og priser for tjenesten. Aktivering av tjenesten gjøres ved å endre fra manuell til automatisk av 24SevenOffice. Når tjenesten aktiveres, blir det satt slik at alle distribusjonsmetoder skjer automatisk via distribusjonssenteret, men dette kan endres på etter at tjenesten er aktivert. Mer om dette under Innstillinger for Distribusjonssenter.

Hvordan fungerer elektronisk fakturautsendelse i praksis?

Du oppretter fakturaen på samme måte som en hvilken som helst annen faktura i 24SevenOffice, og noe mer enn dette må du ikke gjøre. Bare se til at du setter opp riktig distribusjonsmetode, og eventuelt sett opp hvilke kunder du vil sende ut elektronisk faktura til og ikke, dersom du ikke skal bruke samme distribusjonsmetode til alle kundene.

Er det mulig å sende elektronisk faktura med vedlegg?

Dessverre er det ikke mulig foreløpig. Dette er under utvikling og vil bli mulig.

Hvilke innstillinger må jeg gjøre før jeg kan begynne å opprette ordre og fakturere?

Husk å sette opp din egen firmainfo som vil komme med på utgående fakturaer under Innstillinger i venstremenyen inne i fakturamodulen.  Der legger du til firmainformasjon  og ordreinnstillinger. Sett også opp produkter på forhånd med kontoene de skal gå mot i regnskapet, og har du mange produkter, så kan de importeres via vår importmodul.

Hvordan fungerer restordre?

Restordre kan kun brukes dersom du bruker varelager på produkter. Dersom du oppretter en ordre på en vare, og du bestiller flere av en vare enn hva som finnes på lageret, så kan det opprettes en restordre på produktene som ikke finnes på lager. Når disse produktene kommer inn på lager, så kan du fakturere resterende produkter.

Når havner en faktura i purrelisten?

Når en faktura overskrider forfallsdatoen, så havner den i purrelisten. Dersom du setter opp postdager så spiller det inn, for hvis du tar forfallsdato + postdager, og datoen er mindre enn dagens dato, så får du lov til å overføre.

Hvorfor får jeg ikke flyttet en purring videre fra en fane til neste i purremodulen?

Da har nok ikke purringen ligget lenge nok i statusen den ligger i, i forhold til hva som er satt opp på antall postdager og listedager. Du må vente til det har gått antall postdager + listedager før du kan overføre purringen til neste status.

Hvordan setter jeg opp hva som skal sendes som rentenota?

Innstillingene for rentenota settes opp under Administrasjon – Innstillinger – Økonomi – Ordre/faktura – Purring. Mer informasjon om rentenota finner du i hjelpesenteret her.

Hvordan sender jeg ut rentenota?

I rentenota-fanen ligger rentenotaer som påløpes fortløpende ettersom kunder ikke betaler til forfall. For å sende ut disse, kan du huke av i ruten helt til høyre i bildet, og deretter klikke på Endre status helt i bunn av siden. Da forsvinner rentenotaen fra purremodulen, og dukker opp i ordrelisten med purrestatus Purring. Husk å endre status til fakturer før du sender ut rentenotaen. Da vil det stå Rentenota på fakturaen, så mottaker ser at det ikke er en ordinær faktura.

Er det mulig å fakturere i 24SevenOffice, men outsource selve purringen og inkassobehandlingen?

Ja, det er fullt mulig. Dersom du ønsker å slippe å håndtere purringer, eller eventuelt ønsker å sende ut purring selv men vil overlate inkassobehandlingen til andre, så finnes det en integrasjon mot Intrum Justitia som kan ta over de bitene du selv ønsker å slippe å håndtere. Se mer informasjon om Intrum Justitia her.

Jeg bruker SVEA Finans eksporten (eller en annen factoring-eksport) og ingen fakturaer blir eksportert for perioden jeg velger. Hvorfor kommer de ikke med?

Se informasjon om oppsett av factoring for å få eksportert fakturaer her: Factoring innstillinger.