24SevenOffice Mobil

24SevenOffice Mobil er laget for å gi brukerne et innhold og funksjonalitet som er tilpasset mobile enheter som smarttelefoner og nettbrett. Løsningen gjør det mulig for brukerne å gi input som f.eks timer, ordrer, prosjekter, utlegg, osv til 24SevenOffice fra mobile enheter. Løsningen gir også muligheten til å hente ut informasjon og rapporter om utviklingen i din bedrift på mobile enheter. BMU Development leverer responsive applikasjoner og websider og er ansvarlig for vedlikehold og teknisk support av løsningen som er basert på 24SevenOffice API.

Dette er en oppstartguide for hvordan du raskt kommer i gang med applikasjonen.

Ta kontakt med din 24SevenOffice selger eller ring 215 48 100 – Salg eller ta kontakt på salg@24SevenOffice.com

  1. Registrer en aktiv 24SevenOffice community konto.
  2. Dere vil få sendt informasjon om hvordan komme i gang så raskt deres konto har blitt opprettet.

 

 

 Tilgang på applikasjon

Du laster ned applikasjonen ved å søke på «24SevenOffice» på enten Apple Store eller Google Play. Husk å tillate at applikasjon får tilgang til data-trafikk og evt. andre ønskede tjenester.
Linker:

https://itunes.apple.com/no/app/24sevenoffice/id998420934?l=nb&mt=8

https://play.google.com/store/apps/details?id=x24SevenOffice.x24SevenOffice

 

 

Oppstart

Det er anbefalt å legge til 24sevenoffice.mobi som en snarvei f.eks på din «hjem-skjerm». Dette gjør at applikasjonen kun er et tastetrykk unna til enhver tid. Dette er vist i 4 enkle steg under:

Skjermbilde2

 

Time/Kostand registrering

Når man logger seg på applikasjonen og velger «Time/Kostnad registrering» får man oversikt over aktive prosjekter med forskjellig utgangspunkt.

 

Siste: Prosjekter du har ført tid på de siste 30dager.
Mine prosjekter: Alle prosjekt du har opprettet eller står som deltager på.
Åpne prosjekter: Alle klientens åpne prosjekter (ikke rettighets-styrt).

Skjermbilde3

 

Når man trykker på et av prosjektene kommer det opp følgende valg:

 

Timeregistrering: Manuell registrering av tid brukt på aktuell oppgave eller arbeidstype (NB. Disse kan brukes til internt tid, eller faktureres mot kunde på prosjektet).

Kostnadsregistrering:: Viderefakturerbare kostnader som prosjektleder senere kan fakturere sluttkunde.

Logg: Oversikt over timer/kostander ført på dette prosjektet.

Stoppeklokke: Funksjon for å enkelt registrere tid med stoppeklokke på valgt prosjekt.

 

Timeregistrering

Etter å ha valgt timeregistrering får man opp følgende felt:

 

Arbeidstype: Denne vises som standard den arbeidstypen som prosjektleder har satt opp for prosjektet. Her kan du klikke på feltet å velge blant de forskjellige arbeidstypene som ligger i din klient (f.eks Konsulent, Rådgivning, Administrasjon mm.).
Dato: Datoen du ønsker å registrere tiden på.
Start: Klokkeslettet du startet jobben.
Slutt: Klokkeslettet du avsluttet jobben.
Varighet: Total lengde på utført tid.
Fakturerbare: Andel fakturerbare timer.
Slider: Her kan du dra&slippe start og slutt tidspunkt. Den første rundingen er start-tidspunkt den siste rundingen er avslutnings-tidspunkt.
Kommenter: Her kan du legge beskrivelse til din registrering.
Lagre: Lagrer din registrering direkte inn på ditt prosjekt.
Nullstill: Resetter feltene til utgangspunkt.

Skjermbilde4

Tips:

  • Du kan trykke direkte på Start eller Slutt for å velge i en liste blant konkrete klokkeslett.
  • Hvis arbeidstypen du har valgt er fakturerbar vil du også få opp valget «Fakturerbare» under «Varighet». Dette påvirker hvor stor del av tiden du har jobbet som skal belastes kunden.
  • Din «Kommentar» kan bli med på fakturagrunnlag om ønskelig ved senere fakturering.

  

Kostnadsregistrering

Etter å ha valgt kostandsregistrering får man opp følgende felt:

Produkt: Her velger man hvilket produkt du ønsker å registrer mot prosjektet.
Antall: Antall
Pris: Prisen inn for valgte vare.
Utpris: Prisen ut til kunde for valgte vare.
Beskrivelse: Beskrivelse av varen.
Lagre: Lagrer din registrering direkte inn på ditt prosjekt.
Nullstill: Nullstiller skjema

Skjermbilde5

 

Når man klikker på feltet Product kommer et nytt bilde opp hvor man kan velge å søke i alle produkter eller velge en konkret kategori. Hvis man velger en kategori kommer produktene under denne kategorien opp automatisk. Alle produktene administreres fra 24SevenOffice og under Økonomi – Produkter – Produkhåndtering.

 

Logg

Etter å ha valgt prosjekt fra hovedsiden kan du klikke på knappen «Logg» i bunn av  siden. Denne viser historikk på tidligere registrerte timer knyttet mot dette prosjektet. Timene kan være registrert enten i applikasjonen eller i 24SevenOffice.

Skjermbilde6

 

Prosjektstyring

I denne modulen får man en oversikt over hvilke oppgaver som er delegert til deg, på samme måte som «arbeidsliste» i 24SevenOffice prosjektmodul.

Her kan man finne sine oppgaver sortert på prosjekt og sluttdato. Hvit dato betyr at oppgaven ikke har forfalt enda, gul dato betyr at oppgaven forfaller i dag og rød dato er allerede forfalt.

Følgende funksjoner er mulig å utføre via mobil:

  • Endre navn på oppgaven
  • Endre status på oppgaven
  • Justere start og slutt dato
  • Legge til beskrivelse

Dette samt en funksjon for å raskt kunne registrere timer på denne konkrete oppgaven.

Skjermbilde7

 

Rapporter

Rapportene er delt inn i tre seksjoner:

  • Timer
  • Faktura
  • Regnskap

 

Timer gir deg en oversikt over dine egne registrerte timer, basert på uke eller måned. Visningen kan fremstå både som tall eller grafisk. Du kan hele tiden navigere frem/tilbake en uke eller måned.

Skjermbilde8

Faktura rapportene gir deg oversikt over følgende:

  • Trend over time – Fakturert over tid.
  • Topp 10 fakturerte kunder
  • Topp 10 fakturerte prosjekter
  • Topp 10 fakturert produkter
  • Topp 10 fakturerte avdelinger

Alle disse baseres på datoen du setter i først visningen. Visningen fremstår som data eller grafisk.

Skjermbilde9

 

Skjermbilde10

Regnskaps rapportene inneholder følgende:

  • Resultat i år (EBIT)
  • Resultat i fjor (EBIT)
  • Trend – siste 12 mnd

Skjermbilde12

 

Ordre

I ordremodulen kan man legge inn ordre i systemet, samt se/endre eksisterende ordre.

Som standard vises ordrestatus «bekreftet» når man går inn på ordremodulen, dette kan endres til de andre statusene ved å klikke på valget på toppen.

Du kan søke på kundenavn, status eller beløp på toppen av siden.

Ved å klikke på ”Ny” på menylinjen i bunn starter man registrering av ny ordre. Ved å klikke på ”Kunde” feltet gjør man søk opp mot CRM. Hvis kunden ikke ligger inne kan du registrere ved å trykke på (+) oppe i høyre hjørnet.

Skjermbilde12

 

Mottak

Ny – Lager en ny samling med kvitteringer

Trykk på samlingen for å legge til/se kvitteringer.

Hold nede på samlingen for å få ytterligere funksjoner.

  • Send til mottak: Leverer dine kvitteringer i denne samlingen til mottaket i 24SevenOffice. Genererer en førsteside med detaljer du har registrert på samlingen og per kvittering.
  • Husk å registrere ditt bankkontonummer for å få oppgjør til riktig konto. Dette gjøres under «Profil» menyvalget i bunn av skjermen.

Skjermbilde13

 

CRM

CRM modulen gir deg tilgang til å opprette nye bedrifter og søke opp eksisterende. Søket går på navn, kundenr. og kallenavn.

Når du finner rett bedrift er det 4forskjellige sider i tillegg til hovedsiden:

  • Adresser (Post, besøk, levering og fakturaadresse).
  • Epost og Telefon.
  • Kontakter.
  • Notat.

Skjermbilde14