Lowell purretjeneste

For kunder som har avtale om Lowell purretjeneste.

24SevenOffice har en tett integrasjon mellom økonomisystemet og Lowell som
gjør at nye saker og oppdateringer på eksisterende saker overføres daglig.

Det tilbys 4 forskjellige løsninger:

1. Lowell sender ut en vennlig påminnelse i form av et inkassovarsel 14
dager etter fakturaens forfall, og saken går videre til inkasso dersom kundene
ikke betaler.

purring1

I 24SevenOffice vil du da ha fanene Liste og Til overføring i purremodulen.

 

2. Kunden sender ut inkassovarsel selv 14 dager etter fakturaens forfall, og
overfører saken videre til Lowell.

I 24SevenOffice vil du da ha fanene Liste, Inkassovarsel og Til overføring i
purremodulen.

purring2

3. Kunden sender ut betalingspåminnelse ved fakturaens forfall, og deretter sender
Lowell ut inkassovarsel og tar sakene til inkasso (lik punkt 1 etter at
betalingspåminnelsen sendes ut).

purring3

I 24SevenOffice vil du ved dette alternativet ha fanene Liste, Purring 1 og Til
overføring i purremodulen.

Forfallsdato
14 dager 14 dager
Betalingspåminnelse Inkassovarsel IJ Inkasso IJ
Fakturadato
Forfallsdato
14 dager 14 dager
Inkassovarsel IJ Inkasso IJ
Fakturadato
Forfallsdato
14 dager 14 dager
Inkassovarsel Inkasso IJ
Fakturadato

 

4. Kunden sender inkassovarsel uten purregebyr ved fakturaens forfall, deretter
sender Lowell ut inkasso til kunden.

purring4

I 24SevenOffice vil du ved dette alternativet ha fanene Liste, Inkassovarsel og Til
overføring i purremodulen.

For å kunne opprette nye saker til Lowell må purringsmodulen benyttes på
normal måte hvor saker oversendes Lowell først 14 dager etter fakturaens
forfall.

 

Overføringen til Intrum Justitia
Saker overføres til Lowell ved å overføre dem til statusen «Til overføring». Du
krysser da av de fakturaene du ønsker å overføre og velger «Endre status» nederst på
siden. Hver dag kl 18:00 vil hver enkel sak bli automatisk overført. Før sakene er
overført så vil de være hvite i Til overføring-fanen, mens når de har blitt grå så er de
overført. Alle saker som overføres får en purringsreferanse i reskontro slik at det er mulig
å se hvilke saker som er overført, og hvilke saksreferanse de er overført til.
Det som menes med purringsreferanse er at alle reskontrolinjer som kobles til en faktura
med en purringsreferanse (den samme referansen som er i purringsmodulen) vil få
denne referansen når dem er overført til Intrum Justitia som en oppdatering på den
oversendte saken. Når reskontrolinjer (bortsett fra faktura) har en purringsreferanse
betyr det at dem er overført til Lowell og koblet til den fakturaen med den
samme purringsreferansen. Hvis du i etterkant ser at en innbetaling har fått en
purringsreferanse og er koblet med en sak den ikke skulle vært koblet mot, må Fair Pay
systemet benyttes for å korrigere dette.

Håndtering av innbetalinger
Innbetalinger som bokføres og kobles mot en purringssak i ettertid vil også bli
automatisk overført til Lowell kl 19:00. For å få en sak ut av verden kan enten
webgrensesnittet ”Fair Pay Web” til Intrum Justitia benyttes, eller bokføres med en
innbetaling/kreditnota. Denne føringen må da kobles opp mot den aktuelle saken det
gjelder.
Dere benytter dere av den samme innbetalingstjenesten dere har gjort hittil, enten det er
manuelle registreringer, OCR Giro eller eGIRO Innbetaling. Den eneste forskjellen mellom
før og nå er at innbetalinger som kobles mot en oversendt sak til Lowell vil få
påført en purringsreferanse når innbetalingen er overført. Dette er for å vise hvilke sak
innbetalingen er blitt koblet til og for å vise at Lowell har mottatt oppdatering på
saken.
Innbetalinger på inkassokrav vil bli innbetaling til Lowell, og senere overført til
deres bankkonto fra Lowell. Denne innbetaling må kobles mot den respektive
saken hvis det ikke er mulighet for automatisk kobling.

Reskontro
Reskontroen må vedlikeholdes post mot post. Det vil si at en post kobles kun med de
postene den tilhører. Samtidig er det viktig at ingen fakturaer kobles sammen da saker
overføres som fakturakopi til Lowell. En stor samleinnbetaling anbefales heller
ikke, men bør deles opp til de respektive beløpene det gjelder slik at reskontroføringene
kan kobles post mot post. Se eksempel på dette på siste side.

For å kunne endre saker som ikke er riktig koblet sammen, og ulike rapporter må Lowell

sitt webgrensesnitt «Fair Pay Web» benyttes. Det vil si hvis en innbetaling har fått
feil purringsreferanse, eller at innbetalingsbeløpet er større en totalbeløpet på
purringssaken. Da må beløpet deles opp og delegeres en annen purringssak.

Vi har hindret at innstillingene på purringsmodulen kan endres på deres klient i
24SevenOffice da dette kan få uheldige konsekvenser hvis inkassoloven ikke overholdes.

 

Husk også:
– Det er viktig at privatkunder ligger inne som privatkunder i deres CRM, og at bedriftskunder
ligger inne som bedriftskunder for at integrasjonen skal gå smertefritt.
– Organisasjonsnummeret på kundene i CRM må være riktig utfylt for at det skal bli
riktig overført til Lowell
– Felter for postadresse må være fylt ut i CRM på kunder for at adressene til
kundene skal bli overført til Lowell

Eksempel på å vedlikeholde reskontroen post mot post:
Kunde A ligger i CRM med to utgående fakturaer. De har fakturanr 100001 og 100002:
Utgående faktura 100001 – purrenr 208 (kr 10 000;-)
Utgående faktura 100002 – purrenr 209 (kr 15 000;-)
Her har det kommet inn en innbetaling på fakturanr 100001 som har bilagsnr 152, mens
det er laget en kreditnota til fakturanr 100002 som har fått fakturanr 100003:
Utgående faktura 100001 – purrenr 208 (kr 10 000;-)
Utgående faktura 100002 – purrenr 209 (kr 15 000;-)
Innbetaling 152 (kr 10 000;-)
Kreditnota 100003 (kr 15 000;-)

Feil:
Dersom alle disse postene er koblet sammen i reskontroen så vil systemet først se på
fakturanr 100001 og se at siden den er koblet mot både innbetalingen og kreditnotaen,
så vil begge de få purrenr 208.
Fakturanr 100001 – purrenr 208 (kr 10 000;-)
Fakturanr 100002 – purrenr 209 (kr 15 000;-)
Innbetaling 152 – purrenr 208 (kr 10 000;-)
Kreditnota 100003 – purrenr 208 (kr 10 000;-)
Når den etterpå ser på fakturanr 100002 så ser den at både kreditnotaen og
innbetalingen allerede har purrenummer, og den vil ikke få purrenr 209.

Riktig:
Men om fakturanr 100001 er koblet mot innbetalingen, og fakturanr 100002 er koblet
mot kreditnotaen, så vil purrenr leses riktig:
Fakturanr 100001 – purrenr 208 (kr 10 000;-)
Fakturanr 100002 – purrenr 209 (kr 15 000;-)
Innbetaling 152 – purrenr 208 (kr 10 000;-)
Kreditnota 100003 – purrenr 209 (kr 15 000;-)