Lowell reskontrotjeneste

Ved bruk av Lowell reskontrotjeneste så vil fakturaer bli automatisk oversendt til Lowell når fakturaer får status Fakturert. Både fakturaer, og poster som er koblet til fakturaene i reskontroen, innbetalinger og kreditnotaer, vil bli oversendt til Lowell  ca kl 18 hver kveld. Absolutt alle fakturaer blir oversendt til Lowell, og alle reskontrolinjer koblet til fakturaer blir også oversendt. Et unntak er om man benytter factoring, for da kan man markere at noen fakturaer ikke skal oversendes til Lowell (se eget avsnitt; ”Følge opp noen av fakturaene selv”).

Oversende alle poster til Lowell
Dersom dere har benyttet 24SevenOffice ei stund, så anbefaler vi at vi oversender liste over alle poster til Lowell som er saker som ligger i 24SevenOffice fra før. Når Lowell da får innbetalinger til fakturaer som ligger i åpne poster på reskontroen for eksempel, så vil de da vite hva disse innbetalingene gjelder. Si fra til support på support@24SevenOffice.com dersom dere ønsker dette, og nevn også i mailen her at dere benytter reskontrotjenesten til Lowell.

Viktig med post mot post i reskontroen
Det er også viktig å opprettholde reskontroen post mot post. Det vil si at en faktura skal kobles mot innbetalingen som hører til, for da vet Lowell også at fakturaen er betalt. Eventuelt kan det være flere innbetalinger mot en faktura, og/eller kreditnota. Det er viktig å knytte det opp mot fakturaen som det til hører i reskontroen, for hvis ikke så vil ikke Lowell  vite at andre poster tilhører fakturaen og vil purre på fakturaen da den ikke ser ut som at den er betalt eller kreditert.

Pass også på å ikke koble flere fakturaer og flere betalinger mot hverandre i en og samme kobling, men en faktura skal knyttes mot posten(e) som tilhører til den.

 

Dersom Lowell skal overta hele reskontroen sånn at dere selv ikke skal følge opp noen kunder, så skal ikke purremodulen i 24SevenOffice benyttes. Det vil ikke være nødvendig.

Følge opp noen av fakturaene selv
Dersom dere velger å følge opp noen fakturaer selv, mens de fleste skal oversendes til Lowell, så kan det settes opp i 24SevenOffice at det benyttes factoring i klienten. For systemet, 24SevenOffice, så blir da Lowell tolket som et factoringselskap, og det må settes opp at Lowell er et factoringselskap i Firma – Innstillinger – Økonomi – Factoring info. Der må det hukes av for å benytte factoring. Pass på at informasjonen til factoring stemmer, og om det er Lowell som skal overta reskontroen, så legges Lowell sin kontaktinformasjon i feltene for det. Husk også å sette opp at det skal benyttes Normal Posting.

For å se hvilke fakturaer som blir oversendt til factoring og ikke, så kan du gå til Økonomi – Ordre/faktura – Søk ordre/faktura. De som blir oversendt til factoring, altså til Lowell, vil ha et konvolutt-ikon til høyre for seg. Dersom du holder musa over ikonet så vil det stå ”Denne ordren vil bli sendt til factoring”

Hvis dere selv ønsker å følge opp noen kunder, så kan purremodulen i 24SevenOffice benyttes.

Innbetalinger
Ved benyttelse av reskontrotjenesten til Lowell, så vil Lowell opprette en cremul-avtale (innbetalingsavtale) mot deres bank. 24SevenOffice trenger ikke å sette opp denne cremul-avtalen i klienten for dere da dette går direkte via Lowell. Innbetalingene vil dukke opp i Økonomi – Bank – Innbetalinger. Når innbetalingene er bokført (se egne hjelpefiler til Økonomi – Bank – Innbetalinger), så vil de også bli oppdatert i reskontroen og postene vil lukke seg så lenge betalingsbeløpet er det samme som fakturabeløpet.

I Økonomi – Bank – Innbetalinger, så vil det stå Lowell på betalingene som kommer fra Lowell.

Bilagsregistrereren
Dersom dere selv fører manuelle bilag i Økonomi – Regnskap – Bilagsregistrering – Nytt bilag, og at bilagene går mot kunder i CRM og kommer på reskontroen, så er det mulig å klikke på ikonet til høyre (varseltrekant med utropstegn) for å utelate oversendelse til Lowell. Dette kan for eksempel være ved tapsføring.

 

Dersom det allerede er bokført en innbetaling til en faktura, og innbetalingen er ført feil, så vil ikke en reversering av innbetaling bli synkronisert mot Lowell. Det må i stedet lages en ny utbetaling som må kobles mot fakturaen og innbetalingen (sånn at Lowell får den informasjonen), og videre så må det eventuelt lages en ny innbetaling mot fakturaen som den egentlig skulle vært koblet mot.

Husk
Husk at privatkunder må ligge inne i CRM som privatkunder, og at bedriftskunder må ligge inne i CRM som bedriftskunder i 24SevenOffice. Hvis ikke så kan det føre til feil i overføringen til Lowell.

Det er også viktig at adresseinformasjon (postadresse) må være fylt ut på kundekortet i CRM, og helst organisasjonsnr også.