Generelt om Import

Du finner denne modulen under Administrasjon og Importer.

 

For å få et stort antall kunder, leverandører, kontakter eller leads inn i systemet, kan denne importeringsfunksjonen brukes.

Husk:

1) Vi støtter kun Excel, kommaseparert .CSV-format.

2) Det er ikke mulig å koble flere Excelkolonner til samme felt i systemet.

3) Gå igjennom Excelarket og dobbelsjekk før du tar importen

4) Excel-arket MÅ være i riktig format og med forklarende titler på de forskjellige feltene. Dvs at den øverste raden må være godt forklarende så kolonnene blir importert i riktige felt i 24SevenOffice.

 

Bruk helst våre begreper som står i CRM eller det som står i importveivisningen. Alle kolonner som skal importeres må formateres som text. (Marker alle feltene i excel-arket, høyreklikk og velg formatter, og der velger du text).

Dersom dette ikke er gjort, risikerer du at data ikke blir importert riktig til 24SevenOffice.


Importfelt

 

Eksempel på oppsett i Excel for import av bedrifter med tilhørende kontakter. Merk: om det er flere kontakter så legges bedriften inn i samsvar med antall kontakter som vist under.

Skjermbilde0


Hvordan importere?
Importeringen gjøres i noen enkle steg. I første bildet velger du hva du vil importere inn i systemet:

Skjermbilde1

 

Når du har bestemt deg hva som skal importeres klikker du på neste for å komme til neste skritt.

I det neste bildet velger man koding på Excel-filen du ønsker å importere.

Skjermbilde2

 

For å sjekke hvilken type koding som finnes på filen din, se mer informasjon her om encoding.

Klikk deretter hvor det står «1. Click here to select file», finn filen på din datamaskin og velg denne.

Skjermbilde3

Deretter klikker du hvor det står «2. Click here to copy selected file to import-server» før du kan klikke videre på Neste.

 

Når du har valgt hvilken fil som skal importeres analyserer systemet feltene fra din Excel fil. I neste steg av importen får du mulighet til å velge hvilken kolonne som skal matches til hvilket felt inne i systemet (CRM). Om det er enkelte felter som systemet ikke klarer å gjenkjenne må du velge hvilket felt som det skal knyttes mot manuelt.

Skjermbilde4

 

Nå kan du velge å forhåndsvise data som vil bli importert, dette kan du gjøre som en ekstra sjekk for at du har valgt riktig koding på filen også før du klikker for å importere. Det anbefales å dobbeltsjekke at alle data er linket til riktig felt ved å se gjennom forhåndsvisningen.

 

Om alt ser ut til å være i orden kan man lukke forhåndsvisnings vinduet og fullføre importeringen ved å klikke på knappen ”importer” nederst til høyre i vinduet.

Skjermbilde5

 

Feltene i Excel dokumentet blir nå importert og man kan se fremgangen i importeringen. Om alt har gått i orden får man opp en boks med beskjeden ”Completed”. Du trykker da på ok, og kan finne igjen de importerte feltene i systemet.

Skjermbilde6

NB! Dersom dere har behov for å få slettet en importjobb, så kan kundeservice kontaktes for å gjøre dette innen ei uke. Notér ned hvilken importjobbid importen har (dette står øverst til venstre i bildet over, og i dette eksempelet er det importjobb 4) og be oss om å slette den. Dersom importjobber skal slettes, så må man ikke ha gjort noen endringer på det man har importert i mellomtiden, da det kan føre til feil i databasen din. Se dermed over importen like etter at den er gjort, og kontakt oss så snart som mulig om noe må rettes opp. Dersom det har gått over ei uke siden du importerte, må du leie inn en konsulent til å slette importjobben, og at dere må da betale for minst en times konsulentbistand. Dette fordi det da må gjøres manuelt.