Filutforsker

Du finner denne modulen under Filer og Filutforsker.

Java er skrudd av for alle eksisterende brukere som ikke spesifikt har gjort et valg om at de ønsker å benytte denne. Har du behov for å benytte denne funksjonen kan du gå inn i «filområdet», klikke på «innstillinger» øverst til høyre, klikke på fanen «Java applikasjon» – for så å klikke på «Ja, jeg ønsker å benytte Java-appletten». Om du ikke har Java innstallert, lastes det ned her. (NB! Fjern tillegget «Ask Toolbar» fra innstallasjonen før du går videre.)

Filområdet fint kan brukes uten Java (anbefales), og det er kun ved spesielle behov at Java trenger å aktiveres (sjekke inn og sjekke ut filer, og ved fletting).

Samme funksjonalitet gjelder for filområdene på kundekort (bedrift og privat), kontakt og prosjekt. Her lagrer og administrerer du filene som benyttes i virksomheten.

 


Innstillinger
I øverste menylinje vises valget Innstillinger. Standard innstillingen passer for de fleste. Hvis ikke kan du gjøre endringer som passer ditt behov.


Koble til
Via denne funksjonen kan du legge til mapper på filområdet du befinner deg i fra andre filområder i systemet og på den måten enkelt flytte filer fra et filområde til et annet. Mapper du legger til på et filområdet fra et annet vil ikke legge seg fast på det aktuelle filområdet, dvs. at dersom du legger til en mappe vil ikke denne mappen vises neste gang du går inn på det aktuelle filområdet. Tilgjengelige mapper styres av hvilke mapper brukeren har tilgang til i forhold til rettigheter satt på mapper og filer (som standard har alle brukere tilgang til alle mapper).


Redigere filer
Når du skal jobbe med en fil og du ønsker å lagre endringene i filområdet, må filen «sjekkes ut», dvs at man enten dobbeltklikker eller bruker høyreklikkmenyen (vist under).

Communication_FileExplorer1

Ved dobbeltklikk på en fil man vil åpne får man dialogboksen vist under her.

Communication_FileExplorer2

Hvis man velger å huke av for «Ikke spør meg igjen» vil denne boksen ikke komme tilbake. Den vil da gjøre handlingen man foretok i det man valgte å huke av for at meldingen ikke skal vises, f.eks sjekke ut filer hver gang man dobbeltklikker. For å endre dette tilbake igjen, slik at men får dialogboksen igjen, må man endre i Innstillingen ang «File Editing / «Editering av Filer» (Se bildet fra innstillingene høyere oppe i hjelpefilen). Denne må da settes tilbake til «Prompt»/ «Spør».

Dersom du velger å åpne og sjekke ut, så betyr det at du låser filen for redigering for andre brukere. Så lenge filen er sjekket ut så er det kun du som kan gjøre endringer i den, og en midlertidig fil lagres på din pc av denne filen, og det vil vises et hengelås-ikon bak filnavnet i filutforskeren. Du må selv laste opp filen igjen etter at du er ferdig med å gjøre endringer, og når den er lastet opp så kan andre brukere sjekke ut filen og gjøre endringer i den.

Det andre valget du får, er å kun åpne filen. Når du klikker på Åpne, så betyr det at du åpner filen for å lese innholdet i den, og kan ikke gjøre endringer. Du kan åpne filer uten å sjekke ut både dersom den er sjekket ut av noen fra før, eller om den ikke er sjekket ut.

 

Filen som er sjekket ut ligger på vent:

Communication_FileExplorer3


Søk
Under mappe visningen i venstrekolonne har man valget «Mapper» og «Søk» I Søk kan du søke etter filer i filutforskeren i 24SevenOffice.


Mappe/fil Rettigheter
Det kan settes rettigheter på Mapper og Filer i forhold til hvilke personer som skal ha tilgang til disse. Rettighetene begrenser seg til om brukere får tilgang eller ikke, dvs. at du ikke kan bestemme at en bruker skal kunne lese filer og ikke redigere.

Rettighetene er koblet mot Grupper og disse settes opp under modulen Administrasjon og Grupper.

Høyreklikk på en mappe/fil og velg Egenskaper. Under Sikkerhet ser vi hvilke Grupper som har tilgang på denne mappen/filen. Alle nye mapper som opprettes vil automatisk alle Grupper ha tilgang til. Hvis bare noen grupper skal ha tilgang til Mapper/Filer, går man inn i Egenskaper – Sikkerhet og gir Tilgang ved å huke av gruppen(e).