Intro Filer

Her lagres og administreres bedriftsinterne filer. I tillegg til filutforskeren som ligger under Filer i menyen, finnes det et eget filområde på hvert enkelt kunde, kontakt og prosjekt i systemet med tilsvarende funksjonalitet.

Det er et fullverdig system for å opprette, lagre, flette, endre dokumenter i 24SevenOffice. Siden 24SevenOffice er et webbasert system vil dokumentene alltid være lagret i skyen, og er dermed en sikkerhet for at de ikke forsvinner eller kommer på avveie. Det er også god skikk å tilgjengeliggjøre dokumentene for andre i selskapet. Derfor er alle dokumenter som tilhører en kunde viktig å lagre på kundekortet. Eksempler kan være tilbud, kontrakter, brev, beretninger, ordrebekreftelse etc. Du kan også skjule filer/mapper for brukere ved å bruke grupper / rettigheter. Dokumenter som ikke tilhører kunder kan du lagre i filutforskeren, eller på filområdet til prosjekter for de som benytter seg av det.

 

 

Hva bør jeg tenke på før jeg begynner å bruke filer?

  • Dersom du har alle dine filer på en server og har behov for å legge det inn i 24SevenOffice, kan konsulentavdelingen hjelpe til med dette enten ved bruk av ftp eller å få filene på en harddisk. Kontakt konsulent@24SevenOffice.com for hjelp med dette.
  • Har du siste versjon av java installert? Java er som regel innstallert på de fleste pcer. Filområdet er javabasert og en java-applet kjører på pcen når du benytter det. Om du ikke har Java innstallert, lastes det ned her. NB! Husk å fjerne tillegget “Ask Toolbar” fra innstallasjonen før du går videre!
  • Skal du sette opp begrensninger for hvem som har tilgang til ulike mapper eller filer på filområdet? Disse rettighetene er koblet mot grupper som settes opp under modulen Administrasjon – Grupper. Sett først opp grupper der, og deretter går du til filområdet, høyreklikker på en mappe/fil og velg «Egenskaper». Under fanen «Sikkerhet» ser du hvilke grupper som har tilgang på denne mappen/filen, og du kan huke av for en eller flere grupper som skal ha tilgang.
  • På filområdet laster du opp maler som skal brukes til fletting. Se på siden Fletting av wordmaler for informasjon om hvordan du lager flettemaler og en oversikt over flettefelter.