Avtaler

Avtaler opprettes ved å klikke på knappen Ny Avtale eller ved å klikke på ønsker tidspunkt i kalenderen.

En avtale booker tiden til den ansatte som «opptatt» i kalenderen. Hvis man knytter en ekstern kontakt til avtalen, har registrert vedkommendes epost adresse i CRM og har epost i 24SevenOffice, vil systemet sende en automatisk møtebekreftelse i henhold til den informasjonen som er knyttet til avtalen. Man får da opp et «ny-epost»-bilde hvor adressen og info om avtalen allerede er lagt til. Det kan også legges inn en standard møtebekreftelsestekst. Dette gjøres under Administrasjon – innstillinger – planlegger i 24SevenOffice. Hvis man legger til en ansatt vil det automatisk gå en møteinnkallese til vedkommende som han/hun kan godkjenne/underkjenne, samt at vedkommedes tid blir automatisk booket i kalenderen.


Forklaring til Avtalebildet.
Fanen Generelt

  • Tittel: dette er et fritekstfelt hvor man legger inn tittelen på avtalen. Det er et krav at dette feltet fylles inn for at man skal få lagret en oppgave.
  • Plassering: dette er også et fritekstfelt der man kan legge inn en eventuell plassering.
  • Beskrivelse: fritekstfelt for å beskrive avtalen.
  • Start tid: her kan man velge dato, enten fra nedtrekksmenyen eller ved å skrive den inn direkte. Det samme gjelder også for klokkeslett.
  • Slutt tid: her kan man velge dato, enten fra nedtrekksmenyen eller ved å skrive den inn direkte. Det samme gjelder også for klokkeslett. En avtale booker tiden som «opptatt» i kalenderen. Hvis man ønsker å legge inn en oppgave som går over lengere tid, benytt «Ny oppgave».
  • Påminnelse: hvis man ønsker en påminnelse for avtalen, kryss av for påminnelse og velg dato og klokkeslett for påminnelsen.
  • Kunder & kontakter: Klikk på symbolet for å legge til en kontakt (koffert med person foran).

Skriv inn etternavnet på den personen som avtalen gjelder og klikk «Enter». Velg ønsket person ved å markere dem vha piltatser opp og ned. Legg personen til ved å klikke piltast til høyre når personen er markert. Hvis man her legger til en person som er ansatt i selskapet og har logginn til 24SevenOffice vil vedkommende automatisk bli innkalt til møte når man lagrer avtalen, og han/hun får mulighet til å godkjenne/underkjenne avtalen. Når personen er lagt til kan man sjekke ledighet ved å klikke på knappen «sjekk ledighet». Hvis personen er ledig vil man da få en grønn hake til høyre for kontakten. Alternativt, hvis vedkommende er opptatt indikeres det med en rødt kryss. For å da fjerne den igjen, merk den av og klikk «Fjern».

  • Ressurser: Klikk på symbolet for å legge til en ressurs (hus).

Merk av den ressursen man ønsker lagt til og klikk «Legg til». Når en ressurs er lagt til kan man sjekke ledighet ved å klikke på knappen for «sjekk ledighet» Hvis ressursen er ledig vil man da få en grønn hake til høyre for kontakten. Alternativt, hvis ressursen er opptatt indikeres det med et rødt kryss. For å fjerne den igjen, merk den av og kikk «Fjern».

Fanen Dokumenter

  • For å legge til dokumenter klikker man på fanen «Dokumenter» i registreringsbilder for «Ny Avtale».
  • Klikk så «Legg til» og et bilde fra filutforskeren åpnes.
  • Velg hvilket filområde i 24SevenOffice filen skal hentes fra (Filutforsker, kunde, kontakt eller prosjekt) i nedtrekksmenyen.
  • Hvis man velger kunde, kontakt, prosjekt må man først søke frem den man leter etter ved å skrive inn navnet i navnfeltet og klikke «Enter». Klik så på «Hent filer fra denne….» og klikk på den filen som skal legges til.

Fanen Regelmessighet

  • Hvis man ønsker at avtalen skal være regelmessig fyller man ut dette under fanen «Regelmessighet».
  • For å gjøre oppgaven regelmessig, kryss av ved «La denne avtalen være en mal for regelmessighet».
  • Velg så mønser for regelmessighet og sett så intervallet for regelmessighet under «Område for regelmessighet»

Når man har vært igjennom disse tre skjermbildene kan man klikke lagre, og avtalen lagres i planleggeren. Når man har klikker på Lagre så får man opp følgende valg; send møteinnkallelse, send sms, send invitasjoner, ikke inkluder meg selv og oppdater alle avtaler som er generert av denne. Mer informasjon videre om å distribuere og godkjenne/underkjenne oppgaver og avtaler, se egen hjelpefil.