Distribuere avtaler og oppgaver

Når man lagrer en oppgave eller avtale får man opp følgende valg;

  • Send møteinnkallelse
  • Send sms (ikke i bruk)
  • Send invitasjoner
  • Ikke inkluder meg selv
  • Oppdater alle avtaler som er generert av denne.

Dersom informasjon som e-postadresse og mobilnummer ikke ligger inne i crm på kontakter som man vil invitere, så vil ikke disse alternativene være mulige i valgene under (man vil eventuelt kun sende ut til de som har lagt inn denne informasjonen på, dersom det er lagt inn til noen og ikke andre).

  • Send møtebekreftelse: Systemet genererer en møtebekreftelse (e-post) til eksterne kontakter som man selv må sende ut.
  • Send invitasjoner: Systemet sender ut invitasjoner som man må Godkjenne eller Underkjenne.
  • Ikke inkludér meg selv: Man er selv ikke inkludert i avtalen.

Godkjenn/underkjenne invitasjoner
Når en ansatt får en invitasjon fra en annen i selskapet vil han umiddelbart få en pop-up med informasjon om avtalen. I dette bildet vil vedkommende ha 3 valg; godkjenne, underkjenne eller avbryte:

  • Godkjenn: ved å klikke på «Godkjenn» vil avtalen automatisk legges inn i mottakerens kalender. Avsenderen kan da se (ved å åpne avtalen i sin egen kalender, at mottakeren har godkjent avtalen.
  • Underkjenn: ved å klikke på underkjenn gir man avsenderen beskjed om at man ikke ønkser å være med på avtalen/møtet. Dette kan avsenderen se ved å åpne avtalen fra sin egen kalender
  • Avbryt: dette avbryter møteinnkallelsen midlertidig. Avtalen legger seg da under «Invitasjoner» og man må på et senere tidspunkt gå inn og godkjenne/underkjenne avtalen. Dette kan avsenderen se ved å gå inn på avtalen i sin egen kalender. Når mottakeren har avbrutt en møteinnkallelse vil avsenderen kunne se dette ved at det står «har ikke sett oppgaven». Det samme gjelder hvis mottakeren ikke har vært logget inn siden møteinnkallelsen ble sendt.


Oppgaver
Hvis man knytter til personer som er ansatte i selskapet, og har innlogging til 24SevenOffice, til en oppgave eller en avtale vil det automatisk gå henholdsvis en distribuert oppgave eller møteinnkallelse til vedkommende.

Når man får tildelt en oppgave kommer det automatisk opp et skjermbilde med informasjon om oppgaven. I dette bildet har man mulighet til å godkjenne eller underkjenne oppgaven. Hvis man klikker på «Godkjenne» for en oppgave, vil oppgaven automatisk legge seg inn under «Oppgaver» hos vedkommende som godkjenner oppgaven. Hvis man klikker på «Underkjenne» vil den personen som distribuerte oppgave kunne se på oppgaven at den har blitt underkjent. Hvis man klikker på «Avbryt» vil oppgavebildet lukke seg. Oppgaven legger seg da under «Invitasjoner» og man må på et senere tidspunkt gå inn og godkjenne/underkjenne oppgaven. Dette kan avsenderen se ved å gå inn på oppgaven i sin egen kalender. Når mottakeren har avbrutt oppgaven vil avsenderen kunne se dette ved at det står «har ikke sett oppgaven». Det samme gjelder hvis mottakeren ikke har vært logget inn siden invitasjonen ble sendt. Om man hverken godkjenner, underkjenner eller avbryter oppgaven, men lukker vinduet ved for eksempel å trykke på krysset ovørst i vinduet så vil oppgaven fortsette å komme opp automatisk inntil en godkjenning/underkjenning/avbrytelse har blitt gjort. Den som har distribuert en oppgave til en kollega, får en ekstra fane som heter «Distribusjon» inne i oppgaven. Når man er på denne fanen så må man klikke på «Vis distribusjoner» nede i ruta, og man får da opp oversikt over brukere som man har distribuert til, om den er godkjent/underkjent og lest, og hvor mye som eventuelt har blitt gjort på oppgaven.


Avtaler:
Når man har blitt kalt inn til et møte kommer det automatisk opp et skjermbilde med informasjon om avtalen. I dette bildet har man mulighet til å godkjenne, underkjenne eller avbryte avtalen. Hvis man klikker på «Godkjenne» vil avtalen automatisk legge seg inn i kalenderen til vedkommende som godkjenner avtalen. Den som har sendt innkallelsen kan så følge med på om vedkommende har godkjent/underkjent ved å klikke på avtalen i sin egen kalender. Hvis man klikker på «Underkjenne» vil den personen som har sendt innkallelsen kunne se på avtalen at den har blitt underkjent. Hvis man klikker på «Avbryt» vil avtalebildet lukke seg. Avtale legger seg da under «Invitasjoner» og man må på et senere tidspunkt gå inn og godkjenne/underkjenne innkallelsen. Dette kan avsenderen se ved å gå inn på avtalen i sin egen kalender. Når mottakeren har avbrutt avtalen vil avsenderen kunne se dette ved at det står «har ikke sett avtalen». Det samme gjelder hvis mottakeren ikke har vært logget inn siden invitasjonen ble sendt. Om man verken godkjenner, underkjenner eller avbryter avtalen, men lukker vinduet ved for eksempel å trykke på krysset øverst i vinduet så vil avtalen fortsette å komme opp automatisk inntil en godkjenning/underkjenning/avbrytelse har blitt gjort.

Sjekke invitasjoner
Når man har invitert andre personer til en oppgave eller en avtale, så kan man sjekke om disse har godkjent eller underkjent oppgaven/avtalen. Man går da inn i oppgaven eller avtalen og får opp en ekstra fane som heter Invitasjoner.

For å se invitasjonene må man klikke videre inn på «Vis invitasjoner». Da kommer navnene opp til de som man har invitert, og det vises en grønn hake under Godkjent på de som har godkjent denne, og rødt kryss for de som har Underkjent den. Man kan også se om personene har sett avtalen eller ikke på samme måte.

Sjekke distribuerte oppgaver
Man kan sjekke de distribuerte oppgavene (oppgaver man har fordelt ut til andre), og dette kan man gjøre fra hovedsiden i kalenderen.

Når man klikker på «Distribuerte oppgaver»-knappen, så kan den som har distribuert oppgaver til kollegaer klikke videre inn på den distribuerte oppgaven i listen som kommer opp (til venstre på skjermbildet under). I eksempelet under er det klikket på oppgave nummer 2 (legge gipsplate), og man får da opp selve oppgavebildet. På oppgaver som man har distribuert, er det en egen fane som heter «Distribusjoner», og når man er på denne fanen så må man klikke på «Vis distribusjoner» nede i ruta, og man får da opp oversikt over brukere som man har distribuert til, om den er godkjent/underkjent og lest, og hvor mye som eventuelt har blitt gjort på oppgaven.