Oppgaver

En oppgave kan gå over tid og booker følgelig ikke tiden som «opptatt» i kalenderen.

Oppgaver opprettes ved å klikke på knappen Ny Oppgave og man finner igjen oppgavene ved å klikke på knappen Vis Oppgaver.

Vis oppgaver
Ved å klikke på Vis oppgaver-knappen så får man opp en oversikt over alle oppgavene.

Alle aktive oppgaver vises i oversikten. Ny oppgave legges til der hvor det står «Legg til en oppgave». Du kan høyreklikke på en opprettet oppgave og velge å Åpne, Utsette ved å endre dato på den, sette den som fullført eller vise kontaktinfo i CRM til personer som er medlem av oppgaven (dersom flere enn deg selv er medlem av den).

Visninger
I menyen på venstre side så kan visninger velges. Ikonet med en person viser dine egne oppgaver, mens ikonet med to personer viser samarbeidsvisning. Samarbeidsvisningen viser hvem de forskjellige oppgavene er tildelt.

Det er også visninger for ikke fullførte aktive oppgaver. Det er også visning for fullførte aktive oppgaver, alle aktive oppgaver og framtidige oppgaver.

Datofilter
Datofilteret viser oppgaver fra de siste 3 måneder som standard, men kan endres på. Det er også mulig å benytte datofilter og bruke forfallsdatoer som kriterie. Husk å trykk på Oppdater-knappen for å oppdatere listen etter å ha endret kriterier i datofilteret.

Case
Her kan du se oversikt over caser og søke etter caser. En case er en slags overordnet oppgave, og den kan inneholde flere oppgaver fordelt på flere personer i din klient. Mer om case administrasjon i egen hjelpefil.

Hva er en aktiv oppgave:
En aktiv oppgave er en oppgave som har startdato på dagens dato eller tidligere, og som i tillegg ikke er fullført (100%). Altså denne må verken ha 100% fullført eller ha startdato i morgen eller fremover.

Hvordan endre status til «Utført»:
Når en oppgave er utført kan man endre status på den til utført. Dette gjør man ved å klikke på oppgaven for å gå inn i oppgavebildet, og deretter sette fullførtprosenten til 100% i generelt-fanen.

Hvordan slette en oppgave:
Hvis man ønsker å slette en oppgave merker man den av (huker den av i boksen til høyre for oppgaven). Klikk så på «Slett markerte»-knappen. Bekreft at det er den merkede oppgaven som skal slettes ved å trykke «Ja» og oppgaven slettes.

Oppgave administrator
Det er mulig at vi setter opp en person som oppgave administrator på deres klient. Personer med denne tilgangen kan endre eier på andres oppgaver. Administrator i deres firma kan kontakte support på support@24SevenOffice.com og be om denne tilgangen til seg selv eller andre i firmaet.


Mottak av distribuert oppgave:
Når en ansatt får en oppgave som har blitt distribuert fra en annen i selskapet vil han umiddelbart få en pop-up med informasjon om oppgaven. I dette bildet vil vedkommende ha 3 valg; godkjenne, underkjenne eller avbryte:

  • Godkjenn: ved å klikke på «Godkjenn» vil oppgaven legge seg inn under «Mine oppgaver», og den som distribuerte oppgaven kan se av mottakeren har godkjent oppgaven (indikeres med et 1-tall i kollonen for distribuerte oppgaver hos avsenderen). Mottakeren kan, ettersom han/hun jobber med oppgaven, gå inn på oppgaven (ved å klikke på den under «Mine Oppgaver» og gi en prosentvis indikasjon på hvor lang man har kommet. Dette vil avsenderen også kunne se ved å gå inn på «Distribuerte Oppgaver».
  • Underkjenn: ved å klikke på underkjenn gir man avsenderen beskjed om at man ikke ønkser å utføre oppgaven. Dette kan avsenderen se ved å gå inn på oppgaven under «Distribuerte Oppgaver» og åpne den.

Dette mer forklart under Distribuere og godkjenne oppgaver/avtaler.


Case-administrasjon
Denne modulen finner du ved å gå til Gruppekalender – Vis oppgaver og klikke på Case på venstresiden og videre Case-administrasjon.

Case
En case er en slags overordnet oppgave, og den kan inneholde flere oppgaver fordelt på flere personer i din klient. Case-administrasjonen er for å kunne opprette ny case og fordele oppgaver på ansatte i bedriften, som igjen vil vises i Vis Oppgaver – Case. Administrator i din bedrift kan kontakte support på support@24SevenOffice.com og gi beskjed om hvem som skal ha tilgang til dette, så legges det til i løpet av kort tid så lenge dere har tilgang til gruppekalenderen.

Casetype
For å opprette en ny case, så må en casetype legges til først. Klikk på knappen for Casetyper for å legge det til. Eksempel på en casetype kan være «Ny kunde» (hva skal gjøres når nye kunder kommer inn?).

Casetype er en forklaring på hva som skal gjøres, altså den overordnede handlingen. Altså en mal for fremtidige case. Dette kan være en rutinemessig handling som involverer flere oppgaver, og som gjør at du slipper å manuelt opprette denne type oppgaver igjen hver gang du skal sette igang en lignende type prosess internt.

Element
En casetype inneholder igjen flere elementer som i prinsippet er flere oppgaver.

Hver av elementene/oppgavene kan settes opp, og dersom vi følger eksempelet med casetypen «ny kunde», så kan elementene være:

  • Element 1: Registrer kunden i CRM
  • Element 2: Send kunden en velkomstmail
  • Element 3: Meld kunden på kurs

Når elementene legges til, så er det en kolonne for å sette opp når de forskjellige elementene skal starte.

Her setter vi opp at element 1 starter etter 0 dager, element 2 starter etter 1 dag og element 3 starter etter 3 dager.

  • Element 1: Registrer kunden i CRM —Starter: 0
  • Element 2: Send kunden en velkomstmail —Starter: 1
  • Element 3: Meld kunden på kurs —Starter: 3

Det vil si at dersom du setter opp at oppstart på casen er 01.12.2008, så vil det bli slik:

  • Element 1: startdato og forfallsdato 01.12.2008
  • Element 2: startdato og forfallsdato 02.12.2008
  • Element 3: startdato og forfallsdato 04.12.2008

Når du oppretter en case, og velger casetype, så kommer elementene opp automatisk. Da kan du fordele hvem som skal ha ansvaret for de forskjellige elementene, og casen kan brukes igjen for alle nye kunder, men du trenger ikke å opprette på nytt – bare fordele hvem det skal være tildelt på nytt.