Utbetaling

 

Betalingsforslag

Under denne fanen henter systemet automatisk opp alle bilag som er registrert som Åpne poster i leverandørreskontro. Dette er typisk inngående fakturaer som ikke har blitt koblet mot tilsvarende motpost(er) — i form av betalinger, kreditnotaer eller korrigeringsposteringer.

Alle betalingsforslag som har et blått symbol til venstre for seg inneholder all nødvendig informasjon som trengs for at betalingen skal bli sendt (kontonummer, positivt beløp, og en betalingsreferanse).

Dersom man klikker på plussen får man frem bilagsinformasjonen som ligger bak betalingen; bilagsnummer, fakturanummer, beløp, valuta, referansetype, referanseinput, og forfallsdato.

Betalingsforslag som har et orange symbol inneholder all nødvendig informasjon og kan godkjennes, men det orange symbolet varsler om at leverandøren har åpne poster i reskontro. Denne informasjonen kan brukes til å gå gjennom og koble eventuelle åpne poster (f.eks. kreditnotaer eller tidligere betalinger) før den aktuelle betalingen godkjennes, for å unngå at feil beløp blir betalt.

Dersom en betaling har et rødt symbol til venstre for seg, betyr dette at betalingsforslaget mangler nødvendig informasjon. Dette kan korrigeres ved at man klikker på det røde symbolet og fyller ut den informasjonen som er merket i rødt. Man lagrer deretter endringene ved å bruke enten Godkjenn for å flytte betalingen til «Betalingsliste», der andre brukere har mulighet til å signere betalingen, eller ved å Signere direkte for å flytte betalingen til «Forfallsliste».

 

Forklaring av tilgjengelige handlinger (knapper) i Betalingsforslag:

Godkjenn: Denne knappen kan brukes som et ekstra ledd i en godkjenningsprosess, f.eks. dersom man er en regnskapsfører og ønsker å kunne kvalitetssikre betalingene på måten som er beskrevet i avsnittet her over, før en kundebruker går inn og signerer betalingen under «Betalingsliste».

Signer: Denne knappen bruker man dersom man ønsker å flytte betalingen direkte fra «Betalingsforslag» til fanen «Forfallsliste». Alle betalinger som inneholder en korrekt formatert mottakerkonto og betalingsreferanse samt referansetype, kan signeres uten å først godkjennes.

Slett: Sletter den markerte betalingen fra Betalingsforslag og bankmodulen i helhet. Blir betalingen slettet ved en feil, kan den legges tilbake til Betalingsforslag ved at man søker opp og høyreklikker på det aktuelle bilaget i Leverandørreskontro, og der velger «Legg til i Bank».

 

Betalingsliste

Her legges alle betalinger som har blitt klikket «Godkjenn» på i foregående fane; «Betalingsforslag». Valgene man har videre er;

Signer: Signerer for betalingen ved hjelp av en sms-kode, og flytter den til fanen «Forfallsliste» i påvente av forfall.

Slett: Sletter den markerte betalingen fra Betalingsliste og bankmodulen i helhet. Blir betalingen slettet ved en feil, kan den legges tilbake til Betalingsforslag ved at man søker opp og høyreklikker på det aktuelle bilaget i Leverandørreskontro, og der velger «Legg til i Bank».

 

Forfallsliste

Alle betalinger som har blitt signert samler seg under «Forfallsliste» i påvente av overføring til bedriftens bankforbindelse eller Nets.

Man kan selv velge når betalinger skal overføres i bankmodulens innstillinger. Valgene en har er Umiddelbart (ved signering), 1 dag før forfall, 2 dager før, 3 dager før, samt På forfallsdato.

Hvis man har valgt å sende betalinger umiddelbart, vil betalinger kun være tilgjengelige i Forfallslisten i ca et minutt, før de flytter seg videre til neste fane, «Behandler».

Hvis man har valgt å sende betalinger på forfallsdato, vil betalinger bli liggende i Forfallslisten helt fram til forfall, og så videre.

Felles for alle valgene er at betalingene flytter seg fra Forfallslisten til fanen «Behandler» så snart de er overført til bankforbindelse eller Nets.

 

Behandler

Viser betalingsoppdrag som er overført til bedriftens bankforbindelse eller Nets, og som avventer tilbakemelding i form av en «returfil» som vil oppdatere status på betalingen — noe som vil resultere i at betalingen flytter seg videre til enten «Feil» eller «Betalte».

 

Feil

Betalinger som feiler grunnet f.eks. feil type referanse (eksempel: faktura betalt med melding når mottaker krever KID) eller feil i kontonummer eller lignende, legger seg i «Feil»-listen. Fra denne listen kan man korrigere og deretter signere betalingene på nytt.

OBS: Dersom en betaling havner i feilliste grunnet manglende retur fra bank må det kontrolleres i nettbank om pengene har gått ut eller ikke for å unngå dobbeltutbetalinger.

 

Betalte (klare for bokføring)

Kort tid etter at en betaling har blitt mottatt og godkjent av bankforbindelsen eller Nets, mottar 24SevenOffice en returfil som oppdaterer status slik at betalingen legger seg under «Betalte». Dette betyr i praksis at betalingen nå er utført, og kan bokføres.

Merk at knappen Bokfør bokfører betalingen direkte, og oppdaterer regnskap og reskontro.

Betalinger vil som standard bli tildelt unike bilagsnummer per betaling.

Dersom flere betalinger er utført i en samlet bunt og betalingene har samme ‘buntnummer’ i kolonnen «Bunt», vil disse betalingene kunne bokføres som et samlet bilag.

 

Søk

Her kan man søke på spesifikke betalingsegenskaper for å enkelt få oversikt over alle betalinger som matcher søket. For å søke velger man først et søkefelt. Tilgjengelige søkefelter er Bankkonto til, Bedrift, Beløp, Forfallsdato, Status, og Valuta. Etter å ha valgt søkefelt skriver man inn en søketekst eller velger en verdi i nedtrekksmenyen under. Deretter klikker man «Legg til» for å søke. Det er mulig å bygge opp et mer avansert søk ved å legge til flere søkefelter.