Fakturering: Design egne maler for ordre og faktura

Design av faktura

Veldig mange har behov for å gjøre enkelte endringer på utseende av en faktura, for å få det slik de ønsker. Maler basert på HTML er det som til nå har blitt benyttet. Disse har noen åpenbare svakheter, da det er veldig vanskelig å gjøre endringer uten å kjenne til HTML, samt at HTML egner seg godt til noe som skal vises på en skjerm, men ikke like godt til noe som skal skrives ut.

Vi har derfor designet et system som benytter ODT-dokumenter. Dette betyr at du som bruker kan benytte et vanlig tekstredigeringsprogram for å gjøre tilpasninger av designet, og at du samtidig kan styre nøyaktig hvor på utskriften ulike elementer skal plasseres.

Systemet kommer med et ferdig sett maler alle 24SevenOffice-kunder kan benytte seg av. Kunder som ikke har behov for å gjøre endringer, vil automatisk benytte en av standardmalene – og kan gå i gang med å fakturere umiddelbart.

Fakturakunder som ønsker å gjøre endringer, kan enkelt laste ned en av standardmalene, gjøre de nødvendige endringene, som eksempelvis å legge til logo, for så å laste den nye malen opp.

I tillegg har til dette har vi blant annet laget bedre funksjonalitet for å kunne legge inn grunnlag, for de som skal spesifisere timer eller kostnader.

 

Valg av fakturadesign

Så fort fakturadesign er definert kan en velge hvilke kunder eller kundegrupper, som skal motta hvilket design. Det kan for eksempel være snakk om kunder med spesielle krav, eller utenlandske kunder som trenger fakturaer på sitt språk.

I motsetning til tidligere hvor kunder satt ett design som standard, for så å håndtere unntak på enkeltkunder, kan en nå sette regler for når et design skal benyttes.

Løsningen er lagt opp meget fleksibelt og tilpasset ulike behov, slik at kunder som vil operere med ett design naturligvis kan gjøre dette.

Når kunder fakturerer vil systemet følge regelsettet som er definert, finne rett mal og produsere fakturaen som en PDF-fil med en gang. Dette gjør at det går veldig kjapt å hente opp en faktura på et seinere tidspunkt, da den allerede er produsert.

Uavhengig om fakturaen skal skrives ut, sendes som EHF, sendes på E-post, så vil den samme filen benyttes – og fakturaen vil se helt lik ut – uansett hvilken distribusjonskanal en benytter.

 

Kom igang med fakturadesign

Faktura- og ordredesign håndteres under meny Fakturering – Innstillinger – knapp Maler.

Systemet tilbyr flere ulike standardmaler som kan brukes til både utskrift og PDF-generering av ordre og fakturaer. Ved fakturering genererer systemet automatisk en PDF som er basert enten på den aktuelle standardmalen for klienten, eller på hvilken regel som er definert for den aktuelle kunden. For ordre velger man mal når man laster ned eller sender ordren via epost.

Dersom man ønsker å forandre på en av standardmalene så gjøres dette ved at man først markerer malen som skal endres på, og deretter klikker på «Last ned». Vi anbefaler bruk av OpenOffice Writer som fakturadesign-editor.  

 

 

Tilpasse en faktura- eller ordremal – steg for steg

Klikk her for å se en demo om fakturadesign.

  1. Velg en av systemmalene som ligger tilgjengelige.
  2. Velg «Last ned» for å lagre en kopi av denne malen lokalt på din maskin. Denne kopien kan tilpasses og lastes opp igjen som en ny versjon av malen.
  3. Sett inn logo fra en bildefil direkte i malen, om ønskelig.
  4. Gjennomfør øvrige endringer: Legg til/fjern felter fra malen, endre på fargeoppsett etc
  5. Tilgjengelige felter som kan brukes ved tilpassing av ny mal finner man under knappen «Felter» og disse feltene kan enkelt kopieres inn i malen ved å bruke CTRL + C på ønsket felt under «Felter», og deretter CTRL + V direkte i fakturamalen.
  6. Lagre den tilpassede versjonen av fakturamalen lokalt på din maskin.
  7. Klikk Ny for å laste opp den tilpassede malen under Maler.
  8. Klikk eventuelt på preview for å få en forhåndsvisning av fakturadesignet.
  9. Klikk på Endre mal-symbolet symbol-endre eller dobbeltklikk på malen for å justere navn, endre standardmal eller sette opp regler for malen. Det er ikke mulig å endre på systemmalene.
  10. Klikk på Slett-symbolet symbol-slett for å slette en tilpasset mal. Det er ikke mulig å slette systemmalene.

 

 

Maler

Her kan du laste ned fakturamal med rabatt

Klikk her

Her kan du laste ned mal for pakkseddel

Klikk her

Regler

Alle tilpassede maler kan bli konfigurert til å automatisk bli brukt når en faktura oppfyller ett eller flere kriterier som er satt opp under Regler.

regler

Tilgjengelige regler er Land, Språk, og Kunde.

Land: Ved valg av et spesifikt Land vil malen bli brukt ved utskrift av fakturaer som tilhører kunder der dette landet er satt opp på kundekortet i CRM.

Språk: Ved valg av et spesifikt Språk vil malen bli brukt ved utskrift av fakturaer som tilhører kunder der dette språket er satt opp på kundekortet i CRM.

Kunde: Her kan man legge inn spesifikke kunder som malen skal gjelde for. Når man har lagt inn en kunde på en mal, så behøver man ikke å sette opp regler for verken språk eller land.

 

NB: Knappen Maler er en del av et helt sett innstillinger som ligger samlet under benevnelsen Distribusjonsinnstillinger i fakturamodulen.

For å lese mer om øvrige Distribusjonsinnstillinger, klikk her.

Ved spørsmål eller behov for mer informasjon, kontakt kundeservice på support@24SevenOffice.com