Distribusjonsinnstillinger

I forbindelse med lanseringen av den nye fakturadistribusjonsløsningen vil det være fem nye valg gruppert som «Distribusjonsinnstillinger» under meny Innstillinger i fakturamodulen. Disse valgene er Oppsett, Maler, Epost, Skrivere, og Distribusjonsløp. Her går vi igjennom hvilke innstillinger som er tilgjengelige under de ulike knappene.

NB: Distribusjonsinnstillinger som er satt på kundenivå i CRM vil ikke lenger være gjeldende etter konvertering til ny fakturadistribusjon.

 

Oppsett

Aktiver
Her aktiveres den nye fakturadistribusjonen. Klikk på knappen Aktiver for å ta den nye fakturadistribusjonen i bruk.

Deaktiver fakturering
Klikk på «Deaktiver fakturering» for å midlertidig stoppe muligheten for å fakturere i klienten. Dette vil medføre at brukere som prøver å fakturere får beskjed om at fakturering er deaktivert. Det vil fortsatt være mulig å opprette ordre i systemet. Hensikten med å midlertidig kunne stoppe fakturering er å forhindre at fakturaer blir sendt ut via den nye fakturadistribusjonen før man har satt opp alle innstillinger og maler på den måten man ønsker, og er klar for å sette igang.

 

Maler

Systemet tilbyr flere ulike standardmaler som kan brukes til både utskrift og PDF-generering av ordre og fakturaer. Ved fakturering genererer systemet automatisk en PDF som er basert enten på den aktuelle standardmalen for klienten, eller på hvilken regel som er definert for den aktuelle kunden. For ordre velger man mal når man laster ned eller sender ordren via epost.

Dersom man ønsker å forandre på en av standardmalene så gjøres dette ved at man først markerer malen som skal endres på, og deretter klikker på «Last ned». Vi anbefaler bruk av OpenOffice Writer som mal-editor dersom det er større endringer som skal gjøres i malen, men malene er kompatible med de fleste tekstbehandlingsprogrammer som støtter ODT-formatet, som f.eks. Microsoft Word, ved behov for mindre endringer.  

 

Tilpasse en faktura- eller ordremal – steg for steg

  1. Velg en av systemmalene som ligger tilgjengelige.
  2. Velg «Last ned» for å lagre en kopi av denne malen lokalt på din maskin. Denne kopien kan tilpasses og lastes opp igjen som en ny versjon av malen.
  3. Sett inn logo fra en bildefil direkte i malen, om ønskelig.
  4. Gjennomfør øvrige endringer: Legg til/fjern felter fra malen, endre på fargeoppsett etc
  5. Tilgjengelige felter som kan brukes ved tilpassing av ny mal finner man under knappen «Felter» og disse feltene kan enkelt kopieres inn i malen ved å bruke CTRL + C på ønsket felt under «Felter», og deretter CTRL + V direkte i fakturamalen.
  6. Lagre den tilpassede versjonen av fakturamalen lokalt på din maskin.
  7. Klikk Ny for å laste opp den tilpassede malen under Maler.
  8. Klikk på Endre mal-symbolet symbol-endre eller dobbeltklikk på malen for å justere navn, endre standardmal eller sette opp regler for malen. Det er ikke mulig å endre på systemmalene.
  9. Klikk på Slett-symbolet symbol-slett for å slette en tilpasset mal. Det er ikke mulig å slette systemmalene.

 

Regler

regler

Alle tilpassede maler kan bli konfigurert til å automatisk bli brukt når en faktura oppfyller ett eller flere kriterier som er satt opp under Regler. Tilgjengelige regler er Land, Språk, og Kunde.

Land: Ved valg av et spesifikt Land vil malen bli brukt ved utskrift av fakturaer som tilhører kunder der dette landet er satt opp på kundekortet i CRM.

Språk: Ved valg av et spesifikt Språk vil malen bli brukt ved utskrift av fakturaer som tilhører kunder der dette språket er satt opp på kundekortet i CRM.

Kunde: Her kan man legge inn spesifikke kunder som malen skal gjelde for. Når man har lagt inn en kunde på en mal, så behøver man ikke å sette opp regler for verken språk eller land.

 

Epost

NB: Dette er en ekstratilgang som må bestilles via InStore.

Her kan man legge inn tekstmaler som benyttes ved fakturadistribusjon via epost. Man kan ha en egen mal per språk som blir benyttet. Man kan f.eks. ha en epostmal for norske kunder, der teksten er på norsk, og en mal for engelsktalende kunder der teksten er på engelsk. Systemet velger mal automatisk basert på «fakturaspråk» under innstillingene på kundekortene i CRM. Malen kan bygges opp av vanlig tekst, i kombinasjon med «flettefelter» som blir erstattet av informasjon fra aktuell faktura ved distribusjon. F.eks. så vil flettefelt «DueDate» bli erstattet med den faktiske forfallsdatoen for den aktuelle fakturaen.

 

Legg til en epost-mal for fakturadistribusjon

Vi bruker engelsk språk som utgangspunkt for eksempelet under.

  • Navn: Gi epost-malen et navn, f.eks. «Engelske kunder»
  • Språk: Velg hvilket språk epost-malen skal gjelde for («fakturaspråk» på kundekortene) – Her setter vi Engelsk
  • Emne: Legg inn overskrift. Det er mulig å bruke «flettefelter» også i emnefeltet. Eksempel på emnefelt for engelske kunder: Invoice {Number} from {Supplier.Name}

Tilgjengelige «flettefelter» som kan brukes i epostmalene vises til høyre i skjermbildet. Klikk en gang på ønsket felt, kopier, og lim inn på ønsket sted i tekstmalen.

 

Eksempel på engelsk epostmal med bruk av flettefelter:

Hi {Customer.Contact.Name}.

Attached you will find invoice no {Number}, due {DueDate}.

Should you have any questions regarding this invoice, please email us at {Supplier.Contact.Email} or call {Supplier.Contact.Phone} as soon as possible.

Best regards,

{Supplier.Name}

 

Epost-konto

Som standard så vil systemet distribuere epostfakturaer via en systemkonto med adresse «noreply@invoice.24sevenoffice.com». Under innstillinger for Epostkonto kan man legge inn en egen epostkonto og sende ut fakturaer via denne kontoen i stedet for systemkontoen. Epostkontoen som legges inn her blir automatisk gjeldende for alle brukere i klienten ved distribusjon av faktura via epost.

epost-konto

Innstillingene består av følgende felter:

Kontonavn: Her legger man inn navn på kontoen, f.eks. «Faktura-mail»

 

Brukerinformasjon

Navn: Her legger man inn det navnet som man ønsker skal vises for epostmottakeren (i «Fra-feltet»), f.eks. «Fakturaavdelingen» eller «Bjørn Bjørnsen».

Epostadresse: Her legger man inn den epostadressen som skal brukes til fakturautsendelser.

 

Påloggingsinformasjon

Brukernavn: Her legger man inn brukernavnet til epostkontoen. Denne informasjonen kan fås av epostleverandør.

Passord: Her legger man inn passordet til epostkontoen. Denne informasjonen kan fås av epostleverandør.

 

Serverinformasjon

Server for utgående epost (SMTP): Her legger man inn adressen til den SMTP-server som systemet skal bruke til utsendelse av epost. Denne informasjonen kan fås av epostleverandør.

Port for epost (SMTP): Her legger man inn portnummer som skal brukes til utsendelse av epost. Denne informasjonen kan fås av epostleverandør.

Bruk kryptert tilkobling: Her velger man ønsket krypteringsnivå. Denne informasjonen kan fås av epostleverandør. Man kan velge «Bruk automatisk kryptering SSL/TLS» for å la systemet automatisk sette nivå.

 

Skrivere

Det er mulig å benytte seg av cloud printing/«ePrint» i systemet – «CloudPrint» er en av de nye distribusjonsmetodene som kan defineres i et distribusjonsløp. Cloud printing innebærer kort forklart at man sender et dokument til en epostadresse som er koblet opp mot en fysisk skriver, og at dokumentet automatisk blir skrevet ut når skriveren mottar dokumentet via epost. Under menyen Skrivere kan man legge inn epostadresser som er konfigurert på skrivere med cloud print-støtte for å deretter enkelt kunne velge utskrift av faktura via disse skriverne som en distribusjonskanal ved fakturering.

 

Distribusjonsløp

Distribusjonsløp er et sett med regler for hvordan systemet skal behandle en faktura når den skal distribueres. Løpene kan legges opp basert på enten Land eller kunde/kundegruppe.

Systemet har et standardløp som vil være gjeldende for alle kunder, dersom man ikke legger inn egendefinerte distribusjonsløp. Standardløpet vil i første omgang prøve å distribuere en faktura som EHF, ved å ta en kontroll mot ELMA-registeret og sende EHF dersom mottaker er registrert. Dersom mottaker ikke er registrert i ELMA-registeret, vil systemet sende faktura som Epost med PDF-vedlegg. Skulle epostadresse ikke være registrert på faktura, blir den i stedet automatisk skrevet ut og sendt i posten av 24SevenOffice sin samarbeidspartner (metode «AutoPost»). 

Hvis man ønsker at noen kunder skal behandles forskjellig fra standardregelen så må det settes opp et nytt distribusjonsløp.

Eksempel: Dersom man har kunder som krever å motta faktura på EHF-format, så kan det være lurt å legge opp et eget distribusjonsløp for EHF-kunder – som kun inneholder distribusjonsmetode «EHF». Videre legger man inn samtlige kunder som krever EHF-faktura som mottakere i det nye distribusjonsløpet.

Man oppretter nye distribusjonsløp på følgende måte:

  • Klikk Legg til for å opprette et nytt distribusjonsløp
  • Gi løpet et navn, i vårt eksempel «Kun EHF»
  • Sett opp prioriteringene ved å dra og slippe ønsket distribusjonsmetode på ønsket prioritetsnivå i regelhierarkiet. I vårt eksempel plasserer vi «EHF» som 1. og eneste prioritet. 
  • Gå til fanen Mottakere og velg hvilket Land, alternativt hvilke kunder / kundetyper, som distribusjonsløpet skal gjelde for. Kunder legges til enkeltvis.
  • Viktig: Det er et prioritetsnivå også i listen over Distribusjonsløp til venstre i skjermbildet. Man bruker knappene med PIL OPP og PIL NED for å flytte de ulike distribusjonsløpene opp eller ned i hierarkiet. Distribusjonløpet som ligger i toppen av listen blir brukt først, og deretter videre nedover. Standardløpet ligger i bunn av listen, for å fange opp alle kunder som ikke innefattes av øvrige distribusjonsløp.

Når distribusjonsløpene er satt opp, vil systemet distribuere en faktura automatisk etter gjeldende distribusjonsløp forutsatt at Distribusjonsmetode «Automatisk distribusjon» er definert på en faktura.

Distribusjonsmetodene som kan brukes i et Distribusjonsløp er: 

Elektronisk faktura (EHF)
Elektronisk Handelsformat – norsk standardformat for elektronisk fakturering mellom bedrifter. Formatet er obligatorisk for elektronisk fakturering i staten.

Epost
Fakturaen sendes via epostkontoen som er satt opp under innstillinger for Epost, med faktura-PDF vedlagt. Teksten i selve eposten som blir sendt, blir styrt av Epostmaler under innstillinger for Epost. 

 

e-Faktura

 

Du kan plassere Efaktura i ditt distribusjonsløp. Denne funksjonen ligger tilgjengelig for alle. Du kan også legge til PDF-vedlegg ved fakturaen.

Efaktura erstatter også vipps Faktura. Hvis du ønsker å motta fakturaer i vipps-appen, så går du inn på Profil – Betalingsvalg. Velg «Efaktura i nettbank og apper, og aktiver «alltid vipps eFaktura».

CloudPrint
Automatisk utskrift via egendefinert cloud print-kompatibel skriver – krever at man legger inn en skriver under innstillinger for Skrivere.

AutoPost
Faktura-PDF blir skrevet ut og postlagt av samarbeidspartner til 24SevenOffice, sammen med eventuelle PDF-vedlegg som er lastet opp på fakturaen under knappen Vedlegg i fakturabildet. Dersom en faktura skulle bli sendt via AutoPost ved en feil, og man ønsker å stoppe fakturaen, så må dette gjøres
senest 1 time etter de er sendt ved å ringe direkte til vår leverandør Apix sin servicedesk på: +358 9 4289 1324.

24SevenFinans
Forutsetter avtale med 24SevenFinans. Selg faktura til 24SevenFinans, få penger på konto i løpet av 24 timer – og automatisk bokføring i 24SevenOffice – Fakturaene der «24SevenFinans» er valgt, blir automatisk kredittvurdert og solgt i det du fakturerer. 24SevenFinans tar det videre ansvaret for fakturaen, inkludert kredittrisikoen, utsendelse og oppfølging som purring og inkasso, hvis det blir behov for dette. 

 

For priser og villkår, klikk her.

For oversikt over nye funksjoner i fakturadistribusjonen, klikk her.

 

Ved spørsmål eller behov for mer informasjon, kontakt vår kundeservice på support@24SevenOffice.com