Intro Ordre, Faktura og Purring

Ser du etter informasjon om Fakturadistribusjon? Klikk her.

 

Ordre/fakturamodulen i 24SevenOffice er bygget opp på den måten at det er et dashboard til fakturamodulen øverst i menyen til venstre, der du kan se oversikten med grafer over salgsinntekter , ordreverdier, mest solgte produkter, og lignende. Videre kan du klikke deg inn på Ordrebehandling for å opprette ny ordre/faktura. Ordrelisten og fakturalisten gir en oversikt over henholdsvis ordrer i ulike ordrestatuser og fakturaer, mens Distribusjon gir en detaljert oversikt over status på distribusjonen av hver enkelt faktura og kreditnota.

Noen firmaer har mange ansatte som kun jobber med fakturering, mens andre firmaer kan ha en ansatt som fakturerer litt i tillegg til mange andre arbeidsoppgaver. Det er uansett viktig at en person har ansvaret for oppsettet og innstillingene som settes opp i forkant. Når du skal fakturere, må du blant annet vite at riktige produkter er lagt inn, at produktene er satt opp riktig i forhold til momstyper og kontoer i kontoplanen, at riktig fakturamal er valgt slik at fakturaen får riktig utseende ved distribusjon, at distribusjonsløpet er konfigurert med riktige distribusjonsmetoder, og så videre.

Når en faktura har forfalt, kan du videre benytte deg av purremodulen for å sende ut purringer, inkassovarsel eller overføre til inkasso. Dersom du ønsker å slippe å gjøre purrejobben selv, kan vi anbefale en integrasjon mot Hokas eller Intrum Justitia som tar seg av dette for deg.

 

Hva bør jeg tenke på for å komme i gang med fakturamodulen?

  • Legg inn kunder/leverandører enten ved hjelp av import, eller ved å legge de inn manuelt. Vi anbefaler bruk av BizDex for å legge inn en og en bedrift for å sikre at oppdatert informasjon fra Brønnøysundsregistrene blir lagt inn. Dersom kundene som skal faktureres allerede ligger inne, sjekk at firmainformasjonen til kunden er oppdatert så informasjonen på fakturaen blir riktig.
  • Legg inn produkter enten ved hjelp av import av produkter og produktkategorier, eller legge produktene manuelt inn i produkthåndteringen.
    • Sette opp regnskapsår.
    • Gå over kontoplanen. Dersom du har behov for å benytte deg av en annen kontoplan enn standard norsk kontoplan, kan du importere en egen kontoplan. Det må i så fall gjøres før noen fakturaer eller regnskapsbilag føres i klienten.
  • Gå gjennom innstillingene i fakturamodulen.
    • Gå gjennom Distribusjonsinnstillingene.
    • Firmainnstillingene må settes opp for å få riktig informasjon på utgående fakturaer. Husk å legge inn organisasjonsnummeret med MVA bak dersom kunden er registrert i MVA-registeret. For å kunne sende elektronisk faktura (EHF) må dette også være på plass.
    • Ordreinnstillinger bør også gåes gjennom før du begynner å opprette ordre/fakturaer i forhold til avrundinger, betalingstid, fakturagebyr, samlefaktura, og så videre.
    • Gå gjennom fakturamaler under Maler. Det ligger et sett med ordremaler og fakturamaler i 24SevenOffice, men dersom du har behov for å gjøre justeringer på noen av disse for å tilpasse til ditt firma, kan du gjerne kontakte konsulentavdelingen vår på konsulent@24SevenOffice.com og de vil bistå med dette.
    • Sett opp standard Distribusjonsløp. Se distribusjonsinnstillinger for mer informasjon.
  • For å kunne sende faktura på e-post må følgende to ting gjøres:
    • Legg inn e-post konto i e-postmodulen i 24SevenOffice for å kunne sende ut e-post, og for å koble e-postene du har sendt til kunder opp mot kundekortet i CRM.
    • Legg inn faktura e-postadresser til kunder for å kunne sende faktura på e-post. Dette gjøres på innstillinger-fanen på kundekortet i CRM.
  • Gå gjennom oppsett. Her kan du velge hvilke felter som skal vises idet det opprettes en ordre/faktura, for at det skal bli mest mulig tilpasset firmaets bruk. Du kan også velge hvilke felter som skal vises i ordrelisten og fakturalisten.

 

Hva bør jeg tenke på for å komme i gang med purremodulen?

  • Ønsker du å sende ut purringer selv, eller vil du la Hokas eller Intrum Justitia gjøre jobben for deg?
  • Dersom du velger å sende ut purringer selv, gjør en vurdering på hvordan innstillingene til purring skal være. Ønsker du å sende ut purringer som ser ut som fakturaen, eller som en saldoliste, vil du sende ut en eller to purringer før inkassovarsel, hva skal purregebyret være på, og så videre.