Ordrebehandling

Når en har valgt Ordrebehandling vil en komme inn i bildet for å opprette en ny ordre/faktura. I tillegg til venstremenyen som er generell for Fakturamodulen har du nå fått opp en ny meny som er inndelt i handlinger, søk, distribusjon og hjelp. Dette bildet er det samme man kommer til dersom man dobbeltklikker på en ordre i Ordrelisten eller faktura i Fakturalisten.

Economy_OrderInvoiceReminder_OrderProcessing1

 

Ny
Dersom du allerede har en ordre oppe og ønsker å opprette en ny ordre, klikker du på dette valget. Merk at dersom du har gjort endringer i ordren som allerede var i dette bildet, må du lagre før du klikker på Ny.

Søk
Her kan du søke opp tidligere ordre og fakturaer i stedet for å gå til Ordre- eller Fakturaliste og søke dem opp der.

Lagre
Dette er knappen for å lagre ordren. Merk at dersom ordrestatus står som “fakturér” vil ordren ved lagring bli fakturert og bokført.

Fakturer
Uavhengig av hva som står i ordrestatus-feltet vil fakturaen nå bli fakturert og bokført.

Kopier
Gir deg muligheten til å kopiere den ordren som du har hentet opp enten via søk-knappen, eller via Ordre- eller Fakturaliste.

Kreditnota
Dersom du har åpnet en faktura fra enten Fakturaliste eller Søk vil du nå ha mulighet til å klikke på dette menyvalget og opprette en kreditnota. En vil da se at beløpet i sum står som negativt tall, det har kommet på en tekst med “kreditnota for faktura xxx” og ordrestatus er satt til “kreditér”. En må avslutte med å klikke på lagre for å opprette kreditnotaen.

Slett
Hvis man har åpnet en ordre som på et tidligere tidspunkt er lagret, vil man nå kunne klikke på dette valget for å slette ordren. Merk at dette ikke er mulig for fakturaer som pga regnskapsmessige årsaker må krediteres.

Avansert
Dersom du savner noen felter i oppsettet, vil du under dette menyvalget alltid finne de ulike feltene og innstillingene for hver spesifikke innstilling. Dette menyvalget er delt inn i følgende kategorier;

  • Ordreinformasjon; ordrenummer, ordrestatus, ordredato og vår referanse
  • Fakturainformasjon; fakturanummer, fakturadato, kommentar (internt bruk), fakturatekst (eksternt ut til kunden), betalingstid og betalingsmåte
  • Kundeinformasjon; kunde, org nr, adresse, postnummer, poststed, by, fylke, land og kundereferanse
  • Leveringsinformasjon; kunde, adresse, postnummer, poststed, by, fylke, land, leveringsdato, telefon, leveringsmåte og alternativ
  • Attesteringsinformasjon; kundenummer og adresse
  • Beregning av pris; inkl MVA, type salg, prisliste og øreavrunding
  • Fakturagebyr; aktiver, grense og beløp
  • Faktura koblinger; avdeling, prosjekt, salgsmulighet, kampanje, produksjonsansvarlig, produksjonsnummer og referansenummer
  • Valuta; hvilken valuta og valutakurs
  • Regnskap; periodisering og dimensjoner
  • Distribusjon; distribusjonsmetode, distributør og faktura epost.

Economy_OrderInvoiceReminder_OrderProcessing2

 

Logg
Historikk over hva som er gjort med ordren tidligere.

Produkter
Gjør det mulig å søke opp produkter og opprette nytt produkt. Ved et klikk på ikonet med kikkerten kan man søke basert på produktnummer, navn, EAN nummer, beskrivelse, kategori, leverandør, leverandørens produkt nr, leverandørens varekode og leverandørens produktnavn. Dersom du i søkefeltet skriver inn * etterfulgt av teksten du ønsker å søke på vil den søke etter produkter som inneholder teksten som er skrevet inn. En kan legge produkter til ordren ved å dobbeltklikke på dem blant søkeresultatene.

Hurtigtaster når man står i produktsøk:

END: Legger til produkt i ordre
HOME: setter cursor i søk.
ENTER (i editmodus): legger til produkt og setter cursor i neste rad
ENTER (IKKE I editmodus) : Legger til produkt.
ARROW UP(i editmodus):  Beveger seg OPP i listen og beholder editmodus
ARROW DOWN (i editmodus) : Beveger seg NED i listen og beholder editmodus
TAB og shift + TAB(i edit modus): Beveger seg frem og tilbake i produktlisten.
PAGE DOWN: Hopper ned i varer lagt til i ordren.

Hurtigtaster i handlekurven (når man har lagt til produkter på ordren):

Page UP: Setter cursor opp i søkefelt på produktsøk.
Mouse Click: Setter cursor i editmodus
Shift + C : kopierer produktlinje
ENTER: Går inn I editmodus I produktlinjen
Shift + N: Legger til ny produktlinje
ARROW DOWN: Legger til ny linje hvis man står i siste linjen av produkter som er lagt til.

Hurtigtaster i Produktsøk Søkefelt:

ENTER: Søker opp varer og setter cursor i første rad med produkter som blir funnet. Hvis ingen treff settes cursor tilbake i søkefelt og markerer hele feltet.
PAGE DOWN: Hopper ned i liste med produkter som er søker frem.

Kunder
Gir en mulighet til å søke opp kunder og opprette nye kunder. Avansert søk ved klikk på kikkerten gir mulighet for å søke basert på navn, kundenummer, org nr, telefon, adresse, by, postnummer og poststed. Kunden legges til ordren ved å dobbeltklikke på søkeresultatet.

Skriv ut
Når en ordre er åpnet, lagret eller fakturert vil en få opp muligheten til å skrive ut.

Send
Gjør at fakturaen kan sendes per epost.

Skriv ut/send
Alle distribusjonsmetoder vil bli basert på PDF. Når en ordre blir fakturert, vil en PDF bli generert og denne vil da bli benyttet både for å sende fakturaen per epost og for utskrift av fakturaen. Dette er for å forsikre seg om at dokumentet er identisk uavhengig av hvilken distribusjonskanal som benyttes ut mot kunden. Hvis flere fakturaer skrives ut samtidig, vil de bli ført inn i samme PDF-fil slik at man kun trenger å skrive ut én fil. Det Active X-baserte utskriftsobjektet KPprinter vil bli avviklet og erstattet av PDF-maler, for de som ikke krever giroblankett vil HTML-malene fremdeles være tilgjengelige.

 

Hvordan opprette en ordre/faktura?
Når en ny ordre opprettes kan en enkelt velge en kunde ved å klikke i det hvite feltet for kunde, begynne å skrive inn kundenavnet og bruke piltast nedover for å komme seg til riktig kunde og deretter klikke på Enter-tasten. De øvrige feltene vil fylle seg ut etter hva som er av informasjon og innstillinger på kundekortet. For å legge til produkter, i stedet for å bruke menyvalget for dette, kan man enkelt klikke i kolonnen «Navn» på den første blanke linjen i «handlekurven» og begynne å skrive inn produktnavn eller produktnummer og bruke piltast ned og enter-tasten for å velge produktet. Om du her skriver inn * etterfulgt av en tekst vil den søke etter produkter med produktnavn som inneholder teksten som er skrevet inn. Dersom man skal endre på noen av verdiene i de øvrige kolonnene på produktlinjen kan en klikke på «tab»-tasten for å navigere seg videre til disse feltene. Tekstlinjer i ordren legges inn ved å skrive en tekst i navn-kolonnen og klikke enter. Om teksten skal bli uthevet klikker du så på tekstlinjen og deretter på den tykke b-en. Ordrelinjer kan slettes ved å markere den og deretter klikke på enten «delete»-tasten eller papirkurven nede i venstre hjørne.

Hvordan opprette en faktura uten mva og hvordan du setter typesalg direkte i fakturaen, kan du lese på en egen side her.

 

Periodisering av ordre

For informasjon om periodisering av ordre/faktura, se her.

 

Øvrig informasjon

  • Det er mulig å sette opp periodisering og dimensjoner både for en hel ordre og for enkelte produktlinjer. Dersom det skal settes opp for kun enkelte produktlinjer må kolonnene for dette være lagt til i Oppsettet. (Link til Oppsett).
  • Ved høyreklikk på en produktlinje i handlekurven kan man velge om produktet skal være synlig eller usynlig på utskriften, samt se produktkortet og produktstatus.
  • Til høyre for handlekurven finner en totalbeløp og detaljer rundt innpris, indirekte kostnad, dekningsgrad og dekningsbidrag for denne ordren.

 

Provisjon

Egen side om provisjon finner du her.