Purring

Du finner denne modulen under Fakturering -> Purring (i venstremenyen).

Første gang du åpner modulen, får du mulighet til å velge hvilken modul du ønsker å bruke:

Forklaring:

24SevenOffice Standard: Standard purremodul, som kan benyttes f.eks. dersom du ønsker integrasjon med Intrum Justitia på purre- og inkasso-delen. Hjelpefiler for denne modulen fortsetter etter dette avsnittet.

ESP Purring: En purretjeneste og modul som leveres i samarbeid med ESP Credit Management, som gir kunder gratis tilgang til ESP sitt purresystem.

De eneste kostnader som tilkommer er ved automatisk utskrift og sending av purring via post. Prisen følger den vanlige prisen for distribusjon av fakturaer.

Løsningen kan benyttes sammen med de fleste inkassosystemer så du trenger ikke bytte leverandør selv om du går over på denne løsningen.

Løsningen er helintegrert og du trenger ikke gjøre noe utover å aktivere tjenesten for å komme i gang.

Klikk her for å se en videopresentasjon av løsningen og for mer informasjon.

 

Skulle du senere ønske å gå tilbake til 24SevenOffice sin løsning er det selvfølgelig mulig;

Når du står i visningen «Purring – Inkasso», har du en fane som heter Informasjon. Klikk på denne, og klikk på «Velg modul for Purring» for å komme tilbake til modulvelgeren for Purring:

 

Dersom du bruker 24SevenOffice Standard Purring og ønsker å bytte til ESP, finner du den samme knappen plassert nede i høyre hjørne av skjermbildet:

 

 

Purring (24SevenOffice Standard)

I innlegget under beskriver vi modulen Purring (24SevenOffice Standard). For informasjon om den andre purremodulen i 24SevenOffice – ESP Purringklikk her.

Du finner denne modulen under (utvidet meny-knapp i hovedmeny) -> Økonomi -> Purring, samt under Fakturering -> Purring (i venstremenyen).

Purringsmodulen gir en oversikt over fakturaer som ikke er betalt i henhold til Forfallsdato. Man kan her velge om disse skal sendes ut som en purring eller direkte til inkasso.

 

 

Før du tar i bruk purremodulen må du sette opp ønskede innstillinger. Se egen hjelpeside om innstillinger.

Purreprosessen
Purringmodulen består av flere faner/statuser som vist under:

  • Liste: alle fakturaer som overskrider forfallsdato havner først under liste
  • Purring #1: fakturaer som skal purres for første gang blir overført hit
  • Purring #2: fakturaer som skal purres for andre gang blir overført hit
  • Inkassovarsel: Etter at man har purret og enda ikke fått inn betaling kan kan velge å sende denne til inkasso varsel for å gi kunden en siste mulighet til å betale.
  • Til overføring: går til inkasso dersom inkassovarsel ikke betales.
  • Rentenota: det kan genereres en rentenota på en faktura som betales for sent.

Disse fanene/statusene vil variere avhengig av innstillinger man har gjort på forhånd.

Dersom en faktura ikke betales i henhold til forfall + antall postdager så vil fakturaen havne på Liste. Listen under gir en oversikt over fakturaer som ikke er betalt og man kan velge å endre status til Purring #1, #2 osv. Hvilken status man kan endre til avhenger av hvilke innstillinger man har gjort. Husk at postdager alltid blir lagt til på alle statuser, siden postgangen gjelder for dem alle.

Man kan dobbeltklikke på fakturaen og få opp selve bilaget. Her kan man se etter forfallsdato for så å kunne endre status. Merk at de fakturaene som er markert helgrå (f. eks. faktura nr 95), ikke er lov å endre status på fordi den ikke har ligget i liste nok antall dager i forhold til hva som er satt opp under instillinger.

Man kan også legge til et notat dersom det er ønskelig. Klikk da på arket til høyre for fakturaen.

PS: Ved en integrasjon med Intrum Justitia (Intrum Justitia-avtale) vil fanen «Til Overføring» være tilgjengelig. Ved overføring fra Liste til «Til overføring» vil purringer som er under behandling hos Intrum være merket med grå bakgrunn. Når innbetaling er mottatt og reskontroen er oppdatert (Poster lukket) vil purringen blir borte fra Purremodulen.

NB! Ved eventuelle tapsføringer der en Intrum Justitia-avtale er aktiv, skal tapsføringen gjøres via bilagsregistrereren og bilagslinjene som ikke skal sendes over til Intrum markeres med ikon lengst til høyre på bilagslinjene. (Dette for at ikke tapsføringen oppfattes av Intrum som mottatt betaling).

Economy_OrderInvoiceReminder_Reminder1

NB! Informasjonen i bildet over er ikke reell.

 

Dette vinduet viser en oversikt over alle fakturaer som ligger under Liste, det vil si de fakturaer som har gått over forfallsdato. Dersom man dobbeltklikker på en faktura i listen så får man opp bilagsføringen for denne fakturaen. Her kan man blant annet se forfallsdato, som man benytter for å finne ut om en faktura skal sendes til purring.

Føringer som er røde i Liste, er (-)beløp som ikke kan purres. Føringer som er tykk skrift og røde, er 0 beløp som heller ikke kan purres. Disse ligger i Liste pga ikke-koblede poster i reskontroen.

Man kan skrive ut og/eller sende purringer via e-post under under den enkelte fane. Man kan skrive ut en og en, ved å klikke på utskriftsikonet til høyre for purringen. Eller man kan huke av flere og trykke på utskriftsikon eller Send e-post-knapp nederst i vinduet.

De fakturaer som skal gå til inkasso overføres først til Inkassovarsel for å gi kunde et inkassovarsel. Dersom fakturaen nå skal gå til inkasso, endrer man status «Til overføring».

 


Rentenota

Rentenota er påløpte renter etter forfallsdato på en faktura og fram til fakturaen er betalt.

Inne på purreinnstillingene under Administrasjon – Innstillinger – Økonomi – Ordre/faktura – Purring, så kan man sette opp innstillinger for rentenota. Feltene for det er rentenotarente, rentenotagrense og kontonummer som rentenota rente skal føres mot. Rentenotarente er rentesatsen man ønsker å benytte. I tillegg så er det et kommentarfelt hvor man kan legge til kommentar som skal stå på rentenotaer.

Rentene vil starte å påløpe direkte etter forfallsdato. Dersom man setter rentenotagrensen til å være 100kr, så vil det si at når det har påløpt renter på 100 kroner eller mer, så dukker det opp en rentenota i fanen rentenota i purremodulen automatisk, men de dukker ikke opp der før fakturaen er betalt. Dersom samme kunde har flere fakturaer med renter som har påløpt, så vil også renter under rentenotagrensen dukke opp i rentenotafanen dersom fakturaene samlet kommer på 100kr eller mer.

For å lage en ordre av rentenotaen, klikk i avhukingsboksen på høyresiden, og klikk på endre status. Man finner igjen rentenotaen på ordrelisten, og kan fakturere den derfra.

 

NB! Det finnes en egen lov for hva som er maks prosentsats på rentenota rente. Dette må dere selv sjekke opp så det blir riktig. Denne satsen endres hvert halvår eller hvert år.

 

Dersom du ønsker å slippe å gjøre purrejobben selv, så kan vi anbefale en integrasjon mot Hokas eller Intrum Justitia.