Sende Elektronisk Faktura (EHF)

Komme i gang med utsendelse av elektronisk faktura

For å sende elektronisk faktura, så finnes det ingen oppstartskostnad. Du betaler kun per elektronisk faktura som sendes ut, se priser her.

 

Aktivere distribusjon av faktura i 24SevenOffice

Du må aktivere distribusjon av faktura i 24SevenOffice. Gå til Innstillinger i fakturamodulen, og knappen Oppsett. Vi anbefaler at du går i gjennom sjekklisten på denne siden før du klikker Aktiver.

oppsett-meny

Klikk deretter på knappen Aktiver for å ta den nye fakturadistribusjonen i bruk.

Du bør deretter sette av et par minutter til å konfigurere Distribusjonsinnstillingene i klienten. For at du skal kunne sende EHF må dette være definert som en av bedriftens distribusjonsmetoder. Gå til knappen «Distribusjonsløp» under fakturainnstillingene for å sette opp hvilke metoder din bedrift ønsker å benytte seg av til utsendelse av faktura.

 

Informasjon om kundene som må være på plass 

Før du kan sende ut elektroniske fakturaer, så må også følgende ting være på plass først:

 

1. Gå inn på Fakturering – Innstillinger – Firmainnstillinger.

•  Organisasjonsnummer: Her skal det ligge et organisasjonsnummer på totalt 9 siffer, f.eks. 987654321. Ingen mellomrom mellom sifrene. I tillegg skal benevnelsen «MVA» stå bakpå, dersom bedriften er MVA-registrert, eksempel: 987654321MVA.

•  Adresse med gyldig postnummer og poststed må være fylt ut

•  Det må være definert et bankkontonummer på totalt 11 tegn, ingen punktum eller mellomrom er tillatt

•  Dersom dere har fylt ut IBAN, må også SWIFT-nummer være fylt ut, hvis ikke må begge utelates.

 

2. Riktig organisasjonsnummer må være registrert på kundekortet til kunden du skal fakturere. Riktig format på orgnr er 9 siffer, uten mellomrom, og det skal ikke stå MVA bak. Søk opp kunden i CRM, og skriv inn organisasjonsummeret til kunden i Org.nr-feltet dersom det ikke er gjort allerede. Et tips er å benytte søket i Enhetsregisteret fra CRM når du legger inn nye kunder, på den måten legges informasjonen inn riktig fra Enhetsregisteret, og du kan være sikker på at organisasjonsnummeret blir lagt inn riktig.

 

3. Kunden må være registrert for mottak av elektronisk faktura i ELMA-registeret. Du kan søke opp om kunder er registrert i ELMA-registeret på denne siden: http://www.anskaffelser.no/verktoy/mottakere-i-elma

 

 

Sende elektroniske fakturaer

For å kunne sjekke hvilken distribusjonsmetode som er satt opp automatisk på kunden når du skal opprette en ordre/faktura, så gjør du det ved å gå til Oppsett i Fakturamodulen. Gå til valgt mal under Ordrebehandling, og legg til Distribusjonsmetode ved å klikke og dra de over fra Tilgjengelige felter og over i en av informasjonsboksene med ordrefelter, som for eksempel Kundeinformasjon som vist under her.

EHF5

Når du så oppretter ordren/fakturaen, så ser du hvilken distribusjonsmetode som er valgt, og kan eventuelt endre denne på hver enkelt ordre før du fakturerer. Resten av fakturaen oppretter du som vanlig og fakturerer som vanlig.

EHF4