Sjekkliste ved aktivering av fakturadistribusjon

Overgangen til den nye fakturadistribusjonen i 24SevenOffice innebærer store endringer i måten fakturaer blir distribuert på, samt hvordan fakturaer og ordre blir seende ut ved distribusjon. Vi anbefaler derfor alle våre brukere å lese seg opp på nyhetene i systemet på denne siden, samt til i gå i gjennom de nye Distribusjonsinnstillingene – før den nye fakturadistribusjonen tas i bruk.

Under har vi laget en liste over 5 punkter som vi anbefaler å ha gått i gjennom før man tar den nye fakturadistribusjonen i bruk. Knappen «Deaktiver fakturering» som er tilgjengelig under «Oppsett» i innstillingene kan ved behov brukes til å stoppe eventuelle integrasjoner – eller andre brukere i klienten fra å fakturere, inntil at innstillingene under er på plass.

NB: Husk også at faktureringen må aktiveres igjen etter at innstillingene er satt opp.

 

Sjekkliste – Er disse innstillingene satt opp i tråd med firmaets ønsker

1. Maler: Er det ønskelig å generere fakturaer med systemet sine nye standardmaler, eller bør det lages egne maler med f.eks. logo og andre tilpassinger? 

2. Distribusjonsløp: Fakturaer som settes til Distribusjonsmetode: «Automatisk distribusjon» vil benytte seg av de Distribusjonsløp som er definert under Innstillinger – Distribusjonsløp i klienten. Skal dere benytte dere av distribusjonsløpet som er standard i klienten, EHF -> Epost -> AutoPost, eller er det ønskelig å endre på rekkefølgen eller legge opp helt egendefinerte distribusjonsløp? Dersom dere har kunder som krever å motta faktura på EHF-format, så kan det f.eks. være lurt å legge opp et eget distribusjonsløp med EHF som eneste distribusjonsmetode, og legge inn de aktuelle kundene som mottakere i dette distribusjonsløpet.

3. Skrivere: For å kunne bruke den nye distribusjonsmetoden «CloudPrint», som er en funksjon for automatisk utskrift på egen lokasjon ved bruk av en skriver med støtte for cloudprint/ePrint, så kreves det at man legger inn minst en skriver under innstillinger for Skrivere.

4. Faktura e-post: Planlegger dere å distribuere fakturaer via Epost så kan det være aktuelt å kontrollere at man har tilgang til knappen «Faktura e-post» under innstillingene. I denne menyen vil det være mulig å legge opp egen epostkonto for å kunne distribuere epost via egen faktura-epostkonto i stedet for via 24SevenOffice sin systemkonto. Det vil i tillegg være mulig å definere egne epostmaler per språk som brukes – f.eks. en epostmal for engelsktalende kunder og en for norske kunder. Man kan distribuere faktura via epost også uten å ha aktivert denne innstillingen, men da med en standard tekstmal og via systemet sin standard epostkonto for fakturadistribusjon: «noreply@invoice.24sevenoffice.com».

5. Firma: Dersom man ønsker å kunne sende fakturaer som Elektronisk faktura (EHF) så er følgende felter påkrevd å ha fylt ut korrekt i henhold til EHF-standarden:

– Organisasjonsnummer: Her skal det ligge et organisasjonsnummer på totalt 9 siffer, f.eks. 987654321. Ingen mellomrom mellom sifrene. I tillegg skal benevnelsen «MVA» stå bakpå, dersom bedriften er MVA-registrert, eksempel: 987654321MVA.

– Bankkonto: Bankkonto må legges inn med totalt 11 siffer, det vil si uten bruk av mellomrom eller punktum mellom sifrene.

– Dersom IBAN er fylt ut, må også feltet SWIFT/BIC fylles ut. 

 

Priser og vilkår for fakturadistribusjon er tilgjengelig her.