Hovedside for prosjekter

På denne siden har vi samlet informasjon om det aktuelle prosjektet slik at du med en gang skal få et raskt overblikk på prosjektet i det du åpner det. Du finner bla. en Vegg hvor du kan legge inn beskjeder til dine prosjektdeltakere, en oversikt over oppgaver/avtaler, samt linker til diverse andre funksjoner og rapporter.

ProjectHours_MainpageEachProject1

 

Deltakere
Du kan invitere interne og eksterne prosjektdeltakere til å delta på rettighetsstyrte prosjekter. Alle kontakter som skal inviteres på et prosjekt må være lagret i kundedatabasen din og de må registrere en Community konto for kunne aksessere prosjektene. Grunnen til at man må registrere en Community konto er bla. for at man skal kunne aksessere prosjekter på tvers av 24SevenOffice klienter, og for å gi en bedre oversikt over hvilke prosjekter man har tilgang til.

Invitasjoner

  • deltakeren må være lagret i kundedatabasen din med en e-postadresse
  • invitasjonen blir sendt per e-post til deltakeren med en link til Community
  • invitasjonen må godkjennes via Community
  • dersom deltakeren ikke har en Community konto vil han/henne få opp registreringskjemaet for dette i invitasjonen
  • ved registrering av Community konto kan deltakeren velge hvilket språk som skal være gjeldende for hans/hennes bruker

Autoaksepter
Dersom brukeren allerede har en Community konto registrert mot e-postadressen sin kan du huke av for Autoaksepter. Prosjektet vil da legge seg i hurtiglisten til deltakeren og deltakeren vil automatisk få tilgang til det uten at det sendes ut en invitasjon.

Oppdater
Oppdaterer grensesnittet om dette skulle være nødvendig.

Fjern deltaker
Stenger tilgang for markerte deltakere på prosjektet. For å gi personen tilgang på nytt kan du høyreklikke på deltakerens navn og velge Inkluder i prosjektet’.

Deltakeregenskaper
Ved å markere en deltaker og deretter klikke på Deltakeregenskaper fremkommer en dialogboks hvor du kan endre deltakerens prosjektrolle. Ved å huke av for Autoaksepter endres egenskapene automatisk.

Prosjektroller
I Prosjekter er det Roller som bestemmer hvilke rettigheter en deltaker har i et Prosjekt.
Det finnes 3 Roller som standard i Prosjekt modulen.
1. Prosjektleder (Den som oppretter Prosjektet blir automatisk satt til denne rollen.)
2. Prosjektdeltaker
3. Prosjektobservatør (lesetilgang).
Hver av disse rollene har hvert sitt sett med rettigheter tilknyttet prosjektet.
Om man har behov for flere roller til sine prosjekter kan disse opprettes med utgangspunkt i en av standardrollene.

Opprettelse av rollene gjøres via hovedsiden for prosjekt og kan kun gjøres av personer med administrator rettigheter.

Send e-post til deltakere
Ved å klikke på denne knappen vil det bli generert e-postbilde hvor alle e-postadressene til prosjektdeltakerne er lagt inn. På denne måten kan du enkelt sende e-post til alle prosjektdeltakerne. E-posten vil også bli automatisk koblet til prosjektet. Du kan også høyreklikke på en deltaker og velge Send e-post.

NB! Denne funksjonen krever at du har registrert en e-postkonto i e-postmodulen i din 24SevenOffice klient.

Planlegging & Gantt
Dette er en planlegger for å kunne opprette oppgaver, underoppgaver, milepæler og videre kunne delegere disse på prosjektdeltakerne.

Du kan også legge inn time estimater for å sammenligne dette opp mot registrerte timer og reserverte timer via ressursplanleggeren. Innlagte oppgaver fremkommer automatisk under fliken Gantt etterhvert som du legger dem inn.

Hvordan legge inn oppgaver?
Rotoppgaven vil bestandig være Prosjektets navn. Klikk Ny underoppgave for å opprette den første oppgaven i listen. Når du har opprettet din første oppgave kan du klikke Ny oppgave for å opprette resterende oppgaver.

For å opprette underoppgaver markerer du oppgaven som skal ha en tilhørende underoppgave og klikker Ny underoppgave.

Klikk Ny milpæle for å legge til en milepæle. Milepæler kan ikke ha underoppgaver tilknyttet seg. Oppgavenes startdato bestemmer rekkefølgen i oppgavelisten.

ProjectHours_MainpageEachProject2

 

Hurtigtaster

  • Shift+N = ny oppgave
  • Shift+S = oppretter ny underoppgave for markert oppgave
  • Shift+M = ny milepæle
  • Shift+Enter = Åpner oppgaveskjema
  • Shift+D = sletter markert oppgave
  • Shift+E = åpner felt for å endre navn på markert oppgave
Forklaring til kolonnene
Kolonne Forklaring
Navn Oppgavens navn.
Arbeidstyper Viser arbeidstypen som benyttes dersom det føres timer mot oppgaven. Som standard tildeles oppgaven arbeidstypen som er satt på prosjektet.Dobbelklikk i feltet for arbeidstype dersom du ønsker å endre arbeidstypen på en spesifikk oppgave.Nedtrekksmenyen viser forhåndsdefinerte arbeidstyper som er opprettet via generelle innstillinger(se: Innstillinger for Timeregistrering)
Status Viser oppgavens status. Dobbelklikk på feltet for å endre status på oppgaven. Du kan velge mellom følgende statuser: Ikke startet, Pågående, Fullført og Avbrutt.
Start og sluttdato Viser oppgavens start-og sluttdato. Oppgaven vil som standard få start-og sluttdato i henhold til start-og sluttdato satt på prosjektet. Du kan endre dato ved å dobbelklikke på feltene.
Deltakere Viser initialene til prosjektdeltakere som er linket itl oppgaven. Dobbelklikk på feltet for å legge til deltakere på oppgaven.
Forløper Viser hvilken oppgaven som er forløper til oppgaven dersom det er et avhengighetsforhold. Dobbelklikk på feltet for å legge inn oppgaven som skal være forløper.
Prioritet Viser prioritet satt på oppgaven. Som standard vises denne som Normal. Dobbelklikk på feltet for å endre prioritet. Du kan velge mellom Normal, Lav og Høy.
Estimat og sum estimat I kolonnen Estimat kan du legge inn estimerte timer du tror kommer til å bli brukt på hver enkelt oppgave. Sum Estimat viser samlet estimat på samtlige oppgaver.
Reservert Viser hvor mange timer som er reservert på oppgaven via fanen Ressurser.
Registrert Denne kolonnen viser faktisk antall timer som er registrert på oppgaven via timeregistreringsmodulen.
Gjenværende/Overtid I forbindelse med registrering av timer, forutsatt at prosjektet godtar timeføring på oppgaver, kan man også skrive inn hvor mye antatt tid det er igjen på oppgaven.Dette vil da vises i prosjektplanleggeren både som “Gjenværende” og en beregnet “Overtid”. Prosjektplanleggeren vil da også fungere som en overvåking av prosjektprogresjon.For at det skal fremkomme data i disse kolonnen forutsetter det at det er allokert ressurser på oppgaven med allokerte timer via fanen Ressurser.
Forrige endring Denne kolonnen viser dag, tidspunkt, hvem person og hvilken endring som er blitt gjort på oppgaven.

Rekalkuler estimater
Oppdaterer kolonnen estimater ved å resete alle estimatsummeringer og kalkulere dem på nytt. Summene skal i utgangspunktet stemme, men p.g.a av friheten du har ved innleggelse av estimatene har vi lagt inn denne funksjonen som en ekstra sjekk.

Velg kolonner
Det er mange kolonner i prosjektplanleggeren, og ikke alle vil nødvendigvis være nyttige for alle. Ved å trykke på “Velg kolonner” i verktøylinjen vil man kunne velge hvilke kolonner man vil se.

Det er også mulig å lage sin egen kolonne-rekkefølge, dette gjør du ved å ta tak i kolonne-hodet og dra det til hvor du vil ha det. Denne informasjonen vil bli lagret lokalt vha cookies, med andre ord vil alle planleggere i alle prosjekter som åpnes på den maskinen du sitter på vises på denne måten. Dette er fordi det vil ha en tett sammenheng mellom skjermoppløsningen.

Importer oppgaver
Man kan importere prosjektplan fra et eller flere andre prosjekter. Dette for å gjøre det enklere å lage repeterende prosjekter, og for å gjøre det mulig å operere med en eller flere prosjektmaler.

Når du har valgt hvilke prosjekter du ønsker å importere prosjektplanen fra vil man få spørsmål om hvilke data på oppgavene som også skal bli med, det meste her er selvforklarende men det er verdt å nevne at for at en deltaker på en oppgave skal kunne bli med i importen må deltakeren eksistere i begge prosjekter. Oppgavene som importeres vil automatisk få justert sine start- og sluttdatoer.

Denne beregningen tar hensyn til startdatoene til prosjektene og forsøker å legge oppgavene til å starte og slutte like lenge etter kildeprosjektets startdato som målprosjektet.

Det er verdt å merke seg at det kan bli småjusteringer som må gjøres, spesielt i forbindelse med skuddår.

Ressurser
Ressursallokering er et verktøy for å holde oversikt over tilgjengeligheten av ressurser i firmaet. Innledningsvis vil dette kun gjelde prosjektdeltakere, men på sikt kan dette også være mer generelle ressurser(verktøy, kjøretøy).

Om du har tilgang til denne funksjonen bestemmes ut fra hvilken rolle du har fått i prosjektet og om den aktuelle rollen har tilgang til ressurser.

Hvordan fungerer ressurser?
Måten dette fungerer på er at du setter opp et fast antall tilgjengelige timer i uken for ressursene du ønsker å benytte i ressursallokeringen (kan kun gjøre om du har rettigheter til det).

Deretter angir du hvor mange timer en ressurs skal bruke i en uke på et prosjekt, eller flere. Gjør man dette hele tiden med alle ressursene på alle prosjekter vil man få en god oversikt over hva ressursene skal jobbe med, og når i fremtiden man har ledige ressurser til å jobbe med nye prosjekter.

Hvordan sette opp en ressurs?
Du kan reservere ressurser til et prosjekt hvis de er lagt til som deltakere på prosjektet. Klikk på knappen Ressursadministrasjon i toppmenyen og videre på Legg til ressurs(krever at du har rettighetene til det).

Hvordan bruke ressurser?
I ressurs-skjermbildet vil du se to rader per prosjektdeltaker; en rad med antall timer tilgjengelig (total minus reservert på andre prosjekter), og en med antall timer reservert på prosjektet. Sistnevnte er redigerbar.

For å reservere en ressurs skriver du inn antall timer i kolonnen for uken på ressursen du ønsker å reservere.

NB! Per nå er det ingen begrensninger, om en ressurs blir reservert for mer enn tilgjengelig tid vil det kun vises som negativ tilgjengelighet.

Vis oversikt
Ved å klikke på denne knappen vil du nede i høyre hjørne få en oversikt over estimerte og reserverte timer per oppgave, samt sum totalt reserverte og estimerte timer.

Dokumenter
Her kan du laste opp prosjektspesifikke dokumenter. Prosjektdeltakere som ut i fra sin prosjektrolle har tilgang til Dokumenter vil kunne se og benytte seg av aktuel dokumentasjon.

Dokumenter fungerer på lik måte som filområdet ellers i systemet. Se Filutforsker for ytterligere forklaring.

 

Budsjett

Her kan man på en enkel måte lage et budsjett for prosjektet. Se hjelpefilene for Budsjett for en nærmere forklaring.

 

E-post
Her kan du se mottatt og sendt e-post som er blitt linket til prosjektet fra brukere med tilgang til e-postmodulen i din 24SevenOffice klient.

Dersom du sender e-post via Send e-post funksjonen under fliken Deltakere vil sendte e-post bli automatisk linket til prosjektet.

 

Godkjenning
Her fremkommer alle timer som er ført mot prosjektet og som trenger godkjenning. Du velger om timer som føres mot prosjektet skal godkjennes i det du oppretter prosjektet eller i ettertid via fanen Egenskaper på prosjektkortet. Godkjenning av timer kan også settes som en standard via Prosjektinnstillinger. Marker ønskede timer og klikk Godkjenn eller Underkjenn.

  • Godkjente timer vil nå være tilgjengelig for fakturering.
  • Underkjente timer fjernes fra godkjenningsbildet og blir markert som underkjente(vises med rød bakgrunnsfarge) i ukesoversikten i timeregistreringsmodulen hos de ansatte timene tilhører. For å sende timene til godkjenning i igjen må man via timeregistrereren og Detaljert redigering lagre timene på nytt med event. endringer.

Du kan markere flere timer ved å holde inne Ctrl eller Shift. Den som godkjenner timene kan også gjøre endringer på kolonnene arbeidstype, timer, fakturerbar, pris og kommentar.

 

Fakturering
Prosjektfaktureringen er lagt opp slik at du kan fakturer timer, kostnader eller prosjektet med en fastpris. Det er også mulig å fakturere prosjektet med en kombinasjon av fastpris, kostnader og timer.

For å kunne fakturere prosjektet må du opprette en fakturaplan. Ved å opprette en fakturaplan gir det deg muligheten til fordele faktureringen for et prosjekt over flere perioder, da du kan sette opp flere fakturaplaner på et og samme prosjekt.

Dato satt på fakturaplanen bestemmer også hvilke timer som kan inkluderes i vær enkelt fakturaplan.

Etter du har opprettet en ordre på bakgrunn av fakturaplanen vil fakturaplanen bli låst og det vil ikke være mulig å legge til eller endre fakturagrunnlaget i denne oversikten.

Dersom du må gjøre endringer kan dette gjøres via Søk ordre/faktura eller Ordrestatus under hovedmodulen Økonomi.

ProjectHours_MainpageEachProject3

 

Ny fakturaplan
For å kunne fakturer i fra prosjektet må du opprette en fakturaplan. Klikk Ny oppe i høyre hjørne og spesifiser dato i dialogboksen som fremkommer.

 

Ny fakturaplan – Multikundeprosjekter
Når du oppretter en ny fakturaplan på et Multikundeprosjekt må du velge hvilken kunde fakturaplanen skal gjelde for. I nedtrekksmenyen for valg av kunde vil de kunder du har ført timer mot på prosjektet fremkomme.

 

Fakturering av timer

Etter å ha opprettet fakturaplanen klikker du på Timer . Timer ført mot prosjektet med dato tidligere eller lik datoen satt på fakturaplanen vil da fremkomme i listen.

Marker de timene du ønsker å overføre til fakturagrunnlaget og klikk Overfør og videre Tilbake for å komme til oversikten som nå viser fakturagrunnlaget.

For å opprette en ordre av overførte timer klikker du Opprett ordre – en ordre er nå opprettet på bakgrunn av fakturagrunnlagt med ordrestatus Timer i systemet.

Gå til Søk ordre/faktura eller Ordrestatus under hovedmodulen Økonomi for å sluttfakturere ordren.

 

Fakturering med fast pris
Etter å ha opprettet fakturaplanen klikker du på Fast pris. En dialogboks fremkommer på skjermen hvor du kan søke opp produktet som skal benyttes og videre bestemm antall, innpris, pris og legge til en beskrivelse.

Beskrivelsen settes som standard til produktets navn og dersom du endrer beskrivelsen vil dette påvirke produktets navn slik det fremkommer i ordren og på utskrift.

 

Kostnader
Etter å ha opprettet fakturaplanen klikker du på Kostnader. Kostnader som er ført via timeregistrereren med dato tidligere eller lik datoen satt på fakturaplanen vil da fremkomme listen.

Marker de kostnadene du ønsker å legge til i fakturagrunnlaget og klikk Overfør og videre Tilbake for å komme til oversikten som nå viser fakturagrunnlaget.

For å opprette en ordre av overførte kostnader klikker du Opprett ordre – en ordre er nå opprettet på bakgrunn av fakturagrunnlagt med ordrestatus Timer i systemet.

Gå til Søk ordre/faktura eller Ordrestatus under hovedmodulen Økonomi for å sluttfakturere ordren.

 

Endre fakturagrunnlaget
Høyreklikk på varelinjen for å legge til et annet produkt som skal benyttes i varelinjen eller for å slette varelinjen fra fakturagrunnlaget.

Dersom du sletter varelinjen fra fakturagrunnlaget vil du finne den igjen ved å klikke Timer eller Kostnader i menyen.

 

Arbeidstyper
Alle arbeidstyper opprettes via modulen Administrasjon-Innstillinger-Timeregistrering og Arbeidstyper.

Om du har tilgang til denne funksjonen på prosjektet bestemmes ut fra hvilken rolle du har fått i prosjektet og om den aktuelle rollen har tilgang til arbeidstyper.

Arbeidstyper på selve prosjektet lar deg spesifisere hvilke spesifikke arbeidstyper som skal være mulig å benytte på hvert enkelt prosjekt, samt hvilke priser hver enkelt prosjektdeltaker skal benytte per arbeidstype på hvert spesifikke prosjekt.

Dersom du ikke gjør noen spesifiseringer her vil det være mulig å føre timer mot samtlige arbeidstyper du har opprettet, samt at innlagte standardpriser på arbeidstypene vil være gjeldende.

 

Hvordan velge hvilke spesifikke arbeidstyper som skal kunne benyttes i spesifikke prosjekter
Klikk på prosjektenavnet oppe i venstre hjørne. I skjemaet til venstre kan du nå huke av i avhukingsboksene under kolonnen Bruk i prosjektet og dette bestemmer da hvilke arbeidstyper som skal kunne benyttes i prosjektet(arbeidstyper det ikke er huket av for vil da ikke kunne benyttes i prosjektet).

 

Hvordan overstyre standardpriser på prosjektet
Klikk på prosjektenavnet oppe i venstre hjørne. I skjemaet til høyre kan du nå dobbelklikke på kolonnen Pris for å overstyre standardprisen for hver enkelt arbeidstype.

 

Hvordan overstyre priser per ansatt
Klikk på navnet til den prosjektdeltakeren du ønsker å endre prisen på. I skjemaet til høyre kan du nå dobbelklikke på feltet i kolonnen Pris og videre legge inn spesifikk pris for den ansatte.

 

Egenskaper
Her vil du kunne se og endre alle egeneskapene til prosjektet som i utgangsunktet bestemmes ut i fra hvilke standardinnstillinger du har valgt og event. innstillinger du foretok deg ved opprettelse av prosjektet.

 

Registrer timer på arbeidstype eller oppgave
Bestemmer om timer skal registreres mot arbeidstyper eller oppgaver som er opprettet på prosjektet.

 

Godkjenn timer
Bestemmer om timer som føres mot prosjektet må goskjennes. Dersom dette er valgt sendes timene direkte til godkjenning etter registrering.

 

Prosjektleder
Her kan du legge inn hvem person som skal stå som prosjektleder. En prosjektleder kan velges ut fra interne eller eksterne kontakter.

Prosjektleder som legges inn her har kun den funksjonen at den vises i rapporter som prosjektleder.

 

Deaktiver
Prosjekter du deaktivere vil ikke lenger være søkbare eller vises i prosjektmodulen. Dersom du ønsker å aktivere prosjektet igjen kan dette gjøres via modulen Administrasjon-Innstillinger og Gjenopprett prosjekter.