Innstillinger Prosjekt

Generelle prosjektinnstillinger

Vi skal i denne delen gå i gjennom de innstillinger som brukes for å kategorisere prosjekter samt et par standardinnstillinger i selve modulen som kan være greit å ha på plass før man tar modulen i bruk.

De generelle innstillingene for prosjektmodulen finner vi under Prosjekt – Prosjektstyring – Innstillinger.

 

Prosjektstatus
Det er mulig å sette hvert prosjekt i en status, som ved senere anledning kan brukes som søkekriterie i prosjektrapportene. Status på et prosjekt bestemmer også om prosjektet er mulig å registrere timer på eller ikke. Man kan f.eks. ikke registrere timer mot et prosjekt der statusen ikke er definert som en aktiv status. For å legge inn en ny status klikker man på «Ny», skriver deretter inn navn på statusen, og velger til sist om prosjekter som tildeles denne statusen skal være tilgjengelige for timeføring eller ikke ved å huke av for «aktiv» eller ikke. Lagre.

Pipelines
Avanserte prosjekter har i tillegg til status også en mulighet til å sette en understatus eller fase på prosjektet. Disse legger man inn under «Pipelines».

Prosjekttype
Jobber virksomheten deres flere forskjellige typer av prosjekter kan disse defineres her. Om det så bare handler om å skille mellom interne og kunderelaterte prosjekter så er det ved hjelp av «prosjekttyper» du lettest skiller dem at.

Prosjektserier
Dersom bedriften deres jobber prosjektintensivt og ønsker å bruke ulike nummerserier på forskjellige typer prosjekter så kan dette legges inn under «Prosjektserier». For å legge til en ny serie klikker man på «Legg til ny», fyller ut startnummer på serien under «Lav id», høyest tillatt nummer under «Høy id», og gir deretter prosjektnummerserien et navn. Lagre.

Gjenopprett prosjekt
Her samles alle prosjekter som har blitt deaktivert i prosjektmodulen. Når man deaktiverer et prosjekt, blir prosjektet lagret med bibeholdt data under denne fliken. På denne måten kan man ved behov gjenopprette deaktiverte prosjekter uten tap av informasjon.

Kopier prosjektoppgaver
Her kan du i en håndvending kopiere alle oppgavene, på alle prosjekter du har ansvaret for, over til et nytt år. Systemet vil ta med seg det du ønsker av informasjon videre, slik at du selv velger og kan skreddersy hvordan du skal planlegge det neste året.

Når du har klikket på «Kopier prosjektoppgaver» vil du få opp en liste der du velger hvilke typer oppgavedata du ønsker å kopiere. Neste steg er å filtrere ut hvilke prosjektoppgaver som skal kopieres ved å angi hvilket datointervall oppgavene skal kopieres fra. Har du vært veldig forutseende, og kategorisert oppgaver som har dukket opp underveis på en spesiell måte, kan du velge å ekskludere disse fra å bli med i kopieringen ved å bruke funksjonen «Utelat kategori».

Neste steg er å velge hvor langt fram eller tilbake i tid oppgavene skal kopieres til. I bildeeksempelet under har vi valgt å kopiere oppgavene fra 2016 et år fram i tid, altså til den samme datoen i 2017. Man kan også bruke minustegn foran antallet måneder eller år for å flytte oppgavene tilbake i tid.

Siste steg er å velge hvilke prosjekter som det skal kopieres oppgaver på. Klikk til sist «Kopier prosjektoppgaver» for å starte kopieringen. Når alle oppgaver er kopiert vises en oversikt over hvor mange oppgaver som ble kopiert per prosjekt.

 

 

Personlige prosjektinnstillinger

Du finner disse innstillingene under Prosjekt – Prosjektstyring – Innstillinger – Personlige innstillinger.

Prosjektinnstillingene er personlige og lar deg sette en rekke standarder som blir gjeldende når du oppretter nye prosjekter. Ved å definere disse standardene vil du kunne opprette prosjekter effektivt uten å måtte fylle i standardinformasjonen hver gang.

Om ønskelig kan du endre standardinnstillingen for prosjektet etter opprettelse via prosjektkortet under fanen Egenskaper.

Valgene som fremkommer i nedtrekkslisten Standard arbeidstyper opprettes under modulen Administrasjon – Innstillinger og Timeregistrering.

Valgene som fremkommer i nedtrekkslisten Standard prosjekttype og Standard status opprettes under modulen Administrasjon – Innstillinger og Prosjekt.

NB! Det er vanligvis kun administrator som har tilgang til modulen Administrasjon på klienten din.