Intro Prosjekt

Et prosjekt er en samling av oppgaver utført av en eller flere personer. I 24SevenOffice henger timeføring og prosjekt sammen, men det er også mange som utfører prosjektstyring uten å føre timer. Dersom du skal føre timer er det påkrevd med prosjekt.

Prosjektmodulen gir en oversikt over alle prosjekter som det jobbes med. Du kan ha en hurtigliste over alle dine prosjekter, og enkelt gå inn på et prosjekt for å se hva du ønsker å vite om hvert enkelt prosjekt, og gjøre endringer på prosjektet. På prosjektforsiden til et prosjekt får du opp en oversikt over prosjektet, som inkluderer møter, oppgaver, rapporter, registrerte timer, salgsmuligheter, med mer. Videre kan du gå til de ulike fanene for å se hvem som er deltakere, planlegging og gantt, dokumenter, mailer knyttet til et prosjekt, og så videre. Mulighetene er mange.

 

Hva bør jeg tenke på for å komme i gang med å opprette prosjekter?

  • Det er viktig for å effektivisere arbeidsprosessene at du begynner i riktig retning og tenker gjennom hva du ønsker å benytte prosjekter til, hva du vil få ut av det, og hva som er beste måten for ditt firma å jobbe på. Hvilke type prosjekter skal du ha? Langvarige arbeidsprosjekter med oppgaver som går over lang tid? Prosjekter på interne prosesser og rutiner? Prosjekter som går mot kunder? Kun prosjekter som det skal føres timer mot? Kun prosjekter som blir brukt som en dimensjon på regnskap/faktura? Hvilke deler av prosjektmodulen skal benyttes? Bruk litt tid på å definere bruken ved å diskutere denne type spørsmål.
  • Ta en gjennomgang på Prosjektinnstillinger, for å sette opp hvilke typer du ønsker å kategorisere prosjektene, sette opp statuser og understatuser for prosjektene, eventuelle nummerserier for de som har behov for å splitte opp prosjektene i ulike nummerserier, og personlige innstillinger.
  • Kvalitetssikre også at riktig standard arbeidstype er satt opp under egenskapene til de ulike prosjektene.
  • Se over Prosjektroller. Hvilke prosjektroller ønsker firmaet å benytte seg av i forbindelse med de ulike prosjektene? Og hva skal de ulike prosjektrollene ha tilgang til?
  • Hvordan du oppretter et nytt prosjekt står forklart på siden Opprette nytt prosjekt. Når du klikker for å opprette et nytt prosjekt, fyller du ut navn på prosjektet, knytter det opp mot kunde, setter opp om det er rettighetsstyrt, og om det er et flerkundeprosjekt (forklar hva dette er). Før du klikker på Opprett-knappen anbefaler vi at du utvider teksten for «Timeregistrering» dersom det er et prosjekt som det skal føres timer mot, og «Mer» for å spesifisere flere egenskaper for prosjektet.
  • Det finnes også gode rapporteringsmuligheter for å få ut informasjon om prosjekter, alt fra regnskapsrapporter basert på prosjekt, til prosjektstatuser til prosjektoppgaverapport. Prosjektlisterapporten viser hva som er fakturert, timer, prosjektinformasjon, regnskap, status på prosjektene, type prosjekt, hvem som er prosjektleder, hvilken kunde som prosjektet eventuelt er koblet mot, start- og sluttid for prosjektet, med mer. Den kan vise timer, inntekter og kostnader kun for perioden du søker opp.
  • Du kan føre tid på prosjekter i prosjektmodulen, samt fakturere prosjekter direkte fra prosjektmodulen.
  • Når du kommer inn i prosjektmodulen, finner du prosjektfakturering i menyen på venstresiden. Den gir en god oversikt over faktureringen av prosjekter, og du kan fakturere direkte herfra.