Planlegging og Gantt

Planlegging & Gantt
Dette er en planlegger for å kunne opprette oppgaver, underoppgaver, milepæler og videre kunne delegere disse på prosjektdeltakerne.

Du kan også legge inn time estimater for å sammenligne dette opp mot registrerte timer og reserverte timer via ressursplanleggeren. Innlagte oppgaver fremkommer automatisk under fliken Gantt etterhvert som du legger dem inn.

Hvordan legge inn oppgaver?
Rotoppgaven vil bestandig være Prosjektets navn. Klikk Ny underoppgave for å opprette den første oppgaven i listen. Når du har opprettet din første oppgave kan du klikke Ny oppgave for å opprette resterende oppgaver.

For å opprette underoppgaver markerer du oppgaven som skal ha en tilhørende underoppgave og klikker Ny underoppgave.

Klikk Ny milpæle for å legge til en milepæle. Milepæler kan ikke ha underoppgaver tilknyttet seg. Oppgavenes startdato bestemmer rekkefølgen i oppgavelisten.

ProjectHours_PlanningAndGantt1

Hurtigtaster

  • Shift+N = ny oppgave
  • Shift+S = oppretter ny underoppgave for markert oppgave
  • Shift+M = ny milepæle
  • Shift+Enter = Åpner oppgaveskjema
  • Shift+D = sletter markert oppgave
  • Shift+E = åpner felt for å endre navn på markert oppgave
Forklaring til kolonnene
Kolonne Forklaring
Navn Oppgavens navn.
Arbeidstyper Viser arbeidstypen som benyttes dersom det føres timer mot oppgaven. Som standard tildeles oppgaven arbeidstypen som er satt på prosjektet.Dobbelklikk i feltet for arbeidstype dersom du ønsker å endre arbeidstypen på en spesifikk oppgave.Nedtrekksmenyen viser forhåndsdefinerte arbeidstyper som er opprettet via generelle innstillinger (Innstillinger for Timeregistrering)
Status Viser oppgavens status. Dobbelklikk på feltet for å endre status på oppgaven. Du kan velge mellom følgende statuser: Ikke startet, Pågående, Fullført og Avbrutt.
Start og sluttdato Viser oppgavens start-og sluttdato. Oppgaven vil som standard få start-og sluttdato i henhold til start-og sluttdato satt på prosjektet. Du kan endre dato ved å dobbelklikke på feltene.
Deltakere Viser initialene til prosjektdeltakere som er linket itl oppgaven. Dobbelklikk på feltet for å legge til deltakere på oppgaven.
Forløper Viser hvilken oppgaven som er forløper til oppgaven dersom det er et avhengighetsforhold. Dobbelklikk på feltet for å legge inn oppgaven som skal være forløper.
Prioritet Viser prioritet satt på oppgaven. Som standard vises denne som Normal. Dobbelklikk på feltet for å endre prioritet. Du kan velge mellom Normal, Lav og Høy.
Estimat og sum estimat I kolonnen Estimat kan du legge inn estimerte timer du tror kommer til å bli brukt på hver enkelt oppgave. Sum Estimat viser samlet estimat på samtlige oppgaver.
Reservert Viser hvor mange timer som er reservert på oppgaven via fanen Ressurser.
Registrert Denne kolonnen viser faktisk antall timer som er registrert på oppgaven via timeregistreringsmodulen.
Gjenværende/Overtid I forbindelse med registrering av timer, forutsatt at prosjektet godtar timeføring på oppgaver, kan man også skrive inn hvor mye antatt tid det er igjen på oppgaven.Dette vil da vises i prosjektplanleggeren både som “Gjenværende” og en beregnet “Overtid”. Prosjektplanleggeren vil da også fungere som en overvåking av prosjektprogresjon.For at det skal fremkomme data i disse kolonnen forutsetter det at det er allokert ressurser på oppgaven med allokerte timer via fanen Ressurser.
Forrige endring Denne kolonnen viser dag, tidspunkt, hvem person og hvilken endring som er blitt gjort på oppgaven.

Rekalkuler estimater
Oppdaterer kolonnen estimater ved å resete alle estimatsummeringer og kalkulere dem på nytt. Summene skal i utgangspunktet stemme, men p.g.a av friheten du har ved innleggelse av estimatene har vi lagt inn denne funksjonen som en ekstra sjekk.

Velg kolonner
Det er mange kolonner i prosjektplanleggeren, og ikke alle vil nødvendigvis være nyttige for alle. Ved å trykke på “Velg kolonner” i verktøylinjen vil man kunne velge hvilke kolonner man vil se.

Det er også mulig å lage sin egen kolonne-rekkefølge, dette gjør du ved å ta tak i kolonne-hodet og dra det til hvor du vil ha det. Denne informasjonen vil bli lagret lokalt vha cookies, med andre ord vil alle planleggere i alle prosjekter som åpnes på den maskinen du sitter på vises på denne måten. Dette er fordi det vil ha en tett sammenheng mellom skjermoppløsningen.

Importer oppgaver
Man kan importere prosjektplan fra et eller flere andre prosjekter. Dette for å gjøre det enklere å lage repeterende prosjekter, og for å gjøre det mulig å operere med en eller flere prosjektmaler.

Når du har valgt hvilke prosjekter du ønsker å importere prosjektplanen fra vil man få spørsmål om hvilke data på oppgavene som også skal bli med, det meste her er selvforklarende men det er verdt å nevne at for at en deltaker på en oppgave skal kunne bli med i importen må deltakeren eksistere i begge prosjekter. Oppgavene som importeres vil automatisk få justert sine start- og sluttdatoer.

Denne beregningen tar hensyn til startdatoene til prosjektene og forsøker å legge oppgavene til å starte og slutte like lenge etter kildeprosjektets startdato som målprosjektet.

Det er verdt å merke seg at det kan bli småjusteringer som må gjøres, spesielt i forbindelse med skuddår.