Kundhantering – Företag

Företagsnivån i 24SevenOffice CRM-system används till att lägga in företagskontakter. Om man vill fakturera privatpersoner, kan även dessa kopplas till företagsnivå som privatkund (se avsnitt ”Hur man lägger in en privatperson för fakturering” här nedan).

 

Hur man lägger in ett företag

När man öppnar CRM-systemet öppnas fönstret för att lägga in ett nytt företag. Om fönstret för nytt företag inte visas, klicka på symbolen för nytt företag till vänster i fönstret (ovanför sökfältet).

För att registrera ett nytt företag, fyll i önskad information (Namn är minimum) och klicka därefter på ”Spara”. Viktigt att veta är att namnet som läggs in under tilltalsnamn också blir sökbart när man söker efter företaget från sökmotorn i CRM.

Om man endast vill lägga in en adress på företaget rekommenderar vi att lägga in postadress, eftersom det är denna som används vid fakturering och beställning mot det aktuella företaget.

 

Hur man lägger in en privatperson för fakturering

För att man ska kunna fakturera en privatperson måste denna läggas in som ”privatkund”. För att man ska kunna skapa en privatkund måste kunden först läggas in i CRM-systemet som en kontakt (se CRM – Kontakter). När detta är gjort kan man göra kontakten till en privatkund genom att klicka på knappen för ”Privatkund” längst ner i fönstret som visar informationen om personen. Om man inte har detta fält tillgängligt kan man också konvertera kontakten till privatkund genom att helt enkelt tilldela kontakten ett kundnummer (genom att klicka på plus-symbolen i fältet kundnummer) och sedan spara. För ytterligare information om detta, se ”Hjälp – CRM – Kontakter”.

 

Hur man söker efter företag som redan lagts in i CRM-systemet

Nere i vänstra hörnet i fönstret för CRM-systemet ligger en sökmotor där man kan söka efter företag som redan lagts in i systemet.

 

Fler sökalternativ

För att endast söka efter företag måste man markera symbolen för företag (en dokumentportfölj) under sökfältet. Om detta inte görs kommer man att söka efter både företag och personer. Om man vill söka på företagsnamnet, skriver man in hela eller delar av namnet i sökfältet, och trycker därefter på ”Enter” på tangentbordet eller söksymbolen till höger om sökfältet. Om man vill söka med hjälp av andra sökkriterier – email, telefon, fax, adress, url, adress, kategori, ägare – klickar man på ”Fler sökalternativ”, fyller i sökkriterierna och trycker ”Enter” på tangentbordet.
När söket är genomfört får man upp en träfflista. Välj det aktuella företaget ur denna genom att klicka på det, varpå företagsfönstret öppnas. Om man inte hittar företaget man söker efter kan man göra samma sökning mot Soliditets företagsregister genom att klicka på knappen ”Sök hos Soliditet” under sökrutan. Eventuell träff hos Soliditet kan enkelt importeras och lagras i 24SevenOffices CRM-system.

 

Företagsfönstret

När man klickat på företaget öppnas företagsfönstret (se bild nedan). Här visas kontaktinformationen för företaget överst i fönstret, och kontaktpersoner registrerade på företaget samt tilläggsinformation längst ner i fönstret.

 

Lägga in en kontaktperson under ett företag

Klicka på ”Ny kontakt” längst ner i fönstret. Lägg in kontaktinformation. Fönstret för att lägga in en kontakt är uppdelat i två delar. Den översta delen av fönstret – ”Kontaktinformation specifikt kopplad till valt företag” – är information om denna persons befattning i det valda företaget. Detta betyder att om företaget tas bort från CRM-systemet, kommer även informationen som sparats här att tas bort. Den nedersta delen ”Företagsoberoende kontaktinformation” är personens privata kontaktinformation. Denna information sparas i personens kontaktfönster och finns kvar om företaget tas bort.

Ofta kan det hända att kontaktpersoner har ett engagemang i flera olika företag.  För att undvika dubbelregistrering av personer kan man välja att koppla en existerande kontakt mot flera företag. Detta gör man genom att öppna personens kontaktkort och klicka på knappen ”Koppla existerande kontakt till detta företag”. Man får då upp ett sökfönster där man kan söka bland alla registrerade kontakter. Man kopplas kontakten till det aktuella företaget genom att välja ”Lägg till kontakt” efter att man har valt kontakt. Befattning och kontaktinformation kommer först stå tomt så att man kan lägga till unik befattning och kontaktinformation som gäller för den aktuella företaget.

 

Kategorier

Genom att klicka på fliken ”Kategorier” får man en översikt över vilka kategorier företaget är kopplat till, och möjlighet att koppla företaget till nya kategorier. Vilka kategorier man vill använda i CRM-systemet kan man själv ställa in under ”Inställningar”. För att koppla företaget till kategorier klickar man på ”Uppdatera kategorier” och kryssar sedan för de kategorier man vill koppla företaget till. Sedan klickar man på ”Uppdatera”.

 

Möten

Genom att klicka på fliken ”Möten” får man upp alla möten som är registrerade mot det valda företaget. Möten som ligger här är antingen upprättade från Gruppkalendern i 24SevenOffice, eller direkt från CRM-modulen genom att klicka på ”Nytt möte” i översiktsbilden för möten. Det går även att högerklicka och välja ”Nytt möte” på både företag och kontakter. Genom att klicka på Nytt möte direkt härifrån så öppnas ett nytt fönster där relevant information om tidpunkt och plats etc skrivs in. Man kan också lägga till kontaktpersoner, företag eller kollegor till mötet. När man sparar får man flera valmöjligheter, bland annat ”Skicka mötesbekräftelse på e-post”.

 

Uppgifter

När man klickar på fliken uppgifter visas alla uppgifter som är registrerade på det aktuella företaget. Man kan filtrera sitt sök på olika statusar beroende på vilka uppgifter man vill visa. Uppgifterna som ligger här skapas antingen i ”Gruppkalendern”, eller direkt från CRM-systemet genom att klicka på ”Ny uppgift” i översiktsfönstret för aktiviteter.

 

Anteckningar

Genom att klicka på fliken ”Anteckningar” får man upp en översikt över anteckningar som är registrerade på kunden. Man kan även skapa nya anteckningar. Anteckningarna blir synliga även för andra i företaget som har tillgång till CRM-systemet, förutsatt att man inte har kryssat för rutan ”Privat”. Anteckningsfältet är ett bra sätt att låta hela företaget få en översikt över aktiviteter mot kunden, förutsatt att detta används i stor utsträckning.

 

Historik

Under fliken ”Historik” hittar man en översikt över allt som registrerats på den aktuella kunden. Detta omfattar ändring av information i CRM, skapande av uppgifter, order/fakturering etc. Man kan med hjälp av sökfältet avgränsa vilken tidsram inom vilken man vill se historik från.

 

Säljmöjlighet

Genom att klicka på Säljmöjligheter kommer alla säljprocesser man har mot kunden att visas. Genom att dubbelklicka på en säljmöjlighet kommer den öppnas i ett eget fönster. Se hjälpfiler för beskrivelse av Säljmöjligheter.

 

Samtalslogg

  1. Genom att klicka på samtalslogg får man upp en översikt över alla utgående samtal mot den aktuella kunden. OBSERVERA, detta kräver att man har Oyatel IP-telefoni installerat.
  2. Visar en översikt över vem i företaget som har ringt vilka personer hos kunden, vilken tid osv.
  3. Man kan filtrera på de olika statusarna man kan välja för ett samtal och datum
  4. Tryck på de olika flikarna överst i fönstret för ytterligare filtreringsmöjligheter. Genom att ex klicka på ”namn” kommer en rullgardinsmeny över företagsanvändare och där man kan se vad den enskilda har ringt.

 

Ytterligare information hittar man om man klickar på flikarna längst upp. Man kan även högerklicka på flikarna och gå direkt till den fliken man vill visa.

 

Företagsinformation

Den första sidan som visas är information om företaget. Detta är den information som läggs in när företaget registreras. Genomför önskade ändringar och klicka sedan på ”Spara”.

Vad gör de olika knapparna under ”Företagsinformation”?

  • Skriv ut: Skriver ut den information som visas i fönstret.
  • Ny uppgift: Här kan man koppla en ny uppgift till vald kund. Genom att registrera en uppgift här kommer uppgiften automatiskt att visas i modulen ”Gruppkalender – Visa uppgifter”.
  • Ny order: Den här funktionen öppnar modulen ”Ekonomi”. Här har man möjlighet att lägga in en ny order på det aktuella företaget. Se ”Hjälp – Ekonomi” för mer information.
  • Förena: Här kan man förena företagets information med förhandsdefinierade mallar.
  • Ny anteckning: Lägg in en ny anteckning som kopplas till företaget.
  • Dokumentbehandlare: Här kan man lägga in ett textdokument. Skapa önskat dokument, klicka på Spara och lägg filen på lämplig plats (Se ”Hjälp – Dokumentbehandlare” för mer information).
  • Visa info: Öppnar ”kundhantering” på personnivå. Se ”Hjälp – kundhantering – kontakter” för mer information.
  • Uppgifter: Den här funktionen visar en översikt över alla uppgifter som har kopplats till den här kunden/företaget. Uppgifterna kan antingen läggas in direkt här eller i andra moduler i 24SevenOffice.
  • Visa uppgifter: Här väljer man vilka uppgifter som ska visas.

*Ny uppgift: För att lägga till en ny uppgift, klicka på ”Ny uppgift”. Detta öppnar ”Planerare – Ny uppgift” och uppgiften läggs in som förklaras i ”Hjälp – Planerare – Ny uppgift”. Uppgiften visas nu under ”Uppgifter” i gruppkalendern.

*Visa information om uppgiften: För att visa en information om uppgiften dubbelklickar man på den. Informationen visas då i ett eget fönster.

  • Filområde: Här visas alla filer som är kopplade till det valda företaget. Filerna kan kopplas till företaget i andra moduler i 24SevenOffice. Man kan även ladda upp filer från hårddisken på användarens egen dator genom att klicka på ”Ladda upp fil”. Se Hjälp – Filer för mer information om detta. Genom att använda sig av Drag n” Drop kan man enkelt ladda upp filerna. Hjälpfilen till Filutforskaren ger en utförlig beskrivning hur man använder den här funktionen.
  • Reskontra: Här får man en översikt över reskontran som är kopplad till det här företaget. Reskontran uppdateras automatiskt när verifikationer registreras i ekonomimodulen. Se ”Hjälp – Ekonomi” för mer information om detta.
  • Repeterende faktura: Här visas alla repeterande fakturor som är registrerade på det valda företaget. Genom att klicka på ”Ny” kan en ny repeterande faktura läggas in. Se här för mer information.
  • Projekt: Här visas alla projekt som det aktuella företaget är kopplade till. Se ”Hjälp – Kundhantering – Projekt” eller i Projektmodulen för att lära dig hur man skapar och uppdaterar projekt.

*Klicka på önskat projekt för att gå direkt till det.

  • Inställningar: Här kan man lägga in kundspecifik information som valuta, betalningsvillkor, betalningstid, reskontra och generell information till orderbehandling om den valda företagskontakten. Fyll i önskad information och klicka på ”Spara”.

För att visa fler flikar: Tryck på pilen till höger eller använd högerklick.

  • Rabattmatris: Med den här funktionen kan man ge företaget individuella rabatter på enskilda produkter. Skriv in önskad rabattsats på de produkter företaget ska ha rabatt på och klicka sedan på ”Spara”. Rabatten kopplas då automatiskt mot produkt- och ekonomimodulen så att den kommer upp nästa gång företaget ska faktureras.
  • Relationer: Den här funktionen används när företaget är en del av en koncern. Här kan man på ett enkelt sätt registrera vilka andra företag som ingår i koncernen. Välj de aktuella företagen som ska kopplas till det valda företaget och tryck sedan på de blå pilarna. Om företaget inte finns i listan måste det skapas på det vanliga sättet. Se ”Hjälp – Registrera nytt företag” för mer information om detta.
  • Timmar/Kostnad: Här registrerar man arbetade timmar på den aktuelle kunden.
  • E-mail: Den här funktionen visar en översikt över all korrespondens med kunden via email (funktionen förutsätter att man använder 24SevenOffice e-postmodul och inte raderar mailen från mailmodulen). Se hjälpfilerna för Kommunikation. När kundens e-postadresser är sparat i CRM kommer mailen kopplas automatiskt och man kommer få full e-posthistorik direkt på företagskortet.
    Administratören har tillgång till knappen ”Begränsa åtkomst” under denna flik. Om man klickar på ”Begränsa åtkomst” betyder det att enbart administratören i företaget får tillgång till att läsa skickade och mottagna e-poster som är kopplade mot just denna kund. Åtkomsten kan öppnas för övriga användare igen genom att administratören klickar på ”Ge tillgång”.
  • Sök Order/Faktura: Här kan man söka fram tidigare ordrar och/eller fakturor kopplade till kunden. När man hittat de man söker kan man högerklicka på dessa för att få upp olika alternativ för ordern/fakturan (skriv ut, ta bort, kreditera etc).

*Visa alla: Visar ALLA registreringar på företaget.

*Ny faktura: Den här funktionen öppnar ekonomimodulen i 24SevenOffice. Se här för mer information om hur man skapar en faktura.

*Till höger om fakturasumman visas några ikoner. För att se vilka funktioner de har – håll muspekaren över ikonen.