Kundhantering – kontaktpersoner och privatkunder

I kontaktnivån läggs personinformation in. Det kan vara information som hör till kontaktpersoner i företag, personlig information, eller privatpersoner som skall fakturerar (måste då läggas in som ”privatkunder”). En person kan kopplas till flera företag om man så önskar.

Hur man lägger in en ny kontakt

För att lägga in en ny kontakt öppnar man först CRM-systemet och klickar på symbolen för ”Ny kontakt” ovanför sökfältet. Följande fönster kommer då att visas:

Fyll i den information du vill lägga in på kunden och klicka sedan på ”Spara” om du vill spara personen som en kontakt i CRM-systemet, eller klicka på ”Spara som privatkund” om personen är en privatkund som skall faktureras.

När personen sparats kan man koppla denne till ett företag genom att välja ”koppla till företag” i fönstret som kommer upp efter man sparat kontakten:

  • Klicka på ”Koppla till företag”.
  • Sök efter aktuellt företag i sökfältet som visas.
  • Markera sedan företaget och klicka på ”Lägg till”.

Sök upp en sparad kontakt

Till vänster i CRM-fönstret ligger ett sökfält där man kan leta upp kontakter som redan lagts in i systemet. Man måste då kryssa i symbolen för kontakter under sökfältet.

  • Om man vill söka i hela kontaktdatabasen skriver man in hela eller delar av efternamnet på den kontakt man letar efter, kryssar i cirkeln för kontakt, och klickar på ”sök” eller trycker ”Enter” på tangentbordet.
  • Vill man få en mer träffsäker sökning kan man begränsa sökkriterierna genom att definiera urval, söktyp och kategori.
  • Efter sökningen får man upp en träfflista. Välj aktuell kontakt från listan genom att klicka på den, varpå kontaktfönstret öppnas.

Kontaktfönstret

När man hittat den kontakt man letat efter öppnas kontaktfönstret (se bild nedan), där den övre delen visar kontaktinformation till personen och den nedre företagslista, uppgifter, anteckningar och historik:

Koppla en person till ett företag

  • Klicka på Koppla företag längst ner på sidan
  • Sök upp det företag som kontakten ska kopplas mot
  • Kryssa i kryssrutan och klicka på Lägg till

 

Möten

Genom att klicka på fliken Möten kommer man att få upp alla möten som är registrerade mot den valda kontakten. Man kan markera ett möte genom att kryssa i rutan till höger och byta ägare.

Uppgifter

Genom att klicka på fliken Uppgifter kommer man att få upp alla uppgifter som är registrerat mot den valda kontakten. Man kan selektera på flera statusar beroende på vilka uppgifter man önskar att se.

Anteckningar

Genom att klicka på fliken Anteckningar kommer man att få upp alla anteckningar som är registrerat mot den valda kontakten Anteckningarna som ligger här kan vara upprättat på ett företag som personen är kopplat mot eller från ett projekt som personen är deltagare på. Anteckningarna är synliga för alla på företaget som har tillgång till CRM, om man inte har valt att upprätta kunden som Privat.

Historik

Genom att klicka på Historik kommer man att få upp all historik som har upprättats mot kontakten. Detta omfattar samtliga ändringar i CRM. Man kan med hjälp av sökfunktionen avgränsa vilket tidsrum man önskar se historiken för.

 

Tjänster

  • Genom att klicka på tjänster nederst i bilder komma man få upp en översikt över vilka tilläggstjänster man kan använda på en kontakt.
  • Välj önskad tjänst genom att klicka på ikon grön pil längst till höger (karta, sms, nummersök, websida)

 

Filområde

Här visas alla filerna som är kopplade till den valda kontakten. Det är möjligt att ladda upp filer från hårddisken på användarens egen dator eller hämta filer från andra delar av systemet. Se ytterligare information i hjälpfilerna Filutforskaren.

 

E-post

Denna funktion visar en översikt över all korrespondens som har vart gjort med denna kontakten per e-post. För att e-post ska blir registrerade här måste e-postadressen till kontakten vara sparat på kontaktkortet och länkning av e-posten måste vara aktiverade i Inställningar i ditt e-postkonto. Administratören har tillgång till knappen ”Begränsa åtkomst” under denna flik. Om man klickar på ”Begränsa åtkomst” betyder det att enbart administratören i företaget får tillgång till att läsa skickade och mottagna e-poster som är kopplade mot just denna kontaktperson. Åtkomsten kan öppnas för övriga användare igen genom att administratören klickar på ”Ge tillgång”.