Arbetsflyt och navigering

Arbetsflyt

Det finns tre sätt att arbeta med verifikationsregistreringen; Scanning med godkänning innan kontering, Scanning med godkänning efter kontering och Scanning utan godkänning.

Scanning utan godkänning; Detta är den enklaste varianten och innebär att man skannar in verifikationen/fakturan och skickar den till Bokföring utan att ange någon person på godkänningslistan. Verifikationen/fakturan konteras i modulen bokföring och bokförs.

Scanning med godkänning innan kontering; Verifikationen/fakturan skannas in och skickas till modulen Mottag.  Därifrån skickas den vidare till modulen Godkänning där den går igenom en attestrunda. När den är godkänd av samtliga personer i godkänningslistan så är verifikationen/fakturan tillgänglig i modulen Bokföring där den konteras och bokförs.

Scanning med godkänning efter kontering; Verifikationen skannas in och skickas till modulen Mottag. Därifrån skickas den vidare för kontering i modulen Bokföring. Här konteras den och när personen som konterar klickar på Bokför har den attesterats och skickas vidare till nästa person i godkänningslistan. Verifikationen bokförs inte i systemet och får inte något verifikationsnummer, utan det står AUTO på kolumnen för verifikationsnummer. Först när alla i godkänningslistan har attesterat fakturan så är den tillgänglig igen modulen Bokföring och kan bokföras. Om man använder sig av detta sätt kan man inte ändra på konteringen efter att alla personer i godkänningslistan har godkänt verifikationen.

 

Se detaljerad förklaring för varje enskild modul.

 

Mottag
När man använder modulen Mottag för första gången måste den aktiveras inne i modulen genom att klicka på ”Aktivera scanningsmail” (se röd ring). Man får då automatisk en e-postadress som ska användas för att skicka in inskannade dokumenten.

Skanna in verifikationen till en bildfil (ex TIFF, JPG, PDF) och skick till e-postadressen. Verifikationen kommer automatiskt att dyka upp i modulen Mottag. Om den inte dyker upp, klicka på ikonen ”Uppdatera” eller se vår FAQ sida för eventuella fel.

 

När man kommer in i Mottag eller klickar på ikonen ”Uppdatera” står man automatiskt på ikonen ”Inbox” och en verifikation är markerad med blått. Därefter har man alla dokument som blivit inskannade i systemet men som inte är bearbetade än. För att navigera mellan verifikationerna används ”Pil vänster” och ”Pil höger”.

 

Nästa steg är att tilldela ett stämpelnummer, detta gör man genom att först ange stämpelnummer i stämpelnummer-fältet eller söka upp ett stämpelnummer med pilarna, därefter drar man ner önskad verifikation till nedre delen av bilden boxen ”Sidor” eller klickar på ENTER när verifikationen är markerad med en blå ram. Man lägger till flera sidor på ett stämpelnummer på samma sätt som ovan, ordningsföljden blir den ordning som man väljer att lägga till sidor på. När man är färdig med tilldelningen av ett stämpelnummer har man två alternativ; Fortsätta med att tilldela stämpelnummer till andra verifikationer, eller Starta behandlingen av verifikationen.

Om man väljer första alternativet hamnar verifikationen under ikonen ”Tilldelade sidor ”. När man har tilldelat stämpelnummer på alla inskannade sidor går man in på ”Tilldelade sidor” och påbörjar behandlingen av verifikationerna.

Om man väljer andra alternativet kan man påbörja hanteringen av verifikationen genom att klicka på SHIFT+ENTER eller klicka på verifikationen som man dragit ner till boxen ”Sidor”.

Sidan som visas på bildboxen som finns på höger sida är markerad med en blå ram, och för att navigera på sidan använder man ”Page Up” och ”Page Down”, alternativ drar den blå ramen upp eller ner.

Nu är det dags att ange verifikationsinformationen, man börjar med att välja Typ, det finns tre typer; Ingående faktura, Utgående faktura och Annat. Vanligast är att man använder Ingående faktura. Information i fältet leverantör och debet/kredit kommer upp automatiskt om systemet hittar en sök-träff på bankgironumret i CRM. Om informationen inte hämtas upp automatiskt måste man ange detta manuellt. Övriga fält fylls i automatisk med hjälp av systemets inbyggda funktion för OCR tolkning och baseras på den information som finns på verifikationen. Även här måste man ange informationen manuellt om den inte stämmer eller inte anges automatisk.

Om verifikationen ska skickas till godkänning – se punkt A, om fakturan i stället ska skickas till kontering och sedan godkänning – se punkt B, och om fakturan inte ska godkännas – se punkt C.

 

  1. A) Välj en person från listan ovanför Godkänningslistan och klicka därefter på ikonen med en person och plustecken för att lägga till personen i godkänningslistan. Lägg till alla personer som ska attestera. Ordningsföljden på godkänningslistan definierar normalt sett även ordningsföljden i listan: Den första personen på listan måste attestera verifikationen innan nästa person kan göra det. Om man vill att flera personer ska kunna attestera verifikationen samtidigt görs detta genom att klicka på ikonen med två personer och ett plustecken. Man får då upp en mapp som heter ”Parallell”. Markera denna mapp, och lägg till person för godkänning. Om man vill att flera personer ska kunna attestera verifikationen men att det samtidigt krävs att endast en av dessa personer måste attestera, klickar man på ikonen med två personer och ett plustecken igen. Man får då upp en mapp som heter ”Minst en”.  Markera mappen och lägg till personer på listan.

Om man vill skicka med en kommentar till personen som ska godkänna görs detta i kommentarfältet till vänster av ”Klar” knappen.

När man är klar, klickar man antingen på Klar som finns längst ned, eller använder sig av snabbkommando CTRL + ALT + ENTER.

  1. B)Man lägger till personer för godkänning på samma sätt som vid alternativ A, men här är det viktigt att den första personen som läggs till i Godkänningslistan är den person som ska kontera verifikationen. Därefter läggs resterande personer till i listan. För att avsluta klickar man på ”Klar”-knappen eller snabbkommando CTRL + ALT + ENTER. Personen som ska kontera verifikationen går in på modulen ”Bokföring” och lägger in konteringen samt godkänner.
  2. C) Om man inte använder sig av godkänning kan man avaktivera detta under inställningarna. Då ser man inte själva godkänningsfönstret (se bild nedan). När man är klar med verifikationsinformationen klickar man på ”Klar”-knappen (snabbkommando CTRL + ALT + ENTER) så att verifikationen överförs till modulen ”Bokföring”.

 

Godkänning
Om man har valt att godkänna verifikationer innan kontering, bör nedanstående steg följas. Om man istället vill kontera innan godkänning eller om man inte använder sig av godkänning kan man hoppa över detta steg och gå vidare till avsnittet om Bokföring.

 

När man kommer in i modulen Godkänning har man som default en tabellvisning med verifikationer som ska attesteras. Klicka på den verifikation som ska behandlas för att komma in i godkänningsbilden.

När man är inne i godkänningsbilden ska man kontrollera att verifikationen stämmer, genom att exempelvis kontrollera datum, belopp osv. Sedan så godkänns, underkänns, eller skickas verifikationen vidare till en annan person genom valen som finns nederst på sidan.

För att underkänna en verifikation måste man ange en kommentar. För att ändra eller lägga till personer i godkänningslistan måste man ha dessa behörigheter aktiverade på sin användare.

Om verifikationen ska konteras innan godkänning måste man först göra detta under modulen Bokföring.

 

Bokföring

 

Om verifikationen skall konteras för att sedan godkännas – se punkt 1.  Om verifikationen ska bokföras utan godkänning eller att godkänning gjordes innan bokföring – se punkt 2.

 

  1. Om verifikationen skall konteras och sedan skickas till Godkänning.

Upprätta en ny bunt och välj Scanning.

I fältet för stämpelnummer anger man stämpelnummer eller så trycker man PIL NED på tangentbordet och väljer ett stämpelnummer från listan. Stämpelnummer som finns i listan är de som ligger för godkänning hos den inloggande användaren, de som redan är godkända och ska konteras eller de som inte är skickade för godkänning och ska konteras. Välj stämpelnummer genom att trycka ENTER och gå vidare till nästa fält.

 

Ange verifikationsmall genom att skriva in numret eller tryck PIL NED för att få upp en lista, välj genom att trycka ENTER, ange datum och kontera verifikationen/fakturan. Genom att trycka ENTER eller TAB navigerar man till nästa fält om man vill hoppa tillbaks till ett fält använder man SHIFT+ ENTER. När konteringen av en verifikation är klar kan man trycka på END-knappen för att starta på en ny linje och kontera nästa stämpelnummer.

 

När man är klar med konteringen klickar man på spara.

I kolumnen för verifikationsnummer står det AUTO istället för verifikationsnummer, detta innebär att verifikationen måste godkännas innan man kan bokföra den.

 

För att skicka verifikationen till nästa person på godkänningslistan klickar man på ”Bokför”, detta innebär inte att man har bokfört bunten utan detta innebär att konteringen har sparats, samtidigt som man har godkänt verifikationen och skickat den till nästa person på godkänningslistan. Verifikationen måste nu attesteras av de övriga personerna på godkänningslistan, för mer information om detta se stegen under Godkänning.

 

När alla på godkänningslistan har attesterat verifikationen kommer den att hamna under specialmappen ”Godkända verifikationer”. För att bokföra klickar man först på denna mapp, och därefter klickar man på Bokför knappen eller använder snabbkommando ALT + B.

 

Om minst en person har valt att underkänna verifikationen hamnar den under specialmappen ”Underkända verifikationer”. Det går inte att bokföra underkända verifikationer utan de måste skickas tillbaka för justering och ny godkänning. Man kan från Bokföringsmodulen justera en underkänd verifikation om den är konterad och ligger under specialmappen Underkända. Om man sedan klickar på Bokför så går den tillbaka till den förra personen på godkänningslistan i väntan på ny godkänning.

 

Under specialmappen ”Mina verifikationer” finns de verifikationer som är konterade och skickade till ens egen användare för godkänning.

 

Observera att det endast är konterade verifikationer som är eller har varit i en godkänningsprocess som hamnar under specialmapparna. Om verifikationen inte är konterad innan godkänning hamnar de inte under specialmapparna utan blir istället valbara stämpelnummer när man själv skapar en ny bunt i bokföringsmodulen.

 

Alla personer som har inloggning i systemet ser inte automatiskt alla specialmappar. Vilka mappar man ser beror på vilken behörighetsnivå man har i systemet.

 

 

 

  1. Om verifikationen skall bokföras direkt eller redan är godkänd.

Upprätta en ny bunt och välj Scanning.

I fältet för stämpelnummer anger man stämpelnummer eller så trycker man PIL NED och väljer ett stämpelnummer från listan. Stämpelnummer som finns i listan är de som ligger för godkänning hos den inloggande användaren, de som redan är godkända och skall konteras, eller de som inte är skickade för godkänning och ska konteras. Välj stämpelnummer och gå vidare till nästa fält genom att trycka ENTER.

 

 

Ange verifikationsmall genom att skriva in numret eller trycka PIL NED för att få upp en lista, välj genom att trycka ENTER, ange datum och kontera verifikationen/fakturan. Systemet tilldelar verifikationsnummer baserat på mall och datum. OBS! om man i efterhand ändrar på datum tex att man bokför i ett annat år, glöm inte att klicka på Regenerera-knappen så att verifikationsnummer uppdateras efter nya året.

 

Genom att trycka på ENTER eller TAB navigerar man till nästa fält. Om man vill hoppa tillbaka till ett fält använder man SHIFT + ENTER.

När konteringen av en verifikation är klar kan man trycka End för att starta på en ny linje och kontera nästa verifikation.

När man är klar med konteringen klickar man på Spara, och bunten bokförs genom att klicka på Bokför eller använda sig av snabbkommando ALT + B.

 

Navigering

När man går in på ett av menyvalen under Bokföring kommer man in till en visning som kallas Dashboard. På vänster sida har man en meny som möjliggör navigering mellan de olika stegen i verifikationsregistreringsflödet. Ordningsföljden på flödet kan variera och bestäms av vilket flöde varje företag vill använda. För att se mer på de olika flödena, se vår hjälpfil för detta.

Dashboard; Ger oss en grafisk visning av redovisningsinformationen.

MottagÄr det första steget i verifikationsregisteringsflödet. Det är här de inskannade verifikationerna/fakturorna hamnar och behandlas. Om man inte använder sig av skanning så kan man hoppa över denna modul.

GodkänningI denna modul kan man se vad som ligger till godkänning, välja att godkänna/ underkänna en verifikation, och skicka vidare till en annan person i företaget.

BokföringI denna modul utförs själva konteringen och bokföringen av verifikation. Om man har attestfunktion även för konteringen av verifikation gör man först konteringen i denna modul innan man skickar den vidare för godkänning . Man kan även godkänna verifikationen i denna modul.

Sök; Här kan man söka upp ett eller flera stämpelnummer, skriva ut och se loggen för de inskannade verifikationerna. Man kan också söka upp Arkiverade verifikationer.

Inställningar; Här finns inställningar för hela Bokföringsmodulen och inställningar som man bör sätta upp innan man sätter igång och arbetar med bokföring.