Bank utbetalningar

Modulen ligger under Ekonomi – Bank – Utbetalning.

För att kunna utföra utbetalningar måste man ha registrerat en personlig profil (ett så kallat Communitykonto). Man måste även lägga till och bekräfta sitt mobiltelefonnummer inne i sin profil. För att göra detta, klicka på användarnamnet som visas under ”Inloggad som”  i det övre vänstra hörnet i huvudmenyn, och klicka på ”Lägg till” bredvid fältet för telefonnummer. Skriv in ett giltigt mobiltelefonnummer. Använd internationellt format med landsprefix +46 och utelämna siffran 0 i början av numret. Klicka därefter på ”Bekräfta” och skriv in koden som skickats ut i ett sms. När det står ”Primärt nummer” så är profilen klar för att godkänna leverantörsbetalningar.

Alla användare som ska kunna godkänna leverantörsbetalningar måste bekräfta sina mobilnummer på ovanstående sätt. Mobilnumret måste slutligen också läggas in i ett register som innehåller alla behöriga betalningsgodkännare. Detta måste göras av en administratör i företagsklienten.

  • Klicka här för att se hur man registrerar en Communityprofil.

 

Bankgodkänning

Innan man kan börja godkänna utbetalningar måste en administratörsanvändare gå till ”Administration – Inställningar – Företagsinställningar – Bankgodkänning – Ny” och lägga in de mobilnummer som ska kunna godkänna leverantörsbetalningar.

Economy_Bank_PaymentsOut1

OBS: Det är viktigt att man använder internationellt format med landsprefix +46 och utelämnar siffran 0 i början av numret även här.

 

Hur betalar man leverantörsfakturor?

När en ingående faktura har registrerats och bokförts i bokföringsmodulen, dyker den automatiskt upp i modulen Bank – Utbetalning – fliken Obetalda. Här markerar man de rader som ska betalas och klickar på Betala. Man mottar då en kod via SMS som skall skrivas in på skärmen för att verifiera betalningen, sedan avslutar man med OK.

När detta är gjort flyttar sig betalningarna till nästa flik, Förfallolista. Här kommer betalningarna att ligga fram tills förfallodatumet som är angivet på betalningen infaller. På förfallodatumet flyttar sig betalningarna vidare till nästa status, ”Under behandling”, och där blir betalningarna liggande fram till 24SevenOffice mottar en returfil som antingen bekräftar utfört uppdrag, eller bekräftar att betalningen har felat. Baserat på dessa returfiler flyttar systemet betalningarna vidare betalningen till korrekt flik, antingen ”Betalda” eller ”Fellista”.

(OBS: Om man byter mobiloperatör kommer SMS-tjänsten automatiskt att pausas. Skicka ett mail till support@24sevenoffice.com och informera om operatörsbytet så uppdaterar vi ändringen hos vår leverantör.)

 

Detaljerad förklaring

När man har mottagit en ingående faktura så registreras denna antingen manuellt i verifikationsregistreraren (modulen Ekonomi – Bokföring) eller genom att scanna in den. När den ingående fakturan är bokförd och ligger i leverantörsreskontran, så dyker den upp i Bank-Utbetalning i Obetalda-fliken. Det är viktigt att man registrerar den ingående fakturan på en verifikationstyp som är definierad som en ”ingående/utgående faktura” för att den ska dyka upp i Bank-modulen.

För att kontrollera detta kan man gå till Administration – Inställningar – Ekonomi – Bokföring – Verifikationsmallar och klicka på verifikationsmallen ”Leverantörsfaktura” och kryssa för fältet ”Ingående/Utgående faktura”. Då kommer den dyka upp som en möjlig utbetalning i Bank-Utbetalningar efter registrering i bokföringsmodulen. Observera att denna kryssruta måste vara förkryssad för att betalningarna ska dyka upp i Bank-modulen.

När betalningen är utförd uppdateras status på betalningen så att man kan bokföra den. Då ska differensen mellan den ingående leverantörsfakturan och utbetalningen bli 0, och posterna kan stängas i reskontran.

OBS: Utbetalningar registrerade i en utländsk valuta hanteras INTE via Bank-modulen. Fakturor i andra valutor än SEK måste betalas manuellt via exempelvis en internetbank. Utförda betalningar i valuta måste även bokföras manuellt via exempelvis bokföringsmodulen.

Under Bank – Utbetalning står det ett nummer till höger om de olika flikarna. Numren visar antalet betalningar som ligger under varje flik.

 

Ändra förfallodatum på utbetalningar

Om man behöver ändra förfallodatum på utbetalningar så kan man söka upp leverantören i leverantörsreskontran (antingen från CRM – Kundhantering eller från Ekonomi – Beställning), högerklicka på leverantörsfakturan där, och välja ”Bank – Ändra förfallodatum”.

 

Lägga in/ändra kontonummer

För att kunna utföra betalningar måste man först lägga in leverantörens kontonummer som betalningen ska skickas till. Detta gör man genom att söka upp leverantören i CRM – Kundhantering och gå till fliken Bankdetaljer på kundkortet. Här skall kontonumret läggas in i fältet Kontonummer. När man sparar uppdaterar sig kontonumret automatiskt även i bankmodulen, dock inte på betalningar i statusarna ”Förfallolista” samt ”Under behandling” då dessa redan godkänts för betalning. Betalningar i ”Förfallolista” kan eventuellt raderas om man behöver uppdatera kontonumret, men betalningar som ligger ”Under behandling” har redan vidarebefordrats till banken för behandling och kan alltså inte ändras på.

 

Betala åt flera olika företagsklienter

Om man har tillgång till flera olika företagsklienter i 24SevenOffice, kan man koppla dessa konton till sin personliga profil (Communitykonto) och enkelt växla mellan de olika klienterna utan att behöva logga in varje gång. Mer information om detta under ”Fler företagskonton”.

När man har kopplat upp sin profil mot de olika företagsklienterna kan man enkelt växla mellan klienterna för att bland annat utföra leverantörsbetalningar.

 

Obetalda

Utbetalningarna ligger kvar i Obetalda-fliken till dess att man själv ger besked om att göra något med dem. Inget sker automatiskt så länge de ligger kvar under den fliken. För att betalningen ska genomföras måste man markera betalningen och klicka på knappen Betala. Om man har flera betalningar som skall betalas, kan man hålla inne Shift-tangenten eller Ctrl-tangenten och klicka på de som skall markeras och sedan klicka på knappen Betala.

Om man får en röd ring med ett rött streck framför en betalning kan det bero på att kontonumret saknas på leverantören. Detta måste då läggas in på leverantören under CRM – Kundhantering. Sök upp leverantören och gå till fliken Inställningar. Lägg in kontonumret där. När den sparas i CRM, så kommer betalningsraden att uppdatera sig i Bank – Utbetalning, flik Obetalda.

 

Förfallolista

Betalningarna hamnar i förfallolistan när man har valt att betala dem från Obetalda-fliken. De kommer att ligga i förfalloregistret till dess att förfallodatumet kommer. När förfallodatumet kommer förflyttas betalningarna automatiskt till fliken Under behandling. Om man önskar att flytta tillbaka betalningarna till Obetalda, kan man markera dem och trycka på Radera-knappen, och då överförs de tillbaka till Obetalda-fliken. OBS! Om man raderar från Obetalda kommer betalningarna försvinna helt från Bank-modulen.

 

Under Behandling

Under tiden betalningarna behandlas hos Bankgirot/BGC ligger de Under Behandling. När BGC har genomfört betalningarna, så kommer de automatiskt att förflyttas till fliken Betalda. Om betalningarna ligger kvar länge i fliken Under behandling så kan det bero på att 24SevenOffice inte har fått återkoppling från BGC att betalningarna har genomförts ännu.

OBS: Kom ihåg att det måste finnas täckning på kontot för samtliga betalningarna för att de ska gå igenom. Det kommer inte att utbetalas några betalningar för enbart de det finns täckning för, utan då kommer samtliga betalningarna i bunten bli avvisad.

 

Förfallna betalningar

Om 24SevenOffice inte har fått återkoppling från BGC efter förfallodatumet har gått ut så kommer betalningarna att lägga sig under fliken Förfallna betalningar. Dessa bör dubbelkollas mot med de listor man får från BGC och antingen raderas eller betalas på nytt. Rapporterna från BGC är fellistor och där framgår det vilka betalningar som har felat. Dubbelkolla med banken/BGC att dessa verkligen har betalats för att undvika att dessa dubbelbetalas.

 

Fellista

I fliken fellista visas de betalningar som har felat och inte kunnat genomföras. Exempel på detta är när inte finns täckning på kontot, felaktigt kontonummer osv. Betalningarna har garanterat inte genomförts när de lägger sig under Fellista-fliken.

 

Betalda

Betalningarna som har betalats kommer att lägga sig i fliken Betalda automatiskt. Här markerar man betalningarna och klickar på knappen Bokför. Då försvinner de helt från Bank-modulen och dyker upp som en bunt i Ekonomi – Bokföring – Verifikationsregistreraren – Ny verifikation.

 

Ny verifikation

När utbetalningarna har bokförts i Bank-modulen, så kommer de dyka upp som en bunt i Ekonomi – Bokföring – Verifikationsregistreraren – Ny verifikation. Bunten heter ”Bank – [bokföringsår]”. Klicka på bunten på vänstersidan, kontrollera verifikationerna i bunten och sedan klicka därefter på Bokför. Det är först när bunten har bokförts i Ny verifikation som verifikationerna är helt bokförda och då kommer reskontran och rapporterna att uppdatera sig.