Bokföring

Utgångspunkt: Vi använder modus skanning, konteringsmodus samtidigt debet/kredit och bildläge normal placering på toppen.

 

Börja med en ny bunt, genom att trycka på ikonen “Ny”. En dialogruta dyker upp, med dagens datum som förslag på namn och datum. Här kan man ändra som man vill. Ange ett datum som är nära verifikationsdatumen för att slippa få ett varningsmeddelande om att verifikationsdatumet ligger för långt ifrån buntdatumet. Tänk också på att om man är flera som arbetar i samma företag med bokföringen så är det bra att ange sina initialer på raden för buntnamn så att man inte uppdaterar varandras buntar, eller skriva in ett eget namn på bunten tex ”Juni-14_KJ”. Klicka sedan på Spara.

Capture1

Nu har man upprättat en ny bunt och kan börja med bokföringen. För att gå in i en cell gör man det genom att antingen dubbelklicka med musen på cellen eller så trycker man på SPACE knappen när cellen är grå. När man är i ett fält och är klar för att börja kontera, så visas Egenskaper och Dimensioner i en box till höger om skärmbilden, där man kan se detaljer om vad man registrerar. För att gå tillbaka till buntar igen, klicka på fliken Buntar längst ner till höger. Trycker du Ny bunt så visas buntarna automatiskt.

 

Stämpelnummer

Man kan antingen manuellt skriva in stämpelnumret man vill arbeta med eller så väljer man stämpelnummer genom att trycka pil ner när man befinner sig på cellen. Man får då upp en lista med alla valbara stämpelnummer. För att välja ett stämpelnummer använder man piltangenterna och när man är klar trycker man på ENTER. Sökfunktionen med piltangenterna finns på alla input celler. För att radera innehållet i en cell använder man DELETE knappen. När man har valt stämpelnummer trycker man på ENTER för att hoppa till nästa cell.

Capture2

Om man har valt bildläge normal och bildplacering på toppen så tar man fram bilden genom att klicka på raden (se bild nedan markerad med rött streck). Om man istället har valt bildplacering till höger finns denna rad på höger sida osv. För att ta fram det inskannade dokumentet klickar man på raden, och för att återgå till konteringen klickar man igen på samma rad. För att ta fram bilden med snabbkommando så trycker man HOME-knappen (Internet Explorer) eller trycker samtidigt på bokstaven O och ALT-knappen (Mac).

Capture3

Så här ser det ut när man tar fram bilden och man kan scrolla upp och ner.

Capture4

 

Om man istället använder sig av snabbkommando (HOME eller bokstaven O + ALT) för att ta fram bilden så behåller man fokusen på cellen man befann sig innan man tog fram bilden. På detta sätt kan man skriva eller söka i cellen samtidigt som man har bilden framför sig. För att scrolla bilden upp och ner utan att tappa fokus på cellen använder man knapparna PG UP och PG DOWN. Funktionen PG UP och PG DOWN fungerar även när man har bildläge Extern. Detta innebär att man kan scrolla på bilden som man har på skärm nr 2 samtidig som man behåller fokuset på cellen i skärm nr 1.

Capture5

Man kan även välja att låsa bilden och detta gör man genom att klicka på ikonen under.

 

 

Verifikationsmall

Fortsätt med bokföringen genom att välja verifikationsmall. Även här kan man trycka PIL NED för att få fram alla verifikationsmallar som är inlagda i systemet. Välj mall med piltangenterna och tryck sedan ENTER för att gå vidare till nästa cell. Verifikationsnummer kommer automatiskt fram när man anger en verifikationsmall.

Capture6

Om man vill att verifikationen ska gå genom ett godkänningsflöde och redan har skickat den till Bokföringsmodulen så kan man få fram Godkänningslistan, och därmed möjlighet att lägga till en godkännare, även från Bokföringsmodulen. Leta reda på ett stämpelnummer (vit) som inte finns i godkänningsflödet.

Capture7

Gå till kolumnen Verifikationsnummer och lägg in minus (-) stämpelnummer, (ex -162) då dyker godkänningslistan fram till höger på sidan där man väljer fliken Buntar. Här kan man lägga till godkännare. Då kommer den specifika verifikationen att gå igenom godkänningsflödet av godkännare som man har valt att lägga in.

Capture8

 

  

Fakturanummer

I fakturanummer-fältet kan man skriva in +/- före fakturanummer som man vill koppla verifikationen till i reskontran. Plus betyder kundreskontra och minus leverantörsreskontra. Om man har öppna poster i kundreskontran på en utgående faktura med exempelvis fakturanummer 100235, skriver man in +100235 i fakturanummerfältet, och trycker PIL NED och ENTER så fylls automatiskt belopp och kundnummer in i sina respektive fält. När man sedan bokför bunten så kopplas posterna och stängs i reskontran.

 

Datum

För att ange datum skriver man månad och dag, i detta fall vill vi ange den 23 maj 2014 som datum så vi skriver 0523. Om man vill bokföra i ett annat år anger man året innan månad och dag exempel 150523.

 

Kontonummer

Kontonummer kan man söka på två sätt. Antingen anger man de två första numren på kontot och sedan PIL NED, eller så skriver man de två första bokstäverna i namnet på kontot och sedan PIL NED så att man får fram en meny med förslag. Man väljer kontonumret genom att först markera det och sedan trycka ENTER.

 

 

På kredit sidan anger man minus och leverantörsnamnet och sedan PIL NED så får man fram förslag, sen väljer man rätt leverantör med piltangenterna och trycker ENTER eller TAB när man är klar och vill gå vidare till nästa cell.

Capture10

Fakturanummer

Om fakturanummer-fältet redan är ifyllt så kopplas kredit-fältet automatiskt mot reskontra-kontot.

Capture11

Belopp

Beloppsfältet kan användas som en kalkylator. Genom 25% moms, kan man skriva in nettobeloppet n1000 för att beräkna brutto.

n=netto

g=gross

v=moms

 

Exempelvis kan man skriva ”1000/0,25” i beloppsfältet och trycka ENTER, så får man ”4000”.

 

 

Länkar

Fältet Länkar används när man exempelvis ska koppla en inbetalning mot flera fakturor. Tryck på PIL NED för att se alla öppna poster i reskontran på kunden, använd PIL NED för att gå ned till fakturan man vill välja och kryssa för fakturan genom att använda PIL HÖGER. Använd PIL VÄNSTER för att ta bort markeringen igen. När man har valt fakturan man vill länka mot trycker man ENTER. I länkar-fältet kommer det stå antalet länkningar man har gjort.

Capture12

När man är klar med konteringen och trycker END knappen väljer systemet automatiskt nästa stämpelnummer och man kan fortsätta bokföra nästa verifikation. Systemet räknar automatisk fram momsen utifrån momskoden och konterar momsen på ett momskonto, se bild nedan. Vill man inte se momskonteringen kan man dölja den genom att klicka på ikonen med två skärmar och kryssa bort ”dolda rader”.

Om man söker upp ett stämpelnummer som man har liggandes till sig själv i godkänningsmodulen, och det är andra godkännare på verifikationer så kan man göra ändringar på verifikationen från bokföringsmodulen. Sista person som godkänner måste göra detta från godkänningsmodulen.

 

Buntar, Fellista och Egenskaper

På högersida av bokföringen så får du upp en översikt över buntarna. När du går nederst till höger så finns det flera flikar såsom Buntar, Fellista och Egenskaper.

 

Buntar

Här skapar man nya buntar för att kontera och bokföra verifikationer. Här läggs också de buntar som blir importerade via andra system eller rapporter.

För att skapa en ny bunt, klicka på Ny. Välj och döp bunten till något annat namn, om du önskar något annat än dagens datum exempelvis 10.11.2014 KA. Datum väljer du buntdatumet för föringarna man ska kontera och bokföra. Tryck på Spara. Då skapas det en bunt och man kan börja kontera verifikationerna.

Det finns också färdigdefinerade buntar Mina verifikationer, Underkända verifikationer och Godkända verifikationer. Dessa används när ett stämpelnummer ingår i en godkänningsprocess, där verifikationen har blivit konterat i förhand.

Mina verifikationer – för att en verifikation ska dyka upp i mappen måste verifikationen först vara konterad och ingå i en godkänningsprocess.

Underkända verifikationer – för att en verifikation ska dyka upp i mappen måste verifikationen först vara konterad och ingå i en godkänningsprocess.

Godkända verifikationer – för att en verifikation ska dyka upp i mappen måste verifikationen först vara konterad och ingå i en godkänningsprocess.

Capture16

Se exempel på godkänningsprocesser.

 

 

Fellista

Fellistan visar en översikt över felmeddelanden som man kan få upp när man ska bokföra en bunt. Det kan vara icke-kritiska eller kritiska felmeddelanden.

 

Egenskaper

Egenskaper visar detaljerna till konteringen av en verifikation. Klicka på en konteringslinje i en bunt för att se egenskaperna på denna verifikation till höger. Exempel på egenskaper är kund/leverantör, verifikationsmall, konto etc.

 Capture17

 

 

Läs mer om:

Val av modus

Script, moms och periodiseringar

Länkar

Felmeddelanden