Godkänning

Översikt godkänning

Det finns fem menyval när du kommer in i Godkänning. Ikonen överst till vänster som ser ut som en mapp anger de olika statusarna för verifikationer som är tillgängliga i Godkänning. Där finner man Mina, Otilldelade, Tilldelade, Underkända, Godkända och Alla.

Mina; visar verifikationer som är klara för attest hos den inloggade användaren.

Otilldelade; visar verifikationer som inte har blivit tilldelade en person för attest.

Tilldelade; visar alla verifikationer som ligger för attest.

Underkända; visar verifikationer som har blivit underkända.


Godkända; visar verifikationer som har blivit godkända men som inte ännu är bokförda

Alla; visar alla verifikationer i samtliga statusar.

Vilka statusar som är synliga för användaren beror på vilken behörighet man har.

 

De två nästa ikonerna är val för bildvisning eller listvisning. Ikonen som ser ut som ett kuvert är val för att skicka ut en avisering/påminnelse om att det ligger verifikationer till godkänning. Sista ikonen exporterar hela godkänningslistan till Excel.

 

Bildvisning

Ikonen med små fyrkanter visar en bildvisning av alla verifikationer med stämpelnummer i övre vänstra hörnet på varje enskild verifikation. Man väljer en verifikation genom att klicka på den och då kommer man till godkänningsbilden.

Färgen som finns på övre vänstra hörnet under stämpelnummer bestämmer vilken status den aktuella verifikationen/fakturan har.

Capture1

Blå; innebär att verifikationen ligger för attest hos den inloggade användaren.

Vit; innebär att verifikationen inte är tilldelad någon för attest. Man kan i godkänningsmodulen lägga till personer på godkänningslistan.

Orange; innebär att verifikationen ligger för attest hos en annan person än den inloggade användaren.

Grön; innebär att verifikationen är attesterad och är redo att bokföras i Bokföringsmodulen.

Röd; innebär att verifikationen är underkänd eller raderad.

 


Tabellvisning

Ikonen med de horisontella strecken visar en tabellvisning av verifikationerna som ligger till behandling.

Capture2

Varje rad är en verifikation och i början av varje rad finns det ett färgat streck. Detta streck följer samma färgkodning som bildvisningen ovan. För att komma till godkänningsbilden dubbelklickar man på en rad.

Det är möjligt att ändra tabellvisningen utifrån egna preferenser, som tex ändra ordningsföljden på kolumnerna, sorteringen av raderna, samt välja vilka kolumner som ska vara synliga. För att ändra ordningsföljden på kolumnerna markerar man kolumnöverskriften, håller ner musknappen, och drar kolumnen dit man vill ha den. Sorteringen ändras genom att dubbelklickar på kolumnöverskriften som man vill att den ska sortera efter. För att ändra vilka kolumner som ska visas måste man markera kolumnöverskriften så att man får fram en pil, markera pilen och välja ”Kolumner”. Därefter kryssar man för de kolumner man vill visa. Man kan även välja om man vill visa verifikationerna i grupp (show in groups) samt och man vill gruppera från en vis kolumn (Group by this field).

Capture3

Med mailikonen kan man välja att skicka en påminnelse till personen/personerna som ska attestera. Detta gör man genom att först markera en rad och därefter klicka på mailikonen. Det kommer då att skickas ett e-postmedelande till den e-postadress som finns inlagd på personen/personerna under Administration – Anställda.

Godkänning på tvärs

Har du inloggning till flera klienter/företag, är det möjligt att sätta upp godkänning på tvärs för dessa klienter för att du ska slippa logga dig in i en och en klient för att godkänna verifikationer.
När du går in i godkänningsmodulen, kan du klicka på en inställningsknapp (tandhjul) överst till höger.

approval_settings
När du klickar på den får du upp en översikt över alla klienterna du har tillgång till, och kan klicka för vilka du önskar och använda för att få tillgång till godkänning på tvärs.

approval_acrossclients

 

Godkänningsbilden
När man har klickat på en verifikation i bildvisningen eller tabellvisningen kommer man till själva godkänningsbilden.

Capture4

Överst på godkänningsbilden finns det en menyrad med valen:

Inbox; gör att man kommer tillbaka till översikten över verifikationer i Godkänning.

Pil vänster; gå tillbaka till förra verifikationen som ligger till godkänning.

Pil höger; gå vidare till nästa verifikation som ligger till godkänning.

Skrivare; längs till höger i menyvalen finns den en skrivarknapp som ger en möjlighet att skriva ut verifikationen.

– Extern visning; här visas verifikationen i eget fönster.

Capture5

– Verifikationsinformation; visar information från den inskannade verifikationen, den information som man har angett i Mottag.

Det är möjligt att ändra Verifikationsinformationen på en verifikation så länge verifikationen inte är konterad.

Det är möjligt att en person i godkänningslistan kan kontera bilaget innan den har hunnit gå igenom hela godkänningslistan. Konteringen kan ske av exempelvis en Redovisningskonsult i Bokföringsmodulen eller av exempelvis en godkännare i Godkänningsmodulen. Så fort en verifikation är konterad så är Verifikationsinformationen i Godkänningsmodulen inte längre tillgänglig för ändringar. Det går dock att ändra verifikationen genom kontering fram till dess har gått igenom hela godkänningslistan. När verifikationen har gått igenom hela godkänningslistan, är konterad och godkänd så flyttas verifikationen till specialmappen Godkända i Bokföringsmodulen. Härifrån kan verifikationen Bokföras.

Om man ser att verifikationen ändå behöver justeras trots att den har blivit godkänd av samtliga i godkänningslistan, får man gå till godkänningslistan och lägga på sig själv eller den godkännare som ska göra ändringen. När verifikationen är ändrad och godkänd igen, så kan den bokföras från Specialmappen Godkända verifikationer.


Historik; i den första fliken visas en logg/historik för den aktuella verifikationen. Den senaste händelsen visas överst.

Capture6

– Godkänningslista; visar hela godkänningslistan för vald verifikation. Om man har behörigheten kan man här ändra på godkännarlistan och lägga till personer för attest. Om man inte kan ändra på godkänningslistan måste man be administratören i företagsklienten om att skicka ett mail till support@24sevenoffice.com för att lägga till behörigheten.

Capture7

 

Konteringsinformation; om man har konterat verifikationen i bokföringsmodulen innan den skickades för attest, visas konteringen i under denna flik. Här kan man ändra på ordningsföljden på kolumnerna samt välja vilka kolumner som ska vara synliga.

Om man har tillgång till modulen Bokföring, så har man också möjlighet till att göra ändringar på verifikationen innan man godkänner den. Detta är en egen behörighet, vilket innebär man kan få denna behörighet också även om man om man inte har tillgång till Bokföring.

 

Snabbkommandon i konteringsinformationen

END: Ny rad läggs till automatiskt.

Pil ned: i olika fält kan man använda piltangent ned för att få upp exempelvis projekt, kund, dimensioner och så vidare.

SPACE: Aktivera/öppna upp en cell.

 

Egenskaper

Väljer du fliken Konteringsinformation så visas Egenskaper och dimensioner till höger. Verifikationsinformationen måste läggas till under konteringen och man måste markera en konteringsrad för att se detaljerna under Egenskaper.

För mer information om hur man använder godkänningslistan, klicka här.

Godkänna/underkänna en verifikation

Capture8

Nederst i Godkänningsbilden finns det en menyrad med olika val som man kan använda sig av vid behandlingen av aktuell verifikation.

Godkänn; godkänner verifikationen och skickar den vidare till nästa person i godkänningslistan. Innan man klickar på Godkänn kan man lägga in en kommentar som skickas med till nästa person som ska attestera.

Underkänn; underkänner verifikationen. För att underkänna måste man skriva in en kommentar.

Vidarebefordra; här finns två valmöjligheter, Vidarebefordra, eller Vidarebefordra och godkänn. Detta menyval ger möjligheten att skicka verifikationen vidare till godkänning till en person som man lägger till. Man kan antingen välja att endast skicka vidare den och eller skicka vidare och godkänna.

 Capture9

Radera; detta menyval är bara aktuellt om verifikationen är underkänd och ger en möjlighet att skicka tillbaka verifikationen till Mottag (Tillbaka till Mottaget), radera verifikationen permanent (Radera) eller att arkivera den (Arkivera). Om man väljer att arkivera den så läggs den ”bakom” systemet med ett stämpelnummer som gör att bilagan/fakturan är sökbar i framtiden under valet  ”Sök” i vänstermenyn i Bokföringsmodulen.

 

Radera verifikation

Om man ska radera en verifikation som ligger till godkänning så kan det göras på följande sätt:

  • Gå till godkänning och öppna verifikationen. Tryck på Underkänn för att underkänna verifikationen.Capture10Ett underkännande kräver en kommentar till verifikationen.Capture11
  • Gå till status Underkända verifikationer (administratör)Capture12
  • Man kan välja om man vill Radera verifikationen, Skicka tillbaka verifikationen till mottaget eller om den ska arkiveras.Capture13
  • Om man väljer att den ska skickas tillbaka till Mottaget så får man gå till mappen Tilldelade och lägga ner den på Sidor för att lösa ut stämpelnumret och sedan radera den från Inboxen i Mottaget.Capture14

 

De olika valen under Radera-knappen

Tillbaka till Mottaget

Om du väljer att lägga tillbaka verifikationen till mottaget, så försvinner den från godkänningsbilden och man måste gå till Mottaget och klicka på Tilldelade sidor. Markera verifikationen och tryck Enter (eller dra ned den till nedre delen under Sidor) och lös ut verifikationen med det röda krysset.

Capture15

Då försvinner den och lägger sig under Inboxen. Här kan du föra den på nytt eller radera den genom att använda Radera-knappen.

 

Radera

Väljer man Radera-knappen i Mottag så försvinner verifikationen helt från bokföringsmodulerna och man kan inte återskapa eller söka upp den igen.

 

Arkivera

Om man väljer att arkivera en verifikation, kom ihåg att arkiverade verifikationer inte kan  återanvändas igen. Då ligger de enbart i arkivet. Att arkivera verifikationer kan man göra när man inte vill ha det ska vara luckor i stämpelnummerserien. Arkiverade verifikationer kräver en kommentar. Arkiverade verifikationer kan sökas upp under Sök som ligger i vänstermenyn i Bokföringsmodulen.

Capture16