Inställningar Bokföring

I vänstermenyn i Bokföringsmodulen finns Inställningar med följande val:

 

Mottag

Här markerar man om man vill att ”Automatiskt textslutförande” ska vara aktiverat. När man börjar skriva in något i fälten, så hjälper denna funktion med att fylla in data som saknas genom att söka igenom de tilldelade sidor till verifikationer.

Man kan också aktivera att ”Godkänningslistan” ska vara synlig när man öppnar Mottag.

 

Avisering

Under denna inställning anger man hur man vill att epost-meddelanden ska bli utskickade i samband med att en användare har verifikationer/underlag att godkänna.

Namnet är det namn man har registrerat under Community – Profil. Välj e-post och språk, och tryck därefter Spara.

Nästa punkt gäller på vilket sätt man önskar att epost meddelandet ska sändas. Klicka på Ändra för att ändra sätt. Osäker på vilken punkt som menas här hittar inte någonstans där man ska klicka på ändra

  • Aviseringsmail – Per verifikation:

Innebär att det skickas ett epost varje gång man har en verifikation/ underlag att godkänna.

 

  • Aviseringsmail – Översikt:

Innebär att det skickas ett epost vid de tidpunkterna som man har valt under ”Översiktsplanen” och det skickas endast ett epost som meddelar att det finns verifikationer/underlag för godkänning.

 

I översiktsplanen väljer man en eller flera tidpunkter som man önskar att eposten ska sändas.

Välj mellan alla veckans dagar, samt tidpunkt: Morgon, Lunch eller Eftermiddag.

 

Stämpelnummerserie

Vid behov av flera stämpelnummerserier så kan detta sättas upp. Observera, om man har många verifikationer i omlopp så är det viktigt att ha ett stort spann mellan stämpelnummerserierna, så de inte krockar framöver.

 

Konton

Detta är ditt företags kontoplan. Här kan du lägga till nya konton och ändra på existerande konton. Man kan även skriva ut kontoplanen samt exportera den till Excel-format.

I systemet finns det redan inlagd ett standard kontoplan som utgår från BAS kontoplanen, här kan man anpassa sitt kontoplan så att det följer företagets behov. Det finns en sökfunktion där man kan söka på kontonummer eller kontonamn. Det finns också intervall där man har grupperat kontonummer utifrån vilken moms-kod de tillhör, konton som kräver projekt eller avdelning och efter vilket kontotyp det är (saldo, resultat, kundreskontra, leverantörsreskontra, utgående moms, ingående moms och kontant)

1000-1999 Tillgångar

2000-2999 Eget kapital och skulder

3000-3999 Intäkter

4000-4999 Material- och varukostnader

5000-6999 Övriga kostnader

7000-7900 Utgifter/ kostnader för personal, avskrivningar m.m

8000-8900 Finansiella och andra inkomster/ intäkter och utgifter/ kostnader

 

 

1000-2999 – Tillgångar, skulder och Eget kapital utgör tillsammans balansräkningen.

3000-8999 – intäkter och kostnader utgör tillsammans resultaträkningen och denna visar om man har gjort en vinst eller förlust.

 1000-8999 – hela kontoplanen och tillsammans utgör de saldobalansen som alltid ska gå i noll.

 

Hur man upprättar ett nytt konto

Vid upprättelse av nytt konto, lägg till kontonummer och kontonamn. Välj också vilken moms-typ kontot ska gå mot och vilken kontotyp kontot ska tillhöra. Man kan också aktivera en inställning som  gör att kontot kräver att man ska bokföra mot ett projekt och/eller en avdelning.

Kontotyp: Rapporterna i 24SevenOffice tar inte hänsyn till om man väljer kontotyp ”saldo” eller ”resultat”. Väljer man ”saldo” på ett intäktkonto så visas det fortfarande i resultatrapporten och det samma gäller även på andra hållet. Syftet med dessa kontotyper är att kategorisera konton på samma sätt som man kategoriserar produkter. Det är dock fortfarande själva kontot (eller produkten) som påverkar vad som bokförs, inte kontotypen som är definierad på kontonivå. Valet ”Likviditet” används till att kategorisera bankkonton, lån, krediter etc.

 

Hur man ändrar ett konto

  1. Sök fram kontot som ska ändras och markera den, eller dubbelklicka på kontot på kontoplanen.
  2. Gör önskad ändring.
  3. Punkten om Redigera kopplingar av kontonummer är ett annat sätt att ”tagga” konton.  Det är möjligt att tagga konton som man önskar att kategorisera. Mappningen av konton kan man se om man använder OneStop Reporting, exempelvis Resultatrapporten etc.
  4. Klicka på Spara.

Det är inte möjligt att radera ett konto från kontoplanen.

 

Redigera kopplingar

Du kan använda Redigera kopplingar till att tagga konton. Du kan med andra ord tagga vissa konton, och denna taggingen av konton används sedan enbart i rapporterna i OneStop Reporting för de som använder ett externt rapportcenter. Det gäller alltså inte rapporterna i 24SevenOffice. Se mer information om OneStop Reporting här.

 

Avdelning

Här visas det en översikt över vilka avdelningar som finns. För att lägga till en ny avdelning trycker man på Ny, en tom schema dyker upp på högra sidan av skärmen. I den anger man avdelningsnamn och land för att kunna sparat avdelning.  Om man vill avaktivera en Avdelning får man kryssa ur rutan för Aktiv. Det är också möjligt att lägga in ett eget avdelningsnummer om man inte vill att systemet ska välja ett avdelningsnummer.

 

 

Verifikationsmallar

Verifikationsmallen definierar vilken typ av verifikation man registrerar, systemet har standar verifikationsmallar som man kan välja att ändra och man kan även lägga till flera mallar. Varje verifikationsmall är kopplad till en verifikationsnummerserie. Man kan ha olika serier tex  leverantörsfaktura, kundfaktura, bankverifikationer, manuella verifikationer.

När man konterar en verifikation i modulen bokföring så är verifikationsmall det första man tar ställning till i fältet ”mall”.  Vilken slags mall som används styr vilken serie som verifikationen bokförs med i ekonomisystemet. Man skiljer på nummerserier för att lättare kunna orientera sig i ekonomisystemet vid avstämningar mm.

För att få fram leverantörsfakturor på fliken ”Obetalda”  i bankmodulen som finns under Ekonomi – Bank – Utbetalning  är det viktigt att dessa är registrerade på en ”mall” som är styrd till leverantörsfaktura (se nedan). Om man klickar på Ny kan man upprätta en ny verifikationsmall och fylla i de önskade fälten till höger i bilden. Tryck på Spara för att spara din nya verifikationsmall.

  • Nr på verifikationsmall: Är valfritt och man kan använda nummer som inte redan existerar.
  • Namn på verifikationsmall: Även detta är valfritt. Man kan även ändra namn på redan existerande.
  • Koppla mot nummerserie: Här kopplar man verifikationsmallar mot nummerserier, dessa inställningar finner man under Ekonomi/Bokföring/Nummerserier (viktigt vid inställning: ha tillräckligt stort mellanrum, så inte serierna går ihop under räkenskapsåret. Beakta att utgående fakturor är en kontinuerlig serie, dvs den startar inte om på nytt vid ett nytt räkenskapsår).
  • Debet: Skall verifikationsmall kontera mot fast debetkonto? (Kan ändras vid kontering)
  • Kredit: Skall verifikationsmall kontera mot fast kreditkonto? (Kan ändras vid kontering)
  • Omsättning: Måste kryssas för om verifikationsmallen innehåller ingående eller utgående fakturor.
  • Projekt: Skall verifikationsmallen gå mot ett fast projekt? (Kan ändras vid kontering)
  • Avdelning: Skall verifikationsmallen gå mot en fast avdelning? (Kan ändras vid kontering)
  • Kommentar: Skall verifikationsmallen ange fast kommentar? (Kan ändras vid kontering)

Om man klickar på en existerande verifikationsmall, visas informationen under ”Inställningar” i det högra fältet. Här kan man utföra de ändringar man önskar att göra. Glöm inte att trycka på Spara-ikonen för att spara dina ändringar.

På fliken Tabulator ställer du in i vilka fält pekaren stannar i när man trycker på Tab-/ eller Enterknappen vid kontering. Du kan därmed välja olika fält som pekaren stannar, på olika verifikationsmallar.

 

Nummerserier

Nummerserier bör vara sammankopplade med verifikationsmallar. Alla verifikationsmallar bör vara kopplade mot en av nummerserierna som existerar. Nummerserier används för att särskilja olika sorters verifikationer från varandra. De flesta nummerserierna startar på nytt från ÅÅÅÅ-01-01 (vanligt bokföringsår) varje år. När man trycker på Ny kan man upprätta ny nummerserie. Klicka på en serie och ändra informationen till höger i bilden.

 

Kontinuerlig nummerserie

Innan man klickar på detta val bör man notera att man inte kan ändra på startnumret i efterhand. Serien för Utgående fakturor (kundfakturor) skall alltid vara kontinuerlig. Båda serierna för utgående faktura och kassa är som standar uppsatt kontinuerliga.

 

Ändra nästa verifikationsnummer

Det är möjligt att ändra nästa verifikationsnummer på nummerserier. Klicka på numret som ska ändras och överskriv numret, ändringen sparas automatiskt. Datumet som står överst i kolumnerna är slutdatumet för bokföringsperioden.

Om man är i juni 2014 och önskar och ändra nästa verifikationsnummer gällande från juni 2014, gå till kolumnen där det står 2014-12-31 (vid vanligt bokföringsår) och ändra nästa verifikationsnummer som tillhör denna kolumn för den verifikationsserien. Ändring av nästa verifikations nr kommer inte att påverka startnr på nummerserien. Förstår inte denna del

Om man inte har börjat använda nummerserien och önskar att ändra startnr på nummerserien så kan man göra det genom att markera nummerserien och välja Ändra.

 

OBS! Se till att serierna inte kolliderar. Det bör vara ett minimum på 5000 nr mellan de olika serierna. De kontinuerliga serierna bör ha den högsta nummerserien och ha mer än 50 000 nr innan de kolliderar. Inställningar för detta är beroende på företagets volymer (tänk igenom innan du väljer nr på serier).

Inne på fliken Verifikationsmallar får du en översikt på den/de Verifikationsmall/verifikationsmallar som nummerserien konteras mot.

 

Räkenskapsår

Du upprättar en ny räkenskapsperiod genom att trycka på Ny. Sätt in startdatum och slutdatum.

 

Öppen och låst period

Markera önskad period och klicka på Lås för att låsa perioden. För att öppna en period markerar du perioden och klickar på knappen Lås upp.

Regnskapsperioder i ett räkenskapsår kan upprättas genom att markera ett räkenskapsår, klicka på fliken Bokföringsperioder och lägga in startdatum och slutdatum för bokföringsperioden och spara med knappen Lägg till.

 

Observera att man kan radera ett Räkenskapsår eller en Bokföringsperiod om man inte har fört något på den perioden. Markera ett räkenskapsår eller bokföringsperiod så kommer en Radera-knapp bli synligt i menyn. Klicka på Radera så raderas räkenskapsåret eller bokföringsperioden.

 

 Logg

Denna flik visar en logg över upprättade, ändrade och raderade räkenskapsår och bokföringsperioder. Man måste först välja det året man vill se logg på.

OBS: Loggen gäller från och med 2014-06-26 då den blev implementerad i systemet. Ändringar utförda innan detta datum visas inte i loggen.

 

 

Regler

Används när man har en attestrutin på företaget och det finns fyra olika uppsättningar av regler; beloppsgräns, projektledare, dimensioner och fasta godkännare. Dessa måste läggas in under Inställningar-Regler och sedan när man har prekonterat i Mottag aktiverar man regler genom att trycka på knappen ”Aktivera godkänningsregler”.

 

Beloppsgräns

Godkännare kan konfigureras med beloppsgränser, dvs man anger vilka personer som ska kunna godkänna specifika beloppsgränser. Verifikationer med belopp som ligger utanför beloppsgränserna, kommer inte att bli triggade av regeladministrationen.

Validera: En verifikation måste gå igenom denna person för att verifikationen ska kunna bli godkänd och bokförd. Även om personen inte står på godkänningslistan så kommer denna regel att aktiveras om Validera är förkryssad.

Minst en: Om det är flera personer som ska godkänna en viss beloppsgräns, så kan man välja att det räcker med att “minst en” av dessa personer godkänner verifikationen.

 

 Exempel 1:

  • Redovisningskonsulten och Anna har fått rättighet till att godkänna verifikationer mellan 1-10 000 kr.
  • De har båda blivit tilldelade beloppet
  • Validera är inte ikryssad
  • Minst en är vald

Finns inte Redovisningskonsulten och Anna med på godkänningslistan och det ligger andra personer som godkännare på en verifikation så måste inte verifikationen gå till en av dessa. Det räcker med att en av personerna godkänner ex Redovisningskonsulten, Anna eller någon annan person som är satt till godkänning. Eftersom ”minst en” är vald, så räcker det också med att bara en av dem godkänner, alla behöver inte godkänna.

Exempel 2:

  • Avdelningschefen ska godkänna alla ingående fakturor som har ett belopp mellan 100 000- 1 000 000 kr.
  • Tilldela är ikryssad
  • Validera är ikryssad

Alla verifikationer som håller sig mellan dessa beloppen 100 000- 1 000 000 kr måste gå till denna person för att godkännas, även om avdelningschefen inte står med i godkänningslistan.

 

Projekt

Om du har angivit och kryssat i för projektledare för ett projekt i Projektmodulen, kommer projektledaren att aktiveras som godkännare när man väljer detta projekt på en verifikation i Mottaget.

 

Dimension – Avdelning/Projekt

Under dimensioner har man två val att välja på det är Projekt eller Avdelning. Här har man möjlighet att välja flera projektdeltagare som godkännare eller flera Avdelningsdeltagare som godkännare.

Vid val av ett projekt eller avdelning så välj först vad du ska ha. Gå till Nästa och kryssa för vilken/vilka personer som ska godkänna. Klicka sedan Spara när du är klar med att lägga till Dimensioner. Om du vill gå tillbaka och ändra dimension och börja från början så klicka på Tillbaka. Klicka sedan på Färdig när du är helt klar med att lägga till de dimensioner du vill ha.

 

 Fasta godkännare

Här kan man lägga in fasta godkännare i en lista som alltid läggs först, och en lista som alltid läggs sist bland godkänningsreglerna. Godkännarna som läggs först är den person/personerna som alltid ska godkänna verifikationen först, och den/de som läggs sist är de godkännare som godkänner verifikationerna sist.

 

 

Valuta

Här kan man enkelt lägga in aktuella kurser för utländsk valuta. Detta är kurserna som används bland annat för verifikations- och fakturafunktionen när man väljer en annan valuta än SEK. Det är därför viktigt att kurserna uppdateras regelbundet för att i så stor utsträckning som möjligt få ett korrekt belopp när man arbetar med utländska valutor.

Hur man lägger in valuta:

  1. Välj Ny
  2. Lägg in valuta, valutabeskrivning, enhet och kurs.
  3. Välj Spara

Hur man ändrar en valuta:

  1. Välj Valuta
  2. Gör önskade ändringar
  3. Välj Spara

 

 

 

Typgrupper

Momskoder