Mottag

Kom igång med Mottag

För att kunna använda sig av modulen ”Mottag” måste man först aktivera funktionen inne i modulen. Detta görs genom att klicka på ”Aktivera scanningsmail” (se röd ring). Man får då automatisk fram en e-postadress som ska användas för att skicka in de inskannade verifikationerna/fakturorna. Exempel på scanningsmailadress: 403225123882293@voucher.24sevenoffice.com. Man kan skicka in verifikationerna i flera bildformat som t.ex. jpg, tiff, pdf, gif, även användning av EHF filer stöds. Filerna skickas direkt till e-postadressen och kommer automatisk upp i modulen.

Den e-postadress som filerna skickas från, mottar kvittens från mottaget när filen är inläst. Om du inte har mottagit denna e-post så kan den ha fastnat i ditt skräppostfilter. Då måste du vitlista *@24sevenoffice.com för att kunna ta emot e-post från 24SevenOffice.

 

Kommandon som kan användas för att arrangera dokument som skickas till mottaget

Man kan skriva in textrader i själva e-posten som skickas in till mottaget, inte i ämnesfältet. Genom att använda olika sorters kommandon så kan man göra följande handlingar:

##GROUP## Om man vill slå ihop / sammanfoga flera fakturor eller andra sorters dokument till ett samlat dokument i mottaget så kan man använda detta kommando i e-posten. Alla filer som är bifogade i e-posten blir då sammanslagna till ett samlat dokument med flera sidor i mottaget.

##COMMENT## Man kan lägga till underdokumentation i form av fritext till sida 2 på en verifikation. Detta gör man genom att skriva in ##COMMENT## som en textrad i e-posten som man skickar till mottaget, och sedan skriver man in den text man önskar att tillfoga verifikationen på raderna under. Texten blir då tillagd på sida 2.

##MERGE## Detta kommando grupperar alla bifogade dokument i e-posten till ett och samma dokument. Smart funktion om du till exempel i restaurangbranschen får faktura som en fil och varuspecifikation i en annan fil.

##MERGEGROUP## Detta är en kombination av ##GROUP## och ##MERGE##. Se ovan för beskrivelse av dessa.

##MERGEGROUPCOMMENTLAST## Grupperar alla sidor i de bifogade dokumenten till ett samlat dokument, samtidigt som all text i e-posten blir infogad och inlagd som efterföljande extrasidor efter de scannade dokumenten/fakturorna. Detta är smart om man exempelvis har en faktura som består av flera sidor och man samtidigt vill koppla all e-postkorrespondens som har med fakturan att göra. Systemet prioriterar på det sätt att faktura-sidorna placeras främst och e-postkorrespondensen sist.

 

Översikt i Mottag
Visningen av Mottag kan delas in i två delar där den översta delen visar verifikationerna som är inskannade (blå ram på bilden under), men ännu inte bearbetade och vidareskickade till Godkänning eller Bokföring.

Den nedersta delen visar information som avser den aktuella verifikationen som ligger till behandling (röd ram på bilden under).

 

 

Övre delen av Mottag

Capture1

Allra överst på bilden finns det en menyrad som styr vad som visas i övre delen av bilden. Den är uppdelad i fyra grupper. Längst upp till höger ser man vilken e-postadress som man ska skanna och skicka sina verifikationer till.

Första gruppen består av Inbox och Tilldelade sidor.

Inbox; visar vad som är inskannat men som inte har fått ett stämpelnummer.

Tilldelade sidor; visar vad som är inskannat och som har fått ett stämpelnummer, men som ännu inte blivit behandlat och vidaresänt till Godkänning eller Bokföring.

För att navigera mellan Inbox och Tilldelade sidor används CTRL + Alt + I. (bokstaven i)

 

Andra gruppen består av Uppdatera, Dela och Radera, och används till hantering av verifikationer som finns i Mottag.

Uppdatera; används för att ladda ner det som nyligen blivit skickat till Mottag men som ännu inte visas i översikten.

Dela; används för att separera verifikationer som blivit ihopkopplade med samma stämpelnummer. Ihopkopplade verifikationer visas genom att det är ett gem i högra hörnet i antingen Inbox eller Tilldelade sidor. ”Dela” aktiveras när verifikationen som man vill dela på befinner sig i Inboxen och är markerad med blå ram.

Radera; används för att permanent radera den eller de markerade verifikationerna som inte har tilldelats ett stämpelnummer. Enklast och snabbast är att använda DELETE-knappen.

 

Tredje gruppen består av Extern visning, Inställningar och Skriv ut och används för att göra personliga preferenser gällande modulen Mottag.

Extern visning; används när man arbetar med två skärmar och man vill visa den inskannade verifikationen på en egen skärm.

Inställningar; här markerar man om man vill att ”Automatisk textslutförande” ska vara aktiverad, om ”Godkänning”-delen ska vara synlig och om man vill att det ska skickas ett ”Godkänningsmeddelande” per e-post.

Skriv ut; används för att skriva ut aktuell verifikation.

 

Fjärde gruppen består av fyra pilar som från vänster till höger står för följande:

  • Gå till första verifikationen i listan (Snabbkommando: HOME)
  • Gå till förra verifikationen i lista (Snabbkommando: PIL VÄNSTER)
  • Gå till nästa verifikationen i listan (Snabbkommando: PIL HÖGER)
  • Gå till sista verifikationen i listan (Snabbkommando: END)

När man har markerat en inskannad verifikation kan man hoppa fram och tillbaka fem verifikationer åt gången med hjälp av snabbkommando CTRL + PIL HÖGER/VÄNSTER.

2.2 Nedre delen av Mottag
Den nedre delen av Mottag består av Stämpelnummer, Sidor, Verifikationsinformation, Godkänningslista och Bildvisning.

Capture2

För att få ner en verifikation till nedra delen av Mottag dvs. lägga den till behandling, markerar man den och trycker ENTER. Detta kan göras både när verifikationen är på Inbox och Tilldelade sidor. Om det är flera sidor som ska läggas ihop är det bara att trycka på ENTER när nästa sida är markerad tills man har fått med alla sidor. Observera att ordningsföljden på sidorna bestäms utifrån den ordning man har valt att lägga till dem. Om man vill att alla sidor som tillhör ett stämpelnummer ska vara ihopkopplade redan vid skanningen kan man göra det genom att lägga in en blank sida efter sista sidan som ska kopplas ihop, innan nästa stämpelnummer. De sidor som är ihopkopplade på detta sätt kommer att synas med ett gem på högra sidan, se bild nedan.

 

2.2.1 Stämpelnummer

Innan man markerar en verifikation och flyttar den ned till nedre delen av Mottaget måste man ange vilket stämpelnummer den ska ha. Detta görs antingen genom att klicka sig in i fältet för stämpelnummer – detta görs genom att skriva in det nummer man vill ha – eller genom att använda sig av pilarna upp och ned för att komma till det aktuella stämpelnumret. Man kan också använda snabbkommando Shift + PIL UPP/NED för att navigera till riktigt stämpelnummer.

Genom att klicka på #-ikonen så kan man välja Högsta lediga stämpelnummer eller Nästa lediga stämpelnummer. Om man önskar att se vilket stämpelnummer som är ledigt så kan man klicka på den gula ikonen med förstoringsglaset så får man fram en lista på alla nummerseriernas lediga stämpelnummer. Här kan man klicka på ett ledigt stämpelnummer så läggs det automatiskt in i fältet och det är bara att välja en verifikation och lägga till i den nedre delen Sidor.

 

2.2.2 Sidor/ Bildvisning

Under ”Sidor” ser man sidan/sidorna som är valt för det aktuella stämpelnumret. Den blå ramen  visar vilken del av sidan som visas till höger i bildvisningen. För att navigera i bildvisningen kan man antingen dra den blå ramen upp och ned, eller använda Page Up och Page Down.

Om man felaktigt har lagt till en verifikation på ett stämpelnummer kan man enkelt ta bort den genom att klicka på det röda krysset i högra hörnet på verifikationen.

Bildvisningen visar om man befinner sig på nedre eller övre delen av Mottag genom pilen (se röd ring). Första bilden visar att man befinner sig på nedre delen av Mottag, medan bild nummer två visar att man befinner sig i övre delen av Mottag.

Om man har skannat in en sida i fel riktning kan man enkelt rotera den rätt genom att klicka på pilen överst i högra hörnet på bildvisningen, se bild nedan.

Bilde?

Om man skulle behöva skicka en verifikation per mail kan man göra det genom att klicka på mail ikonen, (se bild ovan) som finns överst i högra hörnet på bildvisningen bredvid pilen. Ett popup-fönster öppnas, där man anger mailadress och skriver ett meddelande som man vill skicka med.

 

2.2.3 Verifikationsinformation

Under verifikationsinformation anger man den information som avser det inskannade underlaget. Denna information kommer automatiskt fram genom OCR-tolkning. Om inte informationen kommer fram automatisk kan man ange detta manuellt.

För att navigera sig till verifikationsinformationen kan man klicka på en av verifikationerna/fakturorna som är lagda till behandling eller använda snabbkommando SHIFT + ENTER.

För enkel navigering mellan fälten i verifikationsinformation kan man använda Tab för att komma till nästa fält och Shift + Tab för att gå till föregående fält.

Verifikationsinformationen består av olika fält. Det som styr vilka fält som är tillgängliga bestäms av Typ, och det finns tre typer; Ingående faktura, Utgående faktura och Annat.

 

Ingående faktura

Bankkonto; hämtas automatiskt från den inskannade verifikationen.

Leverantörsnummer; hämtas automatiskt upp från CRM när det finns ett leverantörsnamn angivet.

Leverantör; hämtas automatiskt upp om bankkontonumret matchar med en leverantör i CRM.

Debet och Kredit; hämtas från CRM som man anger på fliken Inställningar. Om systemet inte hittar en träff på leverantör så kommer denna information inte fyllas i automatiskt. Väljer du och överskriva debet-kontot med ett annat konto och trycker på Klar, så är det denna nya kontot som sparas som standard debet-konto i CRM – Inställningar under Leverantörsinställningar och blir automatiskt vald nästa gång.

Fakturanummer; hämtas automatiskt upp från den inskannade verifikationen.

Fakturadatum; hämtas automatiskt upp från den inskannade verifikationen.

Förfallodatum; hämtas automatiskt upp från den inskannade verifikationen. Om det inte finns något förfallodatum kommer det hämtas upp från inställningar i CRM.

Belopp; hämtas automatiskt upp från den inskannade verifikationen.

Valuta; måste väljas manuellt. Genom att klicka på pilen får man upp en lista med de valutor som finns inlagda i systemet. Om valutan man vill ange inte finns med på listan måste man först lägga in den i systemet. Detta görs under Bokföring – Bokföring –Inställningar – Valuta.

OCR; hämtas upp automatiskt från den inskannade verifikationen.

Avdelning; måste väljas manuellt. Genom att klicka på pilen får man upp en lista med de avdelningar som finns inlagda i systemet. Om avdelningen man vill ange inte finns med på listan måste man först lägga in den i systemet innan man kan använda den. Detta görs under Bokföring – Bokföring –Inställningar – Avdelning.

Projekt; måste väljas manuellt. Genom att klicka på pilen får man upp en lista med alla projekt som finns inlagda i systemet. Man kan även börja skriva in namnet på projektet eller projektnummer så får man upp förslag. Om projektet man vill ange inte finns med på listan måste man först lägga in det i systemet innan man kan använda den. Detta görs under Projektmodulen.

Kommentar; texten som skrivs här kommer som kommentar till verifikationen.

 

Annat
Används när man skannar in t.ex. bokföringsorder, bankbetalningar, kvitton osv.

Verifikationsdatum; måste anges manuellt och är det datum man vill att verifikationen ska bokföras på.

Belopp; systemet försöker ange detta annars måste man ange det manuellt, om verifikationen har flera belopp är det enklast att lämna detta fält tomt.

Kommentar; texten som skrivs här kommer som kommentar till verifikationen.

 

2.3 Godkänningslista
Denna används när man ska skicka vidare verifikationen för attest. Det finns flera olika sätt att lägga upp en godkänningslista och man kan kombinera flera olika alternativ. Nedan går vi igenom de olika möjligheter som finns. På denna sida kan du se exemplar på olika godkänningslistor.

Om man inte använder sig av attestering av verifikationer kan man välja bort denna visning. Detta görs i övre delen av Mottag under knappen Inställningar.

 

Under godkänningslista kan man lägga in en eller flera personer som ska attestera en verifikation. För att lägga till en person klickar man på pilen. Man får då upp en lista över alla personer som har tillgång till systemet. Man kan även börja med att skriva namnet på personen så får man fram en lista med förslag där man sedan kan välja personen som ska attestera. När man har valt personen klickar man på ikonen som föreställer en person och ett plustecken för att lägga till personen i  godkänningslistan. Ordningsföljden på godkänningslistan innebär att den första personen i listan måste attestera verifikationen innan nästa person på listan har möjlighet att attestera. För att ta bort en person från godkänningslistan klickar man på personen i listan och därefter klickar man på ikonen med en person och en stoppskylt.

 

2.3.1 Parallell – godkänning

Om det är flera personer som ska attestera verifikationen utan någon speciell ordningsföljd på vem som attesterar först kan man göra detta genom att använda sig av att klicka på ikonen med två personer och ett plustecken. Man får då upp en mapp där det står ”Parallell”. För att lägga in personer som ska attestera klickar man på mappen ”Parallell” och sedan söker man upp personen och lägger till med ikonen som föreställer en person med plustecken.

 

2.3.2 Minst en – godkänning

Om det finns flera personer som ska attestera en verifikation men det räcker med att en av dessa personer attestera, kan man göra det genom att klicka på ikonen med två personer och ett plustecken för att få upp mappen ”Parallell”, därefter klickar man på samma ikon igen för att få upp en mapp som heter ”Minst en”.

Markera mappen, sedan söker man upp personen och lägger till den i godkänningslistan genom att klicka på ikonen som föreställer en person med plustecken.

Genom att göra detta behöver bara en av flera personer attestera för att verifikationen ska gå vidare till nästa person i listan eller gå vidare till verifikationsregistreringen.

 

2.1.3 Godkänningsregler

Regler för vem som ska godkänna ingående fakturor kan sättas i inställningarna. De regler man kan definiera är Beloppsgränser, Projektledare, Dimensioner (Avdelning/Projekt) och fasta godkännare. För att aktivera dessa regler från Mottaget, klicka på knappen Aktivera godkänningsregler.

Mer information om dessa inställningar finner du här.

 

2.2 Mottagsavslutning

Innan verifikationen skickas vidare till nästa steg så kan man skriva en kommentar i fältet nederst i bilden. Kommentaren som skrivs visas för personerna som ska godkänna verifikationen. När man är färdig med behandlingen av verifikationen skickar man den vidare till antingen Godkänning eller Bokföring genom att klicka på den gröna bocken. Snabbkommando för detta är Ctrl + Alt + Enter. Man hoppar då vidare till nästa verifikation i Tilldelade sidor.

Vid sidan av den gröna bocken finns det också en pil. Om man klickar på pilen så kommer val fram om man vill Arkivera en sida. Detta används om verifikationen inte ska bokföras, men om man ändå vill spara den. Då kommer stämpelnumret förbli upptaget, samtidigt som verifikationen inte kommer gå vidare i bokföringsprocessen. Verifikationen kommer heller inte bli inlagd i några rapporter/journaler. Arkiverade verifikationer är möjliga att hitta under Sök eller i Mottaget genom att söka i nummerfältet. De Arkiverade verifikationerna är rosa-tonade.

 

 

2.5 Arbetsgång i Mottag

  1. Skanna in verifikationer till den e-postadress som finns i modulen Mottag.
  2. Om inte verifikationerna har kommit upp automatiskt när man går in i modulen Mottag så klicka på ikonen Uppdatera för att ladda ner dessa.
  3. Här kan man välja att endast tilldela stämpelnummer till verifikationer så att de hamnar under Tilldelade sidor och där behandla verifikationerna eller att behandla dessa på en gång i samband med att man tilldelar stämpelnummer.
  4. Stämpelnummer tilldelas genom att skriva in numret i fältet eller att söka upp den genom att använda pilarna upp och ner. När man har skrivit in rätt stämpelnummer drar man ner verifikationen/fakturan till nedre delen av bilden. Nu har verifikationen tilldelats ett stämpelnummer.
  5. Nu kan man börja med att ange verifikationsinformationen. Om informationen inte kommer upp automatisk måste man ange den själv. Om man inte vill att systemet ska ge förslag på metadata så kan man avaktivera den funktionen under Inställningar.
  6. Ange godkänningslista. Lägg till de personer som ska attestera och lägg in vilken atteststuktur man ska ha.
  7. Skicka verifikationen vidare till nästa modul som kan vara ”Godkänning” om verifikationen ska attesteras, eller ”Bokföringsmodulen” om den inte ska attesteras eller om den ska konteras innan attest.

2.6 Snabbkommandon

Snabbkommandon Mottag
Snabbkommando Funktion
Ctrl + Alt + I Ändra visning mellan Inbox och Fördelade sidor
Home Gå till första verifikation
Vänster piltangent Gå till förra verifikation
Höger piltangent Gå till nästa verifikation
End Gå till sista verifikation
Shift + vänster piltangent Gå fem verifikationer tillbaka
Shift + höger piltangent Gå fem verifikationer framåt
Enter Lägger till den markerade verifikationen i Sidor
Delete Raderar den markerade verifikationen
Shift + piltangent upp Sätt stämpelnummer till ett nummer upp ifrån vad som står i fältet
Shift + piltangent ned Sätt stämpelnummer till ett nummer ned ifrån vad som står i fältet
Shift + Enter Navigera mellan övre och nedre sidan av verifikationen
Page Up Navigera visningen av sidan uppåt
Page Down Navigera visningen av sidan nedåt
Tab Gå vidare till nästa fält
Shift + Tab Gå till förra fältet
Ctrl + Alt + Enter Sänd verifikationen vidare till godkänning eller bokföringsmodulen