Inställningar för Påminnelse

Innan man sätter igång finns det vissa inställningar man måste göra först i Påminnelsemodulen. Gå till Inställningar – Ekonomi –Sök order/faktura – Påminnelse.

 

 

Generell Påminnelsemetod

  • Fakturakopia– Systemet skriver ut en fakturakopia av varje enskild påminnelse (rekommenderas)
  • Saldolista– Systemet skriver ut en saldolista när man väljer att skriva ut en översikt över alla öppna poster i kundreskontra

 

Antal dagar

  • Postdagar: Antal dagar från betalningsdatumet till mottagaren registrerar detta i sitt system. Det tar normalt 2-3 dagar från att transaktionen blir betald till den registreras hos mottagaren. Postdagar blir lagt som tilläggsdagar till förfallodatumet innan alla statusar för en påminnelse påbörjas.
  • Lista: Man anger antal dagar som måste passera innan fakturan ska bli synlig under status Lista. En faktura kommer då inte förekomma på listan förrän dessa dagar har gått som är inlagt i inställningar (lista+postdagar)
  • Påminnelse 1: Här hamnar fakturor som skall påminnas för första gången. Man anger antal dagar den skall ligga på Påminnelse 1 innan den kan flyttas till nästa status. (t.ex. Påminnelse 2 eller Inkassovarning)
  • Påminnelse 2: När man önskar att skicka ut en Påminnelse 2 innan man skickar den till inkasso använder man denna status.
  • Inkassovarning: När kunden inte har betalt efter påminnelserna så kan man skicka en inkassovarning. Man anger då antal dagar som påminnelsen ska ligga i inkassovarning innan den går vidare till nästa status. Om inte påminnelsen betalas då heller, går inkassovarningen direkt till inkasso. I de fall som man har ett eget avtal med en inkassobyrå överförs ärendet vidare till status ”Till inkasso” för vidare behandling.
  • Visning: Här kryssar man för vilka flikar/statusnivåer som man önskar att använda under påminnelsemodulen. Man kan välja att lägga till/ta bort Påminnelse 1, Påminnelse 2, Inkassovarning.
  • Lägg till påminnelseavgift: Här väljer man om påminnelseavgift önskas på Påminnelse 1, Påminnelse 2 och/eller Inkassovarning.
  • Blockera: Här kan man lägga in om man vill blockera kunden för att skicka Påminnelse 1, Påminnelse 2, Inkassovarning eller Till inkasso.
  • Kommentar: Här lägger man in text som man vill skall visas på de olika statusnivåerna. Detta kan vara t.ex. om att betalningen ej har mottagits från kunden.
  • Belopp: Här lägger man in önskat belopp på påminnelseavgiften. Man kan också specificera Räntefaktura i procent och en övre gräns på räntefakturan. För att kunna ändra konto för påminnelser och räntefakturor görs detta i kontonr fälten.

 

Påminnelseprocessen

När en faktura inte betalas enligt förfallodatum + antal postdagar så kommer fakturan hamna i den första listan under Ekonomi – Påminnelse. Listan ger en översikt över de fakturor som inte är betalda. Genom att kryssa för de kunder/fakturor man vill skicka påminnelse till, välja status Påminnelse 1, 2 osv och sedan trycka Ändra status, skapar man påminnelsefakturor av dessa.

Man kan dubbelklicka på fakturan och få upp verifikationen. Observera att de fakturorna som är markerade helgråa inte kan ändra status på för att den inte har legat i listan tillräckligt många dagar i förhållande till vad som är inställt under inställningar.

Man kan också lägga till en anteckning om det önskas. Klicka då på arket till höger om fakturan.

När man ändrar status på fakturorna får man upp en utskriftsruta automatiskt. Utskrift av fakturorna görs sedan även under de olika flikarna. De fakturor som skall gå till inkasso överförs först till inkassovarning för att kunna ge kunden en inkassofaktura. Om fakturan skall gå till inkasso med en gång ändrar man status ”till inkasso”. Om man har ett avtal med ett inkassoföretag gällande hantering av inkassoärenden så kan man under denna flik överföra inkassoärenden direkt till detta företag.

 

Räntefaktura

En räntefaktura innehåller räntor på de dagar efter förfallodatum då fakturan skulle varit betald. Inställningar för räntefaktura satsen och konto sätts upp under Inställningar – Inställningar – Ekonomi – Order/faktura – Påminnelse. När man kopplar en inbetalning mot utgående faktura, kommer systemet automatiskt att se över fakturadatum och datum när verifikationen blev kopplat (inbetalt) mot en utgående faktura. På dessa dagar genereras det automatiskt en räntefaktura som lägger sig under fliken räntefaktura i Påminnelsemodulen.

Man måste kryssa för de rader man vill skapa en räntefaktura på, och klicka på Ändra status längst ned till höger. Då överförs räntefakturorna automatiskt till modulen Ekonomi – Order/Faktura – Orderlista – och blir här framvisade som ordrar i orderstatusen Påminnelse. Gå in här och markera ordrarna som skall faktureras, och klicka sedan på knappen Fakturera. Nu kan räntefakturan skickas till kunden.