Ny beställning

Ny beställning ligger under Ekonomi – Beställning – Ny beställning.

Beställningsmodulen visar en översikt över vilka beställningar man har utestående samtidigt som man jobbar direkt med varulagret på företaget. En beställning kan förenkla både logistiken och bokföringen genom att beställningsmodulen hanterar de nödvändiga bokföringarna i logistik och bokföring.

 

Använda ny beställning

När man skapar en ny beställning eller ändrar en existerande beställning så får man upp flikarna Huvud och Sök.

Snabbkommandon för att byta mellan flikarna:

  • Visa Huvud: Ctrl + 1
  • Visa Sök: Ctrl + 2
  • Byta mellan flikarna: Ctrl + 0

 

Huvud

Leverantörsinformation

Här kan man söka efter en leverantör genom att trycka på förstoringsglaset. Du kan söka på Namn, Kundnr, Telefon, Adress, Postnummer och Postort.

Klicka på knappen Sök. Använd piltangenten ned på tangentbordet. Dubbelklicka på den leverantör du väljer eller tryck på Enter. Då läggs leverantörens uppgifter in under Leverantörsinformation.

 

Fakturaadress

Här lägger man in namn och adress till företaget som skall mottaga fakturan, ofta företaget man beställer åt.

 

Leveransinformation

Här lägger du in all leveransinformation och leveransdatum. Lägg in företagets namn, adress, postnummer, postort, land, och orderdatum. Om man klickar på pilen till vänster om Orderdatum och Leveransdatum får man upp en kalender där man kan klicka på önskat datum.

 

Beställningsinfo

Här visas Beställningsnummer och man väljer Beställningsstatus, Kundansvarig, Vår referens, Er referens. Här väljer man referens/kontakt i den firma man har valt genom att klicka på förstoringsglaset. Man kan också välja Avdelning eller Projekt om det ska kopplas mot beställningen.

De olika beställningsstatusarna är: Beställningsförslag, Förslag, Godkänt, Beställt och Inaktiv.

 

Ägare

Är den som har upprättat beställningen. Vår referens är den person som visas som refereens på utskrift av beställningen. Er referens kan man hitta genom att klicka på Sök efter kontakt. Här kommer man få upp de kontakter som är länkat mot leverantörskortet i CRM.

 

Avdelning och projekt

Avdelning och projekt fungerar på samma sätt som i Order/faktura-modulen. Avdelningar läggs in i Administration – Bokföring – Inställningar – Avdelning och projekt upprättar man i Projektmodulen.

 

Avancerat

Här kan man lägga in kommentarer, titel på beställningen, referens till ordernr, typgrupp och en kryssruta för Arkiverat. När man är helt färdig med beställningen och har mottagit och bokfört allt, kan man kryssa för rutan Arkiverat så försvinner den från orderstatusen.

 

Bokföring

Här skriver man in det som står på fakturan från leverantören. Man väljer valuta, Lokal är den valuta som står som standard i klienten. Om man väljer att använda en annan valuta så kommer kursen upp i fältet för Valutakurs. Valutan läggs in i Ekonomi – Bokföring – Valuta. OCR-nummer, fakturanummer, fakturadatum, förfallodatum och belopp registreras från fakturan.

Det finns också en möjlighet att skriva in stämpelnummer till den aktuella beställningen som man mottager och bokför in i bokföringen för att ha möjlighet att använda den automatiska bokföringsrutinen också om man använder sig av scanningsmodulen.

Följande exempel är möjligt när man skriver in ett stämpelnummer på beställningen:

  • Om stämpelnummer ännu inte finns som ett inskannat dokument kommer den automatiskt att överföras in i verifikationsjournalen när den läses in i preregistreringen med stämpelnummer till beställningen.
  • Om stämpelnummer är inläst som ett inskannat dokument och ligger oanvänt i konteringsbilden kommer den automatiskt att överföras in i verifikationsjournalen.
  • Om stämpelnummer redan finns i en tidigare bokförd verifikation kommer denna beställning referera till samma inskannade dokument.

Varulinjerna i beställning visar varunummer, varukod, produktnamn, antal på lager, antal disponibel, beställt, mottaget, bokfört, inpris och rabatt. Mottaget och bokfört visar också antal utfört och procentsats utfört.

Längst ner till vänster visas följande knappar:

  • Visa/dölj uppsummering – visar eller döljer rutan på beställningsbilden
  • Visa/dölj papperskorg – Här läggs de produkter som du har valt att radera, om du väljer att lägga till dem igen kan du göra det härifrån
  • Mottaga och bokför alla – Mottaga alla används för att föra in varor som har mottagit. Bokför alla bokför de varor du har mottagit.
  • Uppsummeringen visar antal linjer, enheter, inpris, moms och netto inpris för både beställda varor, mottagit och bokfört.

För att kunna spara beställningen man skriver in så måste det ligga minst en produkt i varukorgen. Om man har inte har fyllt i fakturanummer och fakturadatum när man sparar, så får man upp en popup som ger besked om att detta ännu inte är inlagt och om man ändå önskar att spara.

 

Sök

När man går in på Sök-fliken för att söka fram varor så gör man sökvalet mitt på sidan. Man kan i det första fältet söka på leverantörsnummer eller namn, i det andra fältet kan man söka på nummer och i det tredje fältet på namn. Ju mer man fyller i sökfälten ju mer specifikt blir söket. Man kan också kryssa för rutan under leverantör för att bara söka upp produkter som är kopplade mot den valda leverantören. För att göra detta så går man in i Ekonomi – Produkter, söker upp en produkt och öppnar produktbilden och i fliken Generellt under Kategorier & Grupper på Leverantör kan man välja en leverantör som produkten ska gå mot från rullgardinslistan. Om man kryssar för leverantör och produkten ligger mot en annan leverantör så kommer man hitta produkten när man söker.

För att söka på kategorier: klicka på Alla kategorier så visas en lista över alla kategorier som är upprättade. Klicka och välj vilken kategori som önskas. När en kategori har valts så kommer namnet på den aktuella kategorin visas istället för Alla kategorier.

Man kan lägga till en linjetext i beställningen om man önskar det. Klicka på linjetext-knappen. Skriv in linjetexten i textfältet och välj om den ska vara i normalt typsnitt eller i fet text.

Nollställ-knappen nollställer söket så att alla sökfältet blir tomma och Sök-knappen används för att utföra söket.

 

 

Varulinjer

De visar varunummer, varukod, produktnamn, antal på lager, antal disponibelt, beställt, mottagit, bokfört, pris in och rabatt. Mottagit och bokfört visar också antal utfört och procentsats utfört. Under Sök-fliken söker man upp och lägger till produkter/varor.

Nederst har man fyra följande knappar: Visa/dölj uppsummering, visa/dölj papperskorg, Mottag alla och Bokför alla.

Visa/dölj uppsummering är för att visa eller dölja rutan på bilden. Visa/dölj papperskorg kan man ex använda när man har lagt till en produkt på en varulinje, tagit bort denna, och önskar att lägga till den igen. Mottag alla är för att motta alla varorna och uppdatera antalet produkter på lager. Bokför alla innebär att man bokför alla varorna.

För att kunna spara beställningen man jobbar med måste man lägga till minst en produkt. Om man inte har lagt till Fakturanr och Fakturadatum när man sparar så får man upp en popup som ger besked om att detta inte är inlagt, och om man ändå väljer att spara.

 

Mottag och bokföring

För att kunna motta och bokföra varor så måste beställningen stå med status ”beställt”. Man kan motta varor genom att skriva in antalet som är mottagit direkt in i varulinjen. När man har lagt in detta så fylls procentantal mottaget som är utfört in under antalet mottagna varor.

När detta är sparat så kommer antal mottagna varor att fyllas in vid sidan av procentantalet, och man har möjlighet till att mottaga flera varor senare om inte allt kommer samtidigt. Man kan också mottaga och bokföra varor genom att högerklicka på en varulinje. Man kan då välja Mottaga alla och Bokför alla, och man mottager och bokför då alla varulinjerna.

Ett annat sätt att mottaga och bokföra alla på är att klicka på knapparna nederst till vänster.

Efter att man har sparat beställningen framkommer en dialogbox som visar beställningsnummer och ett verifikationsnummer överst. Där får man val om att skriva ut beställningen, skriva ut mottagslistan och att skicka beställningen på e-post. Man kan till slut välja att fortsätta med beställningen, gå direkt till en ny beställning eller avsluta registreringen.

Om man väljer att skicka beställningen på e-post så får man upp ett nytt e-postfönster där man kan dubbelkontrollera informationen innan man skickar e-post till mottagaren.