Fakturautskick och fakturadesign

24SevenOffice fakturautskickssystem

24SevenOffice har länge velat förenkla och automatisera sättet fakturor förmedlas till slutkunder på. För att kunna åstadkomma detta har vi skapat ett fakturadistributionssystem. Detta system innehåller bland annat ett fakturadesign-verktyg som gör det möjligt att enkelt skapa sina egna order- och fakturamallar, flera olika fakturautskicksmetoder – bland annat ”CloudPrint” och Elektronisk faktura* (i tillägg till Epost och vanlig lokal utskrift), samt en Utskicksöversikt som visar aktuell utskicksstatus per faktura.

*Tilläggstjänst från Apix. Med fakturadistribution från Apix kan man skicka fakturor både elektroniskt och som brev via 24SevenOffice. Beställningsblankett: PDF / Word.

 

Vi rekommenderar alla användare som jobbar med orderhantering och fakturering att läsa igenom informationen nedan för att få en inblick i hur fakturadistributionssystemet fungerar, samt vilka inställningar man bör rikta fokus mot för att funktionerna ska fungera tillfredsställande.

 

Hur kommer man igång?

En övergång till fakturadistributionsverktyget innebär stora ändringar i sättet fakturautskick hanteras på, samt hur själva fakturorna ser ut (fakturadesign). Vi rekommenderar därför att man går igenom Distributionsinställningarna nedan innan fakturadistributionen sätts i drift.

Här nedan har listar vi de 5 viktigaste punkterna att ha koll på innan man börjar fakturera med fakturadistributionsverktyget.

1. Fakturadesign: Om man inte vill använda systemets standardmallar när man genererar fakturor, exempelvis om man vill lägga in sin logo och andra anpassningar, så måste man skapa egna mallar. Mer information om fakturadesign och mallar hittar du i avsnittet om «Mallar» längre ned på sidan.

2. Distributionsflöde: När man väljer distributionsmetod «Automatisk distribution» vid skapandet av en faktura, använder systemet sig av de Distributionsflöden som är inlagda under Inställningar – Distributionsflöde i klienten. Ska ni använda er av standardflödet i klienten, eller ändra på ordningsföljden, eller lägga upp helt egna distributionsflöden? Det kan vara aktuellt att lägga upp egna flöden exempelvis om man har kunder som kräver faktura på ett specifikt format, där det aktuella formatet läggs in som ensam distributionsmetod, och de aktuella kunderna som mottagare i distributionsflödet.

3. Skrivare: En av utskicksmetoderna som kan användas i ett distributionsflöde heter «CloudPrint». Detta är en funktion för automatisk utskrift på valfri skrivare, som stödjer cloudprint/ePrint. För att kunna använda sig av denna metod, måste man först lägga in minst en skrivare under inställningar för Skrivare i menyn.

4. Faktura e-post: Om det är aktuellt att distribuera faktura via epost så bör man kontrollera om man har tillgång till knappen «Faktura e-post» under inställningarna. I denna meny kan man lägga upp ett eget epostkonto, så att fakturorna skickas från eget konto i stället för via 24SevenOffice systemkonto. Man kan även skapa egna epostmallar (textmallar) per språk som används – exempelvis en epostmall för svensktalande kunder, och en epostmall för engelsktalande kunder. Man kan distribuera fakturor via epost även om man inte har tillgång till knappen «Faktura e-post», men då med en standard epostmall och via systemets standardkonto för fakturautskick: «noreply@invoice.24sevenoffice.com».

5. Firma: Kontrollera att samtliga företagsuppgifter är inlagda korrekt i de olika fälten. Företagsinformationen sparas tillsammans med fakturainformationen per faktura, och kan inte ändras efter fakturering.

Vägledning till de olika inställningarna följer nedan.

 

 

Distributionsinställningar

distribustionsinstallningar 

 

Inställning – Aktivera fakturadistributionen

meny-inst

Aktivera

Här aktiveras fakturadistributionen. Klicka på knappen Aktivera för att komma igång.

Deaktivera fakturering

Klicka på «Deaktivera fakturering» för att temporärt låsa möjligheten att fakturera i klienten. Knappens primära funktion är att förhindra eventuella integrationer (exempelvis vid integrerad e-handelslösning) från att kunna fakturera innan man har hunnit ställa in fakturadesign, distributionsflöde och övriga inställningar på det sätt man önskar. Order kan fortfarande skapas medan faktureringen är deaktiverad.

OBS: Faktureringen måste aktiveras igen efter att man har konfigurerat inställningarna.

 

Mallar – Designa egna order- och fakturamallar

meny-mallar

Systemet har flera olika standardmallar som kan användas till både utskrift och PDF-generering av fakturor. Standardmallen som systemet använder om man själv inte har valt en mall, är «Svensk faktura.odt».

mallar

Om man vill ändra på en av standardmallarna, exempelvis för att lägga in en egen logo, så görs detta genom att man först markerar den standardmall som man vill basera sin nya mall på, och sedan klickar på ”Ladda ner”. När man har laddat ner mallen rekommenderar vi att man använder den kostnadsfria ordbehandlaren «OpenOffice Writer» till att öppna och redigera mallen med, i stället för exempelvis Microsoft Word.

 

Anpassa en fakturamall – steg för steg

  1. Markera en av systemmallarna som ligger tillgängliga.
  2. Välj symbol-lastned ”Ladda ner” för att spara ner en kopia av denna mall till din lokala hårddisk. Denna kopia kan anpassas och laddas upp igen som en ny version av mallen.
  3. Genomför önskade ändringar i mallen: Infoga logotyp från en bildfil, lägg till eller ta bort fält som inte behövs, ändra färg och teckensnitt på fakturafält, kolumner, rubriker osv.
  4. Tillgängliga fält som kan användas vid anpassning av ny mall kan återfinnas under knappen ”Fält”. Öppna de tillgängliga fälten under knappen Fält och markera ett fält och kopiera med snabbkommando Ctrl+C (Windows) eller CMD+C (MacOS).
  5. Klistra in fältet i din fakturamall med Ctrl+V (Windows) eller CMD+V (MacOS).
  6. Spara ner den justerade versionen av fakturamallen till din lokala hårddisk.
  7. Klicka Ny för att ladda upp mallen under Mallar.
  8. Klicka på Förhandsvisning-symbolen preview om du vill kontrollera hur den valda mallen ser ut med fakturainformation ifylld.
  9. Klicka på Redigera-symbolen symbol-endre eller dubbelklicka på mallen om du vill justera namn, ändra standardmall eller sätta regler. Systemmallarna går inte att redigera.
  10. Klicka på Radera-symbolen symbol-slett för att radera en anpassad mall. Systemmallarna går inte att radera.

 

Regler

Varje mall kan konfigureras till att användas automatiskt när en faktura uppfyller ett eller flera olika kriterier – Regler. Tillgängliga egendefinierade regler är Land, Språk, samt Kund.

Land: Vid val av ett specifikt Land kommer mallen att användas vid produktion av fakturor tillhörande kunder där detta land specificerats på kundkortet i CRM.

Språk: Vid val av ett specifikt Språk kommer mallen att användas vid produktion av fakturor tillhörande kunder där detta språk specificerats på kundkortet i CRM.

Kund: Under detta val kan man fritt lägga in de kunder som mallen ska vara gällande för. När en kund har valts på en mall behöver inga ytterligare inställningar göras för varken språk eller land.

Under valet «Kund» finns också en knapp som kan användas för att kopiera in samtliga  kunder från en kundkategori i CRM: kopiera-kundtyp

regler

 

 

Order e-post

meny-order-epost

E-postmallar för orderutskick

Lägg till en e-postmall för orderutskick

    • Namn: Lägg till ett namn på e-postmallen
    • Språk: Välj ett språk på e-postmallen
    • Ämne: Lägg in en rubrik
    • Textruta: Lägg in text

E-post konto

Här kan man lägga in ett eget e-postkonto om man vill skicka ut order från ett annat e-postkonto än systemkontot som används som standard.

epost-konto

Inställningarna består av följande fält:

Kontonamn: Här lägger man in namn på kontot, exempelvis ”order epost”

 

Användarinformation

Namn: Här lägger man in det namn som man vill ska visas för epostmottagaren (i ”från-fältet”), exempelvis ”Fakturaavdelningen” eller ”Sven Svensson”.

Epost-adress: Här lägger man in e-postadressen som ska användas till orderutskick.

 

Påloggningsinformation

Användarnamn: Här lägger man in användarnamnet på epostkontot. Denna information får man av sin epostleverantör.

Lösenord: Här lägger man in lösenordet på epostkontot. Denna information får man av sin epostleverantör.

 

Serverinformation

Server för utgående e-post (SMTP): Här lägger man in adressen till den SMTP-server som systemet ska använda vid utskick av e-post. Denna information får man av sin epostleverantör.

Port för e-post (SMTP): Här lägger man in portnumret som ska användas vid utskick av e-post. Denna information får man av sin epostleverantör.

Använd krypterad koppling: Här väljer man önskad krypteringsnivå. Denna information får man av sin epostleverantör.

 

 

Faktura e-post

meny-faktura-epost

E-postmallar för fakturadistribution

Lägg till en e-postmall för fakturadistribution

    • Namn: Lägg till ett namn på e-postmallen
    • Språk: Välj ett språk på e-postmallen
    • Ämne: Lägg in en rubrik
    • Textruta: Lägg in text

E-post konto

Här kan man lägga in ett eget e-postkonto om man vill skicka ut fakturor från ett annat e-postkonto än systemkontot som används som standard.

epost-konto

Inställningarna består av följande fält:

Kontonamn: Här lägger man in namn på kontot, exempelvis ”faktura e-post”

 

Användarinformation

Namn: Här lägger man in det namn som man vill ska visas för epostmottagaren (i ”från-fältet”), exempelvis ”Fakturaavdelningen” eller ”Sven Svensson”.

Epost-adress: Här lägger man in e-postadressen som ska användas till fakturautskick.

 

Påloggningsinformation

Användarnamn: Här lägger man in användarnamnet på epostkontot. Denna information får man av sin epostleverantör.

Lösenord: Här lägger man in lösenordet på epostkontot. Denna information får man av sin epostleverantör.

 

Serverinformation

Server för utgående e-post (SMTP): Här lägger man in adressen till den SMTP-server som systemet ska använda vid utskick av e-post. Denna information får man av sin epostleverantör.

Port för e-post (SMTP): Här lägger man in portnumret som ska användas vid utskick av e-post. Denna information får man av sin epostleverantör.

Använd krypterad koppling: Här väljer man önskad krypteringsnivå. Denna information får man av sin epostleverantör.

 

 

Skrivare

meny-skrivare

Man kan använda sig av cloud printing/”ePrint” i systemet. Cloud printing innebär kort förklarat att man skickar ett dokument till en e-postadress som i sin tur är kopplad mot en fysisk skrivare, och att dokumentet automatiskt skrivs ut när skrivaren mottar dokumentet via e-post. Under menyn Skrivare kan man lägga in den e-postadress som är konfigurerad på skrivaren med cloud print-stöd för att sedan enkelt kunna välja utskrift av fakturor via denna skrivare som en distributionskanal vid fakturering.

skrivare

 

 

Distributionsflöde – skapa egna fakturautskicksflöden

meny-distributionsflode

Ett distributionsflöde är en samling regler för hur systemet ska behandla en faktura när den ska distribueras. Man kan lägga in flöden baserat på antingen Land eller kund/kundgrupp.

Systemet har ett standardflöde som gäller för alla kunder, om man inte lägger in egna distributionsflöden. Standardflödet innehåller metoden E-post. Om fakturamottagarens e-postadress inte är registrert på fakturan, lägger fakturan sig till manuell behandling i Utskicksöversikten.

Om man vill att vissa kunder ska behandlas på ett annat sätt än vad som är standard, kan man lägga upp ett nytt distributionsflöde på följande sätt:

  • Klicka på Lägg till för att skapa ett nytt distributionsflöde
  • Ge flödet ett namn, i vårt exempel «Pappersfaktura»
  • Konfigurera prioriteringarna genom att dra och släppa önskad distributionsmetod på önskad prioritetsnivå i regelhierarkin. I vårt exempel placerar vi metoden «AutoPost» som första och enda metod i flödet.

distributionsflode

  • Gå till fliken Mottagare och välj vilket land eller vilka kunder / kundtyper som distributionsflödet ska gälla för. Kunderna läggs in enkelvis.
  • Viktigt: Det är en prioritetsnivå också i listan över Distributionsflöden till vänster i skärmbilden. Man använder knapparna PIL UPP och PIL NED för att flytta de olika distributionsflödena upp eller ner i hierarkien. Flödet som ligger överst i listan kontrolleras först, om kunden inte matchar med mottagarna i detta flöde kontrolleras flöde nr 2, osv. Standardflödet ligger längst ner i listan för att fånga upp alla kunder som inte innefattas av andra distributionsflöden.

När distributionsflödena har lagts in, distribuerar systemet en faktura automatiskt efter gällande distributionsflöde, förutsatt att distributionsmetod «Automatisk distribution» har valts på en faktura.

Distributionsmetoderna som kan användas i ett Distributionsflöde är:

Epost
Faktura skickas via epostkontot som är konfigurerat under inställningar för Faktura e-post, med faktura-PDF bifogat. Texten i själva e-posten som skickas styrs av E-postmallarna under inställningar för Faktura e-post.

CloudPrint
Automatisk utskrift via egendefinierad cloud print-kompatibel skrivare – kräver att man lägger in en skrivare under inställningar för Skrivare.

AutoPost
Faktura-PDF skrivs ut och postas av 24SevenOffice samarbetspartner, tillsammans med eventuella PDF-bilagor som har bifogats fakturan under knappen «Bifoga filer» när fakturan skapades. Om en faktura skickas via AutoPost av misstag, och man vill stoppa utskicket, måste detta göras senast en timme efter att fakturan skickades genom att ringa vår leverantör Apix servicedesk på telefonnr +358 9 4289 1324.

Priser:

Epost och CloudPrint är kostnadsfria metoder

AutoPost kostar 15 kr per faktura

AutoPost tillägg:

Tillägg per extra ark i kuvertet 1,50 kr

Tillägg för postande av kuvert till utlandet 20 kr

Vid mer än 8 ark i kuvertet, måste kuvertet uppgraderas och tillhörande kostnader påräknas.

Alla priser är exkl. moms.

 

 

FAKTURALISTA

Menyvalet Fakturalista innehåller fyra nya knappar i den övre menyraden: Ladda ner, Skriv ut, Skicka, och Ändra mall.

fakturalista

Ladda ner
Markera en faktura och Ladda ner fakturan som en PDF till din dator. Man kan också markera flera fakturor och välja Sammanfoga och ladda ner, så läggs alla markerade fakturor i en och samma PDF-fil.

ladda-ner

Skriv ut
Här väljer man om man vill skriva ut via en ”cloud printer” eller en lokal skrivare.

skriv-ut

Skicka
Här har man två val. «Skicka faktura som epost» eller «Skicka faktura som AutoPost». Se beskrivning av dessa metoder under avsnittet om «Distributionsflöde» ovan.

skicka

Ändra mall
Välj ny mall för markerad faktura och skapa ny PDF.

andra-mall

 

 

UTSKICK

Menyvalet Utskick innehåller följande flikar: Manuell, Misslyckades, Distribuerar och Distribuerat.

utskick

Manuell: Här visas fakturor som inte har en definierad distributionsmetod. Fakturor som visas här måste distribueras manuellt. Man kan antingen Ladda ner (PDF), Skriva ut, eller Skicka (epost eller AutoPost). Det är även möjligt att Ändra mall innan fakturan distribueras. 

Misslyckades: Här visas fakturor som har misslyckats i att nå fram till den valda mottagaren. Eventuella felkoder och förklaringar från distributionssystemet visas genom att markera fakturan och klicka på knappen Logg.

Distribuerar: Här visas fakturor som är under process att bli distribuerade till den valda mottagaren. Fakturor i denna status är låsta.

Distribuerat: Här visas fakturor som har bekräftats OK.

Kolumnen ”Distribution” visar använda distributionsmetoder. Siffran visar antal försändelser. Färgen visar aktuell distributionsstatus för den aktuella metoden.

Grå metod = Utskick pågår (färg ändras snart till grön eller röd)

Grön metod = Utskick genomfört

Röd metod = Utskick misslyckades

Blå metod = Manuell behandling

utskick2

  

Logg

För att se Distributionsloggen för en faktura, markera fakturan och klicka på Logg. Vid eventuellt fel, markera systemmeddelandet och kopiera länken och skicka till Kundservice för mer undersökning.

logg

 

 

Bifoga filer

Man kan bifoga filer och distribuera dessa tillsammans med en faktura. Gå till Orderbehandlingen och skapa en order. Observera att ordern först måste sparas för att funktionen «Bifoga filer» ska aktiveras.

 bifoga

Klicka på «Bifoga filer». Då kommer det upp ett fönster där man har möjlighet att ladda upp filer antingen lokalt från datorn, eller från filområdet i 24SevenOffice.

bifoga2

Man har även möjlighet att välja om man vill att filerna ska vara synliga och distribueras tillsammans med ordern/fakturan eller om det bara ska vara en koppling till ordern/fakturan.

Bifogade filer är också tillgängliga under fliken «Utskick» oavsett distributionsstatus.

bilaga

  

Vid frågor och behov för mer information kontakta support@24SevenOffice.com.