Orderhantering

När man har valt Orderhantering kommer man in i en bild där man kan upprätta en ny order/faktura. Här har du menyval längst upp på sidan som är indelat i Åtgärder, Administration, Utskick och Hjälp.

Economy_OrderInvoiceReminder_OrderProcessing1

Ny: För att upprätta en ny order, klickar du på Ny. Om du har gjort ändringar i en befintlig order, kom ihåg att spara innan du upprättar en ny order.

Sök: här kan du söka upp tidigare ordrar och fakturor istället för att gå till order- eller fakturalistan och söka upp dem där.

Spara: med spara-knappen sparar du ordern. Notera att om orderstatusen står som Fakturera, kommer ordern faktureras om man väljer att spara ordern.

Fakturera: oberoende av vad som står i orderstatus-fältet kommer fakturan nu att bli fakturerad och bokförd.

Kopiera: ger dig möjlighet till att kopiera den order som du har hämtat upp antingen via Sök-knappen eller via order- eller fakturalistan.

Kreditfaktura: om du har öppnat en faktura från antingen fakturalistan eller Sök kommer du nu ha möjlighet till att skapa en kreditfaktura. Beloppet i fältet ”Summa” visas nu som negativt och en textrad har infogats i ordern med texten ”kreditfaktura för faktura ______”, och orderstatus är satt till Kreditera. För att få fakturan krediterad klickar man på Spara.

Radera: om man öppnar en order som på en tidigare tidpunkt är sparad så kan man klicka på detta val för att radera ordern. Observera att fakturor är ett undantag, dessa måste istället krediteras. Fakturor kan inte raderas på grund av bokföringsregler.

Avancerad: om du saknar några fält i orderlayouten, kan du under detta menyval alltid hitta samtliga fält och inställningar. Detta menyval är indelat i:

– Orderinformation: ordernummer, orderstatus, orderdatum och vår referens

– Fakturainformation: fakturanummer, fakturadatum, kommentar (intern kommentar), fakturatext (externt ut till kund), betalningstid och betalningssätt

– Kundinformation: kund, organisationsnummer, adress, postnummer, postort, stad, landskap, land och kundreferens

– Levereringsinformation: kund, adress, postnummer, postort, stad, landskap, land, leveransdatum, telefon, leveranssätt, alternativ

– Attesteringsinformation: Kundnummer, adress

– Beräkning av pris: Inklusive moms, Typ av försäljning, Prislista, Öresavrundning

– Fakturaavgift: Aktivera, gräns, Belopp

– Fakturalänkar: Avdelning, Projekt, Säljmöjlighet, Kampanj, Prod. Ansvarig, Prod, nr, Referensnummer

 Valuta: Valuta, Valutakurs

– Bokföring: Periodisering, Dimensioner

– Utskick: Utskrift eller e-post

Economy_OrderInvoiceReminder_OrderProcessing2

 

Logg

Historik över vad som är gjort med ordern tidigare

 

Produkter: gör det möjligt att söka upp produkter och upprätta en ny produkt. Genom ett klick på ikonen med förstoringsglaset kan man söka på produktnummer, namn, EAN nummer, beskrivelse, kategori, leverantör, leverantörens produkt nr, leverantörens varukod och leverantörens produktnamn. Man kan också lägga produkter till ordern genom att dubbelklicka på en produkt i sökresultatet.

 

Snabbkommandon när man står i produktsök:

  • END – Lägger till produkt i order
  • HOME – sätter markören i sök
  • ENTER (i editläge): lägger till produkt och sätter markören i nästa rad
  • ENTER (inte i editläge): Lägger till produkt
  • ARROR UP (i editläge): Rör sig UPP i listan och behåller editläge
  • ARROR DOWN (i editläge): Rör sig NED i listan och behåller editläge
  • TAB och SHIFT + TAB (i editläge): Flyttar markören fram och tillbaka i produktlistan
  • PAGE DOWN: Hoppar ned i produkt som är lagt i ordern

Snabbkommandon i varukorgen (när det ligger produkter på ordern)

  • PAGE UP: Sätter markören upp i sökfält på produktsök
  • MOUSE Click: Sätter markören i editläge
  • SHIFT + C: Kopierar produktrad
  • ENTER: Går in i Editläge i produktrad
  • SHIFT + N: Lägger till ny produktrad
  • ARROR DOWN: Lägger till ny rad om man har markerat den sista produktraden som är tillagd.

 

Snabbkommandon i Produktsök Sökfält:

ENTER: Söker upp produkter och sätter markören på första produktraden som blir hittad. Om det inte blir någon träff sätts markören tillbaka i sökfältet och markerar hela fältet

PAGE DOWN: Hoppar ned i listan med produkter som sökts fram

 

Kunder: ger dig en möjlighet till att söka upp existerande kunder i CRM, och skapa nya kunder. Det finns även ett Avancerat sök som kan kommas åt genom att klicka förstoringsglas-knappen. Den avancerade sökfunktionen ger dig möjlighet att söka på namn, kundnummer, org nr, telefon, adress, stad, postnummer och postort. Kunden kan läggas till i ordern/fakturan genom att dubbelklicka på sökresultatet.

Skriv ut: när en order är öppen, sparad eller fakturerad är det möjligt att skriva ut.

Skicka: här kan du skicka fakturan via e-post

Skriv ut/skicka: Alla utskicksmetoder är baserade på PDF. När en order blir fakturerad, genereras automatiskt en PDF-fil av fakturan som kan användas till att antingen skicka fakturan per e-post och till utskrift av fakturan. Detta för att försäkra sig om att dokumentet är identiskt oberoende av vilken sorts utskick som används mot kunden. Om flera fakturor skrivs ut samtidigt, blir de automatiskt sammanställda till en samlad PDF-fil så att man bara behöver skriva ut en fil. Det ActiveX-baserade utskriftobjektet KPprinter kommer att bli avvecklat och ersatt av PDF-mallar.

 

Upprätta en ny order

När en ny order upprättas kan man välja en kund genom att klicka i det vita fältet Kund och börja skriva in kundnamnet och använda piltangent nedåt för att välja korrekt kund och därefter trycka ENTER. De övriga fälten kommer att fyllas i per automatik beroende på vad som är inskrivet på kundkortet på CRM. För att lägga till produkter, med en annan metod än att använda menyvalet för detta, kan man enkelt klicka på kolumnen namn på den första tomma raden i varukorgen och börja skriva in produktnamn eller nummer, och använd piltangent ned/upp för att välja produkt och sedan använd TAB-tangenten för att välja produkt och tabba sig vidare i fälten. Textrader i ordern läggs till genom att skriva en text i kolumnen namn och klicka på ENTER istället för TAB. Om man vill att texten ska vara bold kan man markera textraden och sedan trycka på B i vänstermenyn bredvid varukorgen. Orderlinjer kan raderas genom att markera de och sedan klicka på antingen Delete eller soptunnan nede i det vänstra hörnet.

 

Periodisering av order

För information om periodisering av order/faktura, se här.

 

Övrig information

Det är möjligt att använda periodisering och dimensioner både för en hel order och per enskild produktrad. Om det ska registreras en periodisering eller dimension för enskilda produktrader måste detta först  konfigureras i layouten för modulen ”Orderhantering”, genom att läggas till i boxen som definierar utseendet på varukorgen/produktlistan på ordern. Genom högerklick på en produktrad i varukorgen kan man välja om produkten skall vara synlig eller dold på utskriften, samt se produktkortet och produktstatus. Till höger om varukorgen visas totalbelopp och detaljer kring inpris, indirekt kostnad, täckningsgrad, täckningsbidrag för visad order.

Det finns ingen öresavrundning på produktrader utan enbart på orderhuvudet, dvs den samlade summan av alla produktpriser i en order. Så om man har projekt/avdelning och påtvingat på öresavrundningskontot så bör man föra dimensioner på orderhuvuvdet och inte per produktrad.

 

 

Provision

Egen sida om provision hittar du här.