Påminnelse

Påminnelse ligger under Ekonomi – Påminnelse.

Påminnelsemodulen ger en översikt över fakturor som ej är betalda vid förfallodatum.

Påminnelsemodulen består av flera flikar/statusar:

  • Lista– alla fakturor som överskrider förfallodatum hamnar i listan
  • Påminnelse 1– fakturor som skall påminnas första gången hamnar här
  • Påminnelse 2– fakturor som skall påminnas för andra gången hamnar här
  • Inkassovarning– efter att påminnelse har skickats och man trots detta inte fått in betalningen kan man ändra status till inkassovarning för att ge kunden en sista möjlighet att betala.
  • Till Inkasso– går till Inkasso om fakturan inte betalas efter inkassovarningen
  • Räntefaktura– det kan genereras en räntefaktura på en faktura som har betalats in för sent. Den räknar ut räntan på de dagar från förfallodatumet och det faktiska inbetalningsdatumet.

Dessa flikar/statusnivåer varierar beroende på de inställningar som har gjorts i förhand.

 

Påminnelseprocessen

När en faktura inte betalas enligt förfallodatum + antal postdagar så kommer fakturan hamna i den första statusen – Lista – under Ekonomi – Påminnelse. Listan ger en översikt över de fakturor som inte är betalda vid passerat förfallodatum. Genom att kryssa för de kunder/fakturor man vill skicka påminnelse till, välja status Påminnelse 1, 2 osv och sedan trycka Ändra status, skapar man påminnelsefakturor på dessa.

Man kan dubbelklicka på fakturan och få upp verifikationen. Observera att de fakturorna som är markerade helgråa inte kan ändra status på för att den inte har liggat i listan tillräckligt många dagar i förhållande till vad som är inställt under inställningar.

Man kan också lägga till en notering om det önskas. Klicka då på arket till höger om fakturan.

PS: Vid en integration med Intrum Justitia (Intrum Justitia-avtal) är även fliken ”Till inkasso” tillgänglig. Efter överföring från Listan till ”Till inkasso” är påminnelser som är under behandling hos Intrum märkta med grå bakgrund. När inbetalningen är mottagen och reskontran är uppdaterad (poster stängt) kommer påminnelsen vara borta från Påminnelsemodulen.

 

Observera!

Vid eventuell förlustföring i klienter med Intrum Justitia-avtal, måste förlustföringen göras via Bokföringsmodulen, och verifikationslinjerna som inte ska skickas över till Intrum markeras vid bokföring. Man måste då först aktivera den extra kolumnen ”FlagSyncDisabled” i bokföringsmodulen, och sedan kryssa för detta val på samtliga verifikationslinjer som inte skall överföras vidare till Intrum Justitia. Detta för att inte förlustföringen ska uppfattas av Intrum som mottagen inbetalning, utan istället behålla eventuella inkassokrav mot kunden).

 Economy_OrderInvoiceReminder_Reminder1

Fliken Lista visar en översikt över alla fakturor som ligger under Lista, det vill säga fakturor som har gått över förfallodatumet. Om man dubbelklickar på en faktura i listan så får man upp verifikationsföringen för denna faktura. Här kan man bland annat se förfallodatum, som man använder för att se om en faktura ska skickas till påminnelse.

Poster som är röda i Listan, är minusbelopp (-) som inte ska påminnas. Poster som är röda och visas med fetstil, är 0-belopp som heller inte ska påminnas. Dessa ligger i Listan pga icke-kopplade poster i reskontran. Man bör i dessa tillfällen söka upp den aktuella kunden och koppla posterna mot varandra i kundreskontra.

 

När man ändrar status på fakturorna får man upp en utskriftsruta automatiskt. Utskrift av fakturorna görs sedan under de olika flikarna. De fakturor som skall gå till inkasso överförs först till inkassovarning för att kunna ge kunden en inkassofaktura. Om fakturan skall gå till inkasso med en gång ändrar man status ”till inkasso”. Om man har ett avtal med ett inkassoföretag gällande hantering av inkassoärenden så kan man under denna flik överföra inkassoärenden direkt till detta företag.

 

Räntefaktura
Räntefaktura är pålagd ränta efter förfallodatumet på en faktura och fram till att fakturan är betald. Under Administration – Inställningar – Ekonomi – Order/faktura – Påminnelse, så kan man sätta upp inställningar för räntefaktura.
Följande fält är tillgängliga: Påminnelseavgift, Dröjsmålsränta (räntesatsen man önskar att använda), Räntefaktura gräns. Det finns också ett kommentarfält där man kan lägga till eventuella kommentarer som ska stå på räntefakturan.

Räntorna kommer att starta direkt efter förfallodatumet. Om man sätter räntefakturans gräns till exempelvis 100 kr, så betyder det att när räntorna på en faktura kommer upp i 100 kr eller mer, så dyker en räntefaktura upp i fliken räntefaktura i påminnelsemodulen automatiskt, men de dyker inte upp där förrän fakturan är betald. Om samma kund har flera fakturor med räntor som har påbörjats så kommer även räntor under räntefakturagränsen att dyka upp i räntefakturafliken om det samlade räntebeloppet på fakturorna beräknats vara 100 kr eller mer.

För att skapa en order av räntefakturan, markera räntenotan på höger sida av skärmen och klicka på Ändra status. Man hittar räntefakturan på orderlistan och kan fakturera den därifrån.

Obs! Det finns en egen lag för vad som är maximal procentsats på en räntefaktura. Räntesatsen är eget ansvar att se över så det blir korrekt. Denna sats kan ändras från tid till tid.