Repeterande faktura

Repeterande faktura ligger under Ekonomi – Order/faktura – Repeterande faktura.

Denna funktion skapar en repeterande faktura, dvs en faktura som ska skickas med fasta intervaller utan att man behöver skapa en helt ny faktura för varje gång. När man öppnar upp funktionen Repeterande faktura får man upp en översikt över redan skapade repeterande fakturor och när nästa förfallodatum är.

Fliken Repeterande faktura visas också i CRM på respektive kund som en underflik i CRM – Kundhantering. Man kan skapa repeterande fakturor även från denna visning.

Intervallet för repeterande faktura sätts på varje produktrad när man skapar en repeterande faktura. Detta innebär att det ofta är tillräckligt nog att sätta upp en repeterande faktura för varje kund, även om kunden i princip har flera repeterande fakturor. Systemet genererar då ordrar innehållande de repeterande produktraderna som förfaller  efter de olika angivna intervallerna och datumen.
Upprätta en repeterande faktura

  1. Välj Ny repeterande faktura, då öppnas en fakturabild.
  2. Först måste man välja vilken kund som ska faktureras samt fylla i fakturadetaljerna.
  3. När en kund är vald kan man lägga in de produkterna som kunden ska faktureras för. Använd sökfältet på mitten av fönstret att sök efter produkterna. Vid träff på söket visas produkterna i den översta delen av fakturabilden. Markera produkten och dubbelklicka eller tryck ENTER så läggs produkten ner i varukorgen.
  4. Lägg in Pris, Antal, Prisberäkning, Frekvens (daglig, veckovis, månadsvis, kvartalsvis, halvårsvis, årsvis) och Datum på varje produkt.

 

Pris

Lägg in pris på produkten.

 

Prisberäkning

Priset kan beräknas på två olika sätt. Dynamisk prisberäkning kommer priset på fakturan vara rörligt, alltså det pris som är registrerat på produkten vid generering av fakturan kommer att vara det gällande priset. Fast pris är det pris som blir valt vid det tillfälle man skapade den repeterande fakturan.

 

Frekvens

Frekvensen anger det intervall som produktraden ska genereras. Om man exempelvis väljer månadsvis, kommer en ny faktura genereras varje månad.

 

Faktor

Som standard blir fakturan genererad varje intervall, som faktor 1.

  • Exempel 1: om man väljer frekvens månadsvis och faktor 1, kommer fakturan att genereras varje månad.
  • Exempel 2: om man väljer frekvens månadsvis och faktor 2, kommer fakturan att genereras varannan månad.
  • Exempel 3: om man väljer frekvens kvartal och faktor 2, kommer fakturan att genereras vartannat kvartal.

 

Datum

Datum anger när ordern ska genereras nästa gång. Vid generering blir detta datum ändrat automatiskt utifrån existerande datum, frekvens och faktor. Observera, det är detta datum som styr genereringen och inte dagens datum vid generering som bestämmer nästa datum.
Economy_OrderInvoiceReminder_RepeatingInvoice1
Hur man raderar en repeterande faktura

  • Gå till Ekonomi – Order/faktura – Repeterande faktura
  • Märk den fakturan som ska raderas och klicka på radera.

Generering av repeterande faktura
En repeterande faktura är klar till generering om dagens datum är lika med eller större än flera av fakturadatumen i varukorgen. Vid generering så skapas det en order som får orderstatus Repeterande. Den genererade ordern kan justeras och sedan faktureras.

Meddelande vid generering
Man kan få ett popup-meddelande när ordern är klar för generering. Gå till Inställningar – Ekonomi – Order/faktura – Fakturagenerering och välj fliken Varning.

Välj mellan:

  • Varna mig inte – Man kommer inte att få någon varning alls
  • Varna mig med en ikon – Det kommer att visas en ikon i menyn när det finns ordrar klara för generering. Klicka på ikonen för att starta genereringen.
  • Varna mig med en popup: En ikon kommer att visas och en popup kommer upp när man loggar sig på som säger att det finns ordrar klara för generering.

 

Periodtext

Man har möjlighet till att lägga in en text som beskriver perioden den ska faktureras. Texten läggs in i varukorgen när orden genereras.

Gå till Administration – Inställningar – Ekonomi – Order/faktura/Fakturagenerering och välj fliken Periodtext.

För att aktivera denna funktion kan man kryssa för Infoga periodtext som artikelrad på faktura.

Periodtexten kan innehålla vad man vill, men det är två speciella termer som är viktiga termer: [START] och [END]. Dessa termer kommer ersättas med datum. Datumen kommer att beräknas vid genereringen och tar utgångspunkt i fakturadatum på den aktuella linjen. [START] kommer att bli satt till fakturadatum och [END] kommer att bli satt till dagen före nästa fakturadatum.

Exempel: Fakturadatum: 2009-01-01, frekvens: månadsvis

Periodtext: Gäller för perioden [START] till [END]. Denna text kommer då att bli Gäller för perioden 2009-01-01 till 2009-01-31.

Man kan också välja ett datum i förskott. Förskott av periodtext är användbart om man för exempel fakturerar i förskott.

Exempel: Fakturadatum: 2009-01-01, frekvens: månadsvis

Förskott faktor 2; förskott intervall: vecka (alltså förskott 2 veckor.)

Periodtext: Gäller för perioden [START] till [END]. Periodtexten kommer då att bli Gäller för perioden 2009-01-15 till 2009-02-14.

Exempel på repeterande faktura
Vi ska fakturera ett webhotell den 1 i varje månad.

Totalt 12 månader, vilket blir 12 repeterande fakturor.

  • Vi lägger till två produktrader, en för hyra av webhotell och en för domänavgift.
  • I detta exempel kommer 11 repeterande fakturor innehålla bara hyra av webhotell, medan den 12:e kommer innehålla både hyra av webhotell och domänavgift.
  • Det är mycket viktigt att man sätter förfallodatumet till samma datum oavsett månad, om man önskar att det enbart ska skickas en faktura i de tillfällen där intervall och datum sammanfaller. Se bort från datumet under fliken Fakturainformation till den repeterande fakturan, då intervallet för den repeterande fakturan sätts på varje varulinje.
  • När den repeterande fakturan är klar och man har lagt till produkt och varulinjer klickar man på Spara längst ner till höger i skärmbilden och den repeterande fakturan sparas.
  • När datum för generering av fakturan kommer, första gången är datum satt på varulinjen i varukorgen genererar systemet automatiskt en order som lägger sig i Ekonomi – order/faktura – orderstatus. Vilken flik den ligger i beror på vilken status man valde att sätta på ordern, ex Pack.
  • Gå in och markera de ordrar som ska faktureras och klicka på Fakturera. Detta genererar en faktura och man kan välja att skriva ut den eller skicka på mail.
  • Om man önskar att göra ändringar på fakturan innan man skickar ut den, måste det göras innan den faktureras.
  • Genom att klicka på ordernumret till de respektive repeterande ordrarna under orderstatus kan man göra ändringar på vanligt sätt. Se Ekonomi – order/faktura – Ny order/faktura.