Artikelregister

Artikelregister

I 24SevenOffice läggs alla produkter under specifika kategorier. En kategori är en katalog med en beskrivning för de produkterna/varorna/tjänsterna som skall upprättas under den. Detta möjliggör en bättre översikt över produkterna och underlättar arbetet med att underhålla dem. Man får bl.a. också möjligheten till att kontrollera vilka konton bokföringen styrs mot när man fakturerar produkterna. Det är därför det är viktigt att upprätta kategorier innan man skapar produkter. Vi går först igenom hur man skapar kategorier för att därefter gå in på skapande/ändring av produkter.

 

Hur upprättar man Produkter och Produktkategorier?

Börja med att först upprätta Produktkategorier och därefter tillhörande produkter till varje produktkategori.

I 24SevenOffice läggs alla produkter under specifika kategorier. En kategori är en katalog med en beskrivning för de produkterna/varorna/tjänsterna som skall upprättas under den. Detta möjliggör en bättre översikt över produkterna och underlättar arbetet med att underhålla dem. Man får bl.a. också möjligheten till att kontrollera vilka konton bokföringen styrs mot när man fakturerar produkterna. Det är därför det är viktigt att upprätta kategorier innan man skapar produkter. Vi går först igenom hur man skapar kategorier för att därefter gå in på skapande/ändring av produkter.

Om man högerklickar på kategorierna kan man företa andra handlingar, såsom att upprätta en ny underkategori, visa alla produkter i kategorin, ändra pris på produkter/underkategorier upp eller ned, genom antingen procentvis sats eller belopp.

 

Kategorier

Kategorier ligger under Ekonomi – Produkter – Artikelregister.

 

Hur man upprättar en ny kategori

Klicka på Ny kategori, överst till vänster i bilden. Man får då upp ett nytt fönster där man måste skriva in ett namn på kategorin. Man har också tillgång till övriga inställningar som gäller kategorin.

Fliken Konton

Under Konton klassificerar man hur denna kategori ska bokföras, dvs vilket konto som produkterna i kategorin ska bokföras mot. Välj en typgrupp som kontot ska bokföras mot. Kryssa av i kryssrutan och klicka på knappen Välj. Då får man upp alla konton i den typgruppen. Välj rätt konto och klicka sedan på Ändra. Denna inställning gäller för samtliga produkter som ligger under den kategorin som valdes. Om man istället vill ändra konto på respektive produkt måste man göra en ändring under fliken Typgrupper som är tillgänglig per produktkort. Se hjälpfilen Produkter.

Fliken Beskrivelse

Detta är ett textfält där man kan lägga in en beskrivelse för kategorin.

Observera: bokföringen/kontovalen på produkterna måste stämma överens med svenska bokföringsregler för att man ska få en korrekt bokföring. Den information man lägger in här definierar hur utgående fakturor som kopplats mot denna kategori skall bokföras när man fakturerar de olika produkterna.

Om man gör ändringar på en kategori så kommer produkterna som ligger under kategorin att ändras. Om man ändrar manuellt på produkten, kommer dessa inställningar att överskriva de inställningar som är gjorda i kategorin.

Kategorierna listas upp i alfabetisk ordning under varandra i en trädstruktur. Man kan också skapa underkategorier. När alla kategorierna är på plats kan man börja lägga in produkterna.

Hur man ändrar en kategori

  • Leta reda på den kategori som ska ändras.
  • Högerklicka på kategorin och välj Ändra kategori.
  • Ändra och klicka på Ändra och ändringarna blir uppdaterade.

Hur man raderar en kategori

  • Leta reda på den kategori som ska raderas.
  • Högerklicka på kategorin och välj Ta bort kategorin.

 

Fler funktioner

Om man högerklickar på kategorierna finns det fler funktioner:

  • Visa kategori
  • Visa med underkategorier
  • Ny kategori
  • Ändra kategori
  • Ändra pris
  • Lagerstyrning
  • Ta bort kategori

 

Produkter

 

Markering flera produkter

Om du vill markera eller avmarkera alla produkter i en kategori kan du använda snabbmarkerings-knapparna överst till höger. Den gröna knappen markerar alla produkterna, och den röda x-knappen tar bort markeringarna igen.

 

Sortering av produkter

Produkter kan sorteras efter de olika kolumnöverskrifterna. Produkter kan sorteras efter produktnummer, produktnamn, inpris, utpris etc. Man klickar då på den kolumnöverskrift man vill sortera på. En pil till höger om kolumnöverskriften visar om den sorteras minskande (PIL NED) eller ökande (PIL UPP).

 

Hur ändrar en sparad produkt

Sök upp produkten som ska förändras antingen genom att använda sökmotorn nederst i produktregistret eller bara genom att leta upp den i produktlistan. Dubbelklicka på produkten och lägg in de önskade ändringarna och klicka på Ändra. Om man ska ändra på flera produkter samtidigt, kan man trycka på ”Tillåt ändringar”-knappen längst ned på Artikelregister-sidan. Det öppnar för att man kan redigera produktens egenskaper direkt, såsom pris. Kom ihåg att trycka på ”Deaktivera ändring” när alla ändringar är gjorda. Ändringarna kommer att sparas automatiskt.

 

Hur ändrar man pris

Markera den produkt som du ska ändra priset på. Dubbelklicka på produkten. Du kan nu ändra priset på produkten och sedan klicka på Ändra så att priset uppdateras. Tryck på ”Tillåt ändringar”-knappen längst ned på Artikelregister-sidan. Det öppnar upp för att man kan redigera produktens egenskaper direkt ex pris. Kom ihåg att trycka på ”Deaktivera ändring” när alla ändringar är gjorda. Ändringarna kommer att sparas automatiskt.

 

Indirekta kostnader

Indirekta kostnader har inte någon betydelse i redovisningen. Om det är en direkt och mätbar kostnad som är en del av produkten (exempelvis frakt) så bör inte detta vara en del av den indirekta kostnaden, utan bör föras separat.

 

Statistik över försäljning av produkter – Kategorier eller enskilda produkter

Om du vill få upp en lista över alla produkterna som du har registrerat kan du välja Visa alla när du går in på Ekonomi – Produkter – Artikelregister. Här kan du också skriva ut alla produkter. Denna lista visar dig både pris och antal varor kvar på lagret om produkterna när lagerstyrda.

Om du behöver en översikt över hur mycket du har sålt av en bestämd produkt eller produktkategori kan du gå in i Ekonomi – Bokföring – Rapporter – Order/faktura och välj Fakturarapport grafisk.

Här kan du selektera på både säljare/anställd, avdelning/projekt osv.

Helt nederst har du Produkt och Produktkategori selektering. Här kan du lägga till enskilda produkter eller hela kategorier. När du har valt ut det du vill ha med rapporten väljer du Visa graf.

Klicka sedan på en av staplarna i diagrammet, och välj Visa datatabell till hela grafen. Då får du upp en tabell som visar vilka kunder som har köpt vilka produkter, hur många produkter kunden har köpt, vilka datum, och antal. Överskrifterna i tabellen är klickbara och man kan klicka på en kolumnöverskrift för att sortera rapporten på önskat kriterie. Man kan exempelvis sortera per kund eller per produkt genom att klicka på den blå överskriften. När man klickat på en överskrift kan man också summera hela rapporten genom att markera ”Dölj artikelrader” uppe till vänster.

 

Strukturvaror

En strukturvara är en produkt som består av flera underprodukter. Detta kan vara exempelvis ett bord som består av en bordsplatta och fyra bordsben. När man kryssar för att man ska ha Lagerstyrning kommer varubehållningen att minska med motsvarande antal produkter som man säljer/fakturerar.

För att upprätta en produkt som består av flera produkter, alltså en strukturvara, gör man följande:

Upprätta en ny produkt. Spara och gå därefter in på fliken ”Strukturvara” i den nya produkten. Här kryssar man för att produkten ska vara en Strukturvara. Sedan söker man upp alla produkter som ska vara en del av strukturvaran i samma flik. Dubbelklicka på produkterna för att lägga till dem i strukturvaran och spara. Prisen på strukturvaran sätts automatiskt ut från priset på produkterna som strukturvaran består av.

Observera att det inte är möjligt att lägga till en strukturvara som en underprodukt i en annan strukturvara.