Bokföring

Kan man ändra e-postadressen till Mottaget så den blir enklare?

Man kan inte ändra e-postadressen i Mottaget. Men om man har en annan e-postadress som man vill använda, så är det inget som hindrar att man gör den vidaresändning från den e-postadressen till scanningsmailadressen till Mottaget. Detta är i så fall något som kunden sätter upp själv.

Jag får inte mina inskannade verifikationer att komma fram. Varför?

Här är några punkter som är viktiga för oss att veta när vi ska felsöka varför verifikationerna inte kommer fram:

  • Till vilken scanningsmailadress (företag) skickar ni in verifikationerna till?
  • I vilket format skickar ni in filen?
  • Använder du Mac eller PC?
  • Har du mottagit kvitterings-ID i retur per e-post?
  • Har du sett i OCR Köstatus i Mottaget vilken status insändningen har?

Om ni fortfarande inte har fått in de inskannade verifikationerna så skicka dessa till support@24SevenOffice.com så får vi undersöka det närmare.

Jag får ingen kvitterings-ID på de verifikationerna jag skickar in till Mottaget. Varför?

En kvitterings-ID ska skickas tillbaka till den e-postadress som verifikationerna kom ifrån. Om du skickar direkt från scannern så kommer kvittot skickas tillbaka till den e-postadress som är uppsatt på scannern. Om du ligger in detta e-postkonto i en e-postläsare, kommer du att motta kvitterings-ID där.

När jag scannar in en verifikation och skickar från scannern fungerar det inte, men när jag skickar från scannern till min e-postadress och sedan vidare till Mottaget fungerar det.

Vi har erfarenhet av att några scanners skickar bilderna i format som inte stöds i Mottaget. Om man upplever att detta kan vara problemet, kan det vara värt att se om man kan konfigurera scannern till att skicka i ett annat bildformat.

Jag har scannat in flera verifikationer samtidigt, men varför kommer de in till Mottaget som en grupp även om det är flera olika verifikationer?

När du har valt en grupp sidor i Inboxen kan du klicka på Dela. Då kommer hela bunten att lösas upp och alla sidorna läggs var för sig.

Jag har råkat skicka in verifikationen upp och ned. Finns det någon möjlighet att rotera verifikationen?

Det är möjligt att rotera verifikationen. När du ser på den stora bildvisningen i Mottaget, finns det en liten böjd pil längt uppe i högra hörnet, om du klickar på den kommer bilden att rotera 90 grader.

Jag har flera olika stämpelnummerserier. Hur hanterar jag detta i Mottaget?

Under Inställningar i Mottaget kryssar du för att du vill aktivera Stämpelnummerserier. Gå sedan till Inställningar på i vänstermenyn och välj Stämpelnummerserier. Välj Ny och lägg till ett namn på serien och en nummerserie. I Mottaget hittar du nu stämpelnummerserierna genom att trycka på pilen som är placerad till höger om stämpelnummerfältet.

Hur ser jag vilka stämpelnummer som är lediga?


Genom att trycka på den gula symbolen med ett förstoringsglas får man fram en lista på vilka stämpelnummer som är lediga. Man kan också trycka på dessa tal för att lägga till detta stämpelnummer direkt.

Vad gör jag om jag vill lägga in flera sidor på ett stämpelnummer?

Gå till Mottaget och välj ett stämpelnummer. Lägg till en verifikation som ska ha det stämpelnumret genom att dra ner verifikationen till Sidor. För att lägga till flera sidor markerar man en till sida som ska ha samma stämpelnummer och dra ner. Man kan lägga till så många sidor man behöver till ett stämpelnummer.

Det går också att lägga till ett stämpelnummer till ett stämpelnummer som är godkänt och skickats vidare från Mottaget. Gå till Mottaget och sök upp det stämpelnumret du vill lägga till en sida på. Då ser du verifikationen på den nedre delen Sidor med en grön ram kring sig. Det betyder att den är Klar från Mottaget och det går inte att ändra Verifikationsinformationen från Mottaget. Leta reda på de verifikationerna som ska ha samma stämpelnummer och dra ner till Sidor och tryck sedan på Klar.

Kan jag ändra på datumen som läggs in i Mottaget?

Man kan ändra på verifikationsinformationen i efterhand. Om verifikationen ska gå igenom ett godkänningsflöde kan man ändra det i Godkänningen. Annars är det möjligt att ändra på datumen (eller annan information) i Bokföringsmodulen, innan man bokför.

Hur tar jag bort kopplade sidor från ett stämpelnummer?

Om verifikationen fortfarande ligger under Mottaget kan du göra det genom att dra ner verifikationen till den nedre delen under Sidor. På verifikationen har du då ett litet rött kryss, klicka på krysset så läggs verifikationen tillbaks i Inboxen. Observera att du inte kan ta bort sidor som är skickade vidare från Mottaget, även om du kan se de härifrån. Dessa har en grön ram runt sig. I Godkänningsmodulen och Bokföringsmodulen finns det också funktioner för att skicka tillbaka till Mottaget som så önskas.

Varför finns det två olika kommentar-fält, och vad betyder de?

Kommentarfältet som är placerat under verifikationsinformationen är en kommentar till själva verifikationen, medan kommentarfältet som ligger till vänster om Klar är den kommentaren som är kopplad till godkänningen, och som visas i loggen när verifikationen skickas vidare från Mottaget.

Jag vill att verifikationen ska gå ut på godkänning hos flera personer samtidigt?

Det kan man göra genom att gå till Godkänningsmodulen och godkänningslistan, och sedan klicka på ikonen med två personer och en pil ned. Välj den som heter Parallell godkännare. Markera mappen och lägg till personer i listan. Dessa personer kommer nu att få verifikationen till godkänning samtidigt. Ordningsföljden på vem som godkänner först har ingen betydelse. Dock måste alla godkänna innan verifikationen kan gå vidare i godkänningsprocessen.

Jag vill att verifikationen ska gå ut till godkänning hos flera personer samtidigt, men det räcker med att bara en av dem ska godkänna.

Det kan man göra genom att gå till Godkänningsmodulen och godkänningslistan, och klicka på ikonen med två personer och en pil ned. Välj den som heter Minst en godkännare. Markera mappen och lägg till personer i den listan. Dessa personer kommer nu få verifikationen till godkänning samtidigt, men det är dock en av de som måste godkänna innan verifikationen kan gå vidare i godkänningsprocessen. Först till kvarn…

Min godkänningsknapp är grå och jag kan inte godkänna verifikationen. Varför?

Mest sannolikt saknar du rättigheter till att godkänna verifikationen. Ta kontakt med din administratör som vidare kontaktar vår Kundservice och beställer tillgång till detta.

Finns det någon möjlighet att styra så att godkännarna enbart ser sina egna verifikationer och inte samtliga verifikationer?

Detta är möjligt. Ta kontakt med din administratör som kontaktar vår Kundservice för att gå igenom behörigheterna på de användare som är berörda.

Jag har godkänt verifikationen, men den hamnar inte under specialmappen Mina verifikationer?

För att verifikationen ska hamna i någon av specialmapparna Mina verifikationer, Underkända verifikationer och Godkända verifikationer måste verifikationen vara konterad av en tidigare godkännare. Därefter hamnar den i specialmappen hos nästa godkännare på listan.

Kan jag ändra på en verifikation som har hamnat i specialmappen Godkända verifikationer?

Det är inte möjligt att ändra på denna då den redan har gått igenom hela godkänningsprocessen och är klar för att bokföras. Om du ändå behöver ändra på verifikationen kan du gå in i Godkänningsmodulen och sätta dit dig själv som godkännare igen och gå in och ändra verifikationen och godkänna igen.

Jag behöver kontera och bokföra på en raderad kund. Går det?

Det kan man göra i Bokföring genom att använda dubbelplus (++) för att söka upp en raderad kund, eller dubbelminus (–) för att söka upp en raderad leverantör.

Hur reverserar jag en verifikation eller en bunt?

I vårt hjälpcenter står det förklaring på hur man kan ändra/reversera en verifikation. Sök verifikation. För information om hur man reverserar hela buntar, se punkt om buntrapporten här: Rapporter

Är det något speciellt man måste ta hänsyn till gällande årsavslutning i 24SevenOffice?

Systemet har inte någon bokslutsdel utan detta får man sköta separat i ett extern bokslutsprogram. I slutet av året exporterar man ut en SIE fil från systemet, detta görs under Ekonomi-Rapporter –Export- Sie-Export. När man är klar med årsbokslutet så läser man in de bokslutsverifikationer som har gjorts med en sie fil. Detta görs under Ekonomi-Rapporter-Import- SIE import. Om man inte vill läsa in bokslutsverifikationerna kan man bokföra dessa som manuella verifikationer i bokföringsmodulen.

Vad betyder följande felmeddelande när man ska bokföra? Illegal use of ledger accounting, use CustomerNO instead for direct posting.

Detta felmeddelande visas för att du provar att föra direkt mot ett konto i mellan 1500-1514 eller 2400-2444. Dessa konton är spärrade för direktföring. Du kan använda dig av konto 1515 och uppåt eller 2445 och uppåt, eller så kan du lägga in en kund som heter exempelvis Diverse som går mot ex konto 1510 och sedan föra mot den, så att föringen går mot 1510, när du skriver in ”+kundnamn” i debet/kredit-fältet.

Vilken moms-period tillhör en verifikation?

Det är alltid verifikationsdatumet som bestämmer perioden. Buntdatumet eller perioden på verifikationen har ingen betydelse för vilket moms-period en verifikation tillhör. I bokföringsmodulen är det möjligt att överstyra perioden på en verifikation. Dvs om man har angett datum 2014-06-01 så är detta period 6 när året är 1401-1412. Man kan överskida detta och ange period 7 istället. Detta är inget vi rekommenderar att man gör, pga att det kan skapa fel i saldobalans mellan perioder och fel i momsrapporteringen mot huvudbok och mellan termin/perioder.