Kundhantering och säljverktyg

Vad är skillnaden mellan privatkund, kund och kontakt?

En kund är definierad som ett företag, och denna kund har ett kundnummer i CRM. En kontakt kan vara en kontaktperson som är kopplat till en kund, eller så kan det vara en fristående kontaktperson som man har lagt in i CRM. En privatkund är en kontaktperson som har kundnummer. För att kunna fakturera en kontaktperson måste denna ha ett kundnummer i CRM.

Hur skapar jag en ny kontakt?

En ny kontakt som ska vara kopplad mot en kund upprättas genom att söka upp kunden, och sedan gå till Kontakter i den nedre menyn på sidan. Tryck på knappen ”Skapa ny företagskontakt”. En ny kontakt som inte ska kopplas mot en kund, lägger du till genom att klicka på knappen ”Ny kontakt” överst till vänster i kundhanteringen. Skriv sedan in informationen du har behov för, och Spara.

Hur kopplar jag en existerande kontakt mot ett företag?

En existerande kontakt kan kopplas mot en kund. Detta gör du genom att söka upp kunden och sedan gå till Kontakter i den nedre menyn på sidan. Tryck på knappen ”Koppla existerande kontakt till företaget”. Sök upp kontakten, markera den, och klicka Lägg till.

Vad är skillnaden mellan en anställd och en kontakt? Kan jag se skillnaden i kundhanteringen?

Alla anställda hittar man under Administration – Anställda. Alla anställda som har tillgång till 24SevenOffice blir automatiskt upprättade här, och ska inte läggas till manuellt en gång till (eftersom alla anställda då blir dubbelregistrerade, något som ökar möjligheten för felregistrering av information). När man söker upp kontaktpersoner i kundhanteringen så kan man se att kontaktpersoner har en ikon föreställande en person i blå jacka, medan anställda visas som en person i röd jacka.

Hur raderar jag en kund?

Det kan du göra genom att söka upp kunden i kundhanteringen, och sedan kryssa för kunden till höger om kundnamnet i vänstermenyn, och slutligen klicka på Radera-knappen i det övre vänstra hörnet på sidan.

Kan jag återställa kunder som blivit raderade?

Det kan du göra genom att gå till Administration – Inställningar – CRM – Återställa kunder. Här kan du kryssa för de kunder som du vill återställa, och sedan klicka på knappen ”Återställa kunder”.

Hur lägger jag in leverantörer i 24SevenOffice?

Man lägger in leverantörer på samma sätt och på samma plats som kunder. När du sparat kunden går du till fliken Inställningar på kundkortet, och kryssar för rutan ”Visa som leverantör” under Leverantörinställningar.

När jag försöker gå in under CRM – Kundhantering får jag upp ett meddelande om att sidan inte kan visas. Vad gör jag?

Orsaken till detta är att inställningen ”Kompatibilitetsvy” inte har blivit aktiverad i Internet Explorer, och kan enkelt lösas på följande sätt: Tryck ALT och E samtidigt på tangentbordet för att öppna menyn Verktyg i Internet Explorer. Gå till ”Inställningar för Kompatibilitetsvy”. Lägg till ”24sevenoffice.com” utan www i listan över webbplatser som använder Komp.vy.

När detta är utfört rekommenderar vi att du även går igenom övriga inställningar genom att öppna följande program och kör: https://app.24sevenoffice.com/download/24so-iefix.exe

Klicka ”Fix” om denna knapp visas. Om inte, kan du klicka ”Close” för att stänga programmet igen. När detta är gjort måste man starta om Internet Explorer genom att avsluta alla flikar och fönster, och sedan starta upp programmet på nytt. CRM skall nu fungera som normalt igen.

Hur får jag en snabb översikt över fakturor med produkter som sålts till mina kunder?

Sök upp kunden i CRM, högerklicka på kundkortet och välj Rapporter – Fakturarapport.

Vad borde jag tänka på när jag ska börja använda kundhanteringen?

Innan du startar upp så rekommenderar vi att du importerar dina kunder och kontakter. Tänk igenom vad du ska importera, och vad du ska använda kundregistret till. Kom ihåg att lägga till kategorier i importfilen om du har behov för att kategorisera dina kunder för att exempelvis kunna skicka ut kampanjer till utvalda kundgrupper, så slipper du kategorisera kunderna manuellt senare. Det är bättre att lägga lite extra tid en import än att uppdatera kunderna manuellt efteråt.

Om jag inte använder alla flikarna i kundhanteringen, kan jag då dölja eller ändra sorteringsordning på flikarna?

Det går att både dölja och ändra ordning på flikarna. Sök upp dig själv i CRM och gå sedan till fliken Behörigheter. Här får du en översikt över dina behörigheter i 24SevenOffice. Klicka dig in på moduler och vidare in på flikarna du vill ändra på. Avmarkera behörigheterna som du vill dölja, och spara för att uppdatera din användare. Om du i stället önskar att ändra sorteringsordning på flikarna, kan du högerklicka på en av behörigheterna och välja ”Välj ordningsföljd i undermenyn”. Här kan du välja att ändra ordningsföljd genom att använda drag-and-drop och spara. Klicka dig vidare in på behörigheterna genom att gå till exempelvis CRM – Kundhantering – Företag – högerklicka på Företag och välj att ändra ordningsföljd där för att ändra ordningsföljden på flikarna i CRM när man står på ett kundkort.

Varför får jag bara upp ”CRM Lite” trots att jag använder Internet Explorer?

Du måste aktivera ”Kompatibilitetsvy” och lägga till området ”24sevenoffice.com” under Verktyg – Inställningar för Kompatibilitetsvy. Mer information om hur du aktiverar kompatibilitetsvy hittar du här.

Jag ser att det finns en telefon-ikon i CRM bredvid fälten för telefonnummer. Kan man ringa direkt från kundkorten?

Det kan man absolut göra om man har integrerat lösning för det. Se gärna mer information om hur det fungerar här.

Hur kan jag lägga in nya kunder eller kontakter på enklast möjliga sätt?

Om du ska lägga in många kunder samtidigt, rekommenderar vi att du gör detta genom att importera kunderna från en CSV-fil. Mer om hur du gör detta här. Om du ska lägga in enstaka kunder så är det enklaste sättet att söka upp kunden i Soliditet, och därmed lägga in all kundinformation som finns i Soliditets register; Namn på kunden, organisationsnummer, adress, telefonnummer, kontaktpersoner, och så vidare. Då slipper du att manuellt skriva in all information och undviker samtidigt att få in fel information.

Kan man skicka mail från ett kundkort i CRM?

Det kan man göra, antingen genom att klicka på pilen som visas till höger i e-postfältet i CRM och skapa e-post, eller genom att högerklicka på kontakten eller kunden som ligger i den nedre halvdelen av CRM-skärmbilden.

Kan man skicka sms från 24SevenOffice?

Man kan skicka sms genom att söka upp en kund eller kontakt i CRM och klicka på filen till höger i mobilnummer-fältet, och välja att skicka sms. Man kan även högerklicka på kontakten eller kunden i den nedre halvdelen av CRM-skärmbilden.

Hur registrerar jag ett företag som en leverantör i CRM?

Sök upp kunden i kundhanteringen och gå sedan till fliken Inställningar. Under leverantörinställningar kan du kryssa för ”Visa som leverantör”. Kom ihåg att spara.

Vad är skillnaden mellan Leads och Kunder?

Ett lead är definierad som en potentiell kund. Du kan lägga in leads i leadshanteringen på flera olika sätt: antingen genom att lägga in manuellt, via sök i Soliditet, eller genom att importera in många leads samtidigt. Säljare jobbar ofta med leads, och man kan exempelvis lägga in dessa i ringlistor och sedan konvertera över leadsen till kunder efterhand som de blir kunder.

Vilka möjligheter har jag i kundhanteringen? Vilka typer av information om en kund kan jag se från CRM?

I tillägg till vanlig kundinformation som företagsnamn, organisationsnummer, telefonnummer, adress, kontakter etc, så hämtar systemet information från andra delar av systemet. Man får upp en översikt över ordrar och fakturor, e-postmeddelanden som är kopplade mot kundkortet, projekt som kunden deltar i, och så vidare. Mycket av detta kan också göras från kundkortet. Man behöver exempelvis inte gå till fakturamodulen för att skapa en faktura, utan det kan göras direkt från kundkortet. När man upprättar en ny kund så kan man samtidigt välja att skapa en ny säljmöjlighet eller ny order. Det finns också ett eget filområde per kundkort. Man kan även sätta upp standardinställningar för kunderna gällande allt från fakturaspråk till eventuella rabatter, och mycket mer.

Jag är administratör, och vill inte att övriga användare ska se fliken E-post på alla kundkort. Går det att begränsa?

Det finns en ”Spärra tillgång”-knapp på e-postfliken i kundhanteringen som gör att man spärrar tillgång för alla användare som inte är administratörer. Spärren innebär att användarna inte kan se e-postmeddelanden som är kopplade mot kunden. Det är enbart administratörer som kan spärra och eventuellt också låsa upp tillgången igen.

Hur tar jag bort behörigheter jag inte behöver? Och hur ändrar jag ordningsföljden på flikar och moduler?

Sök upp dig själv i CRM och gå sedan till fliken Behörigheter. Här får du en översikt över dina behörigheter i 24SevenOffice. Klicka dig in på moduler och vidare in på flikarna du vill ändra på. Avmarkera behörigheterna som du vill dölja, och spara för att uppdatera din användare. Om du i stället vill ändra sorteringsordning på flikarna, kan du högerklicka på en av behörigheterna och välja ”Välj ordningsföljd i undermenyn”. Här kan du välja att ändra ordningsföljd genom att använda drag-and-drop och spara. Klicka dig vidare in på behörigheterna genom att gå till exempelvis CRM – Kundhantering – Företag – högerklicka på Företag och välj att ändra ordningsföljd där för att ändra ordningsföljden på flikarna i CRM när man står på ett kundkort.

Hur hämtar jag upp en lista över kunder och leverantörer som jag står som kundansvarig för?

Klicka på ”Fler sökalternativ” nere till vänster i kundhanteringen, välj Företag, välj sedan dig själv som Kundansvarig och klicka på Sök. Du får då upp en lista över alla dina kunder i översikten över Företag på vänster sida av kundhanteringen. Om du vill ta ut en rapport på alla dina kunder, så kan detta göras genom att använda modulen CRM – Rapportgenerator.

Jag vill lägga till fler informationsfält i CRM. Hur gör jag det?

Om du har behov för fler fält i din CRM så kan du kontakta vår konsultavdelning på konsulent@24sevenoffice.com. Tillsammans med dig kan de utforma egendefinierade flikar i din CRM med de fält du har behov för, och med möjligheter för att ta ut rapporter på dessa.

Hur lägger jag till/ändrar jag på branscher?

Det gör du under Administration – Inställningar – CRM – Branscher.

Hur lägger jag till/ändrar jag kategorier?

Det gör du under Administration – Inställningar – CRM – Kategorier.

Hur styr jag en försäljningsprocess i 24SevenOffice?

Det gör du genom att använda funktionen Säljmöjligheter. I säljmöjligheterna lägger man in information om vad som händer i försäljningsprocessen, exempelvis vilken kund det tillhör, vem som är kundansvarig, förväntat försäljningssumma, steg i säljprocessen, och så vidare. Utöver detta så kan man även koppla uppgifter, möten och anteckningar mot säljmöjligheterna. Det finns också en historik som visar vad som hänt tidigare i säljmöjligheten.

Vad baserar sig försäljningsrapporterna på?

Säljmöjligheterna är underlaget för försäljningsrapporterna. Det är därför viktigt att hålla säljmöjligheterna uppdaterade med korrekt information för att rapporterna ska visa riktiga siffror.

Hur lägger man till säljare i grupper till rapporten Grafisk och tabellöversikt över säljaktiviteter?

Öppna rapporten och gå till fältet ”Välj säljare”. Klicka på ”Välj”. Kryssa för den gruppen/de grupperna du vill ha med i rapporten. Välj grupper på X-axeln.