Order, faktura och påminnelse

Hur kopplar man faktura och kreditfaktura med olika valuta?

Gå till CRM och sök upp kunden. Gå vidare till fliken Reskontra i toppen av kundkortet och välj Öppna poster. Kryssa för rutan till höger av både fakturan och kreditfakturan det gäller och länka ihop. Klicka sedan vidare på knappen Länkning  för att koppla ihop dessa. När detta är gjort kommer det en fönster på skärmen där man kan kryssa för att Ignorera valuta och gå sedan vidare för att klicka på knappen Skapa länkning.

Hur skickar man ut en räntefaktura?

För att kunna generera och skicka ut en räntefaktura måste man först göra några inställningar via modulen Administration – Inställningar – Ekonomi – Order/Faktura och Påminnelse. Lägg in önskad räntesats i % och nedre gräns i kr för när det skall beräknas räntor.

När man kopplar en inbetalning mot en utgående faktura kommer systemet att automatiskt känna av om inbetalningen är efter eller innanför förfallodatumet. Om inbetalningen registreras efter förfallodatumet kommer det bli beräknat räntor på den aktuella fakturan. För att generera räntefakturan till utskick kan man gå till påminnelsemodulen och status Räntfaktura. Kryssa för till höger om räntefakturorna som skall behandlas vidare, och klicka därefter på knappen Ändra nederst på sidan. När detta är gjort kommer du hitta de genererade Räntefakturorna under modulen Ekonomi – Order/Faktura – Orderlista, i orderstatus Påminnelse. Markera de räntefakturor du önskar att skicka ut och ändra status till Faktura. Sedan kan de antingen skrivas ut eller skickas per e-post.

 Se mer information: Påminnelse

Är det möjligt att ändra innehåll i e-post som skickas ut när man väljer att skicka order/faktura som PDF i e-post?

Det är möjligt. Skriv in önskat innehåll via modulen Filer och Dokumentmallar. Gå sedan till modulen Administration – Inställningar – Ekonomi – Order/faktura och Fakturainställningar för att koppla dokumentmallen till utskick av PDF. Under punkten E-post med PDF-bilaga klickar du på knappen Välj till höger om punkten Mall och e-post innehåll. Välj sedan mallen du upprättade under Dokumentmallar. Nu kommer den nya mallen att vara standard i e-posten som skickas ut med order/faktura som PDF.

Hur fakturerar man i en annan valuta?

Först måste man registrera önskad valuta via modulen Ekonomi – Bokföring – Bokföring – Inställningar – Valuta.  I denna bild väljer man önskad valuta i rullgardinsmenyn, lägger till enhet och kurs. Dessa måste uppdateras manuellt vid valutakursändringar. Ändrad kurs kommer att påverka order/fakturor som skapas efter ändringen. Sök upp aktuell kund under CRM – Kundhantering, gå till fliken Inställningar och välj önskad valuta i fältet för valuta.

Se här för mer information: Valuta

Fakturautskrift kommer inte ut?

Detta kan orsakas av att säkerhetsinställningarna i Internet Explorer inte är korrekt uppsatta. Det är viktigt att ActiveX-kontrollerna är aktiverade, samt pop-up blockeraren är avaktiverad.

Se här för mer information: Internet Explorer inställningar

Jag får felmeddelande när jag ska skicka order på e-post. Varför?

För att kunna använda dig av denna funktion måste man ha registrerat ett e-postkonto under e-postmodulen i systemet.

Se här för mer information om hur man lägger till e-post konto.

Varför visas inte symbolen av en pengasäck till höger om fakturan under Sök/order faktura när fakturan är betald?

Kontrollera att inbetalningen är kopplad korrekt mot den utgående fakturan i reskontran för aktuell kund. Om posterna inte är kopplade måste man kryssa för till höger för varje enskild post och sedan klicka Koppla nedan. Det kommer då fram ett fönster på skärmen som visar vilka poster som ska kopplas och klicka på Skapa koppling. När detta är gjort kommer posterna att stängas och lägga sig under Stängda poster och det kommer att framkomma en symbol för pengasäck till höger om posterna i Sök order/faktura.

Hur bokför man betalning/ingående kreditfaktura och kopplar mot fakturan i reskontran?

Ingående kreditfaktura förs genom att lägga kredit i debetfältet och det vanliga kostnadskontot i kreditfältet. På det sättet så får man fram att leverantören är skyldig oss kreditnotabeloppet, och får då en kostnadsreduktion i resultatredovisningen. I själva bokföringsbilden kan man använda ”PIL NED” i fältet för Länkar. Då kommer man in i reskontran till krediten man har lagt in. Använd piltangent ned och markera med ”PIL HÖGER” när du har hittat de posterna du vill koppla mot. Avsluta med Enter på tangentbordet. Då kommer beloppet du har valt i beloppsfältet och posterna kommer bli kopplade.

Vilka inställningar måste jag göra innan jag kan börja skapa en order och fakturera?

Kom ihåg att lägg in din egen Företagsinformation som kommer med på utgående fakturor under Inställningar i vänstermenyn i Fakturamodulen. Där lägger du in företagsinformation och orderinställningar. Lägg också in produkter på förhand med vilka konton de ska gå emot i redovisningen. Om man har många olika produkter/tjänster som skall faktureras så kan man importera dessa via vår importmodul.

Hur fungerar restorder?

Restorder kan användas om du använder varulager på produkter. Om du upprättar en order på en vara, och du beställer flera av en vara än vad som finns på lagret, så kan det upprättas en restorder på produkterna som inte finns på lager. När dessa produkter kommer in på lager, så kan du fakturera resterande produkter.

När hamnar en faktura i påminnelselistan?

När en faktura överskrider förfallodatumet, så hamnar den i påminnelselistan. Om du sätter upp postdagar så påverkas dagarna. Om man exempelvis tar förfallodatum + postdagar och detta datum är mindre än dagens datum, så får du överföra.

Varför får jag inte flytta en påminnelse vidare från en flik till nästa i påminnelsemodulen?

Då har inte påminnelsen legat länge nog i statusen den ligger under, i förhållande till vad som är definierat på antal postdagar och listdagar. Man måste vänta tills det har gått antal postdagar + listdagar innan man kan överföra påminnelsen till första påminnelsestatus, och vidare definierar man själv antalet dagar man måste vänta innan man kan flytta en påminnelse vidare, per påminnelsestatus.

Är det möjligt att fakturera i 24SevenOffice, men outsourca själva påminnelse- och inkassobehandlingen?

Det är möjligt. Om du vill slippa att hantera påminnelser, eller eventuellt önskar att skicka ut påminnelse själv, men överlåta inkassobehandlingen till andra, så finns det en integration mot Intrum Justitia som kan ta över den del du själv önskar så att du slipper hantera det själv. Se mer information om Intrum Justitia här.

Jag använder SVEA Finans Export (eller en annan factoring-export) och inga fakturor blir exporterade för den perioden jag väljer. Varför kommer de inte med?

Se information om inställningar av factoring för att få fakturorna exporterade här.