Intrum Justitia inkassoservice

24SevenOffice har en heltäckande integration mellan vår ekonomilösning och Intrum Justitias system som gör att nya ärenden och uppdateringar på existerande ärenden överförs dagligen.

Man kan skicka ut påminnelse och/eller inkassovarsel själv efter t.ex 7 dagar efter fakturans förfall och överföra ärendet vidare till Intrum Justitia som skickar ut inkassokrav. Inkassokravet skickas vanligtvis ut på dag 17 eller dag 21 efter förfallodatum.

För att kunna upprätta nya ärenden till Intrum Justitia måste man ha skickat ut en påminnelse enligt normal rutin, varvid ett påminnelse-nummer skapas som hänger ihop med fakturan och dess reskontrarader. Först därefter skickas ärenden till Intrum Justitia 10 eller 14 dagar efter påminnelsedatum.


Överföring till Intrum Justitia

Ärenden överförs till Intrum Justitia genom att sätta dem till status ”Till överföring”. Man kryssar då för de fakturor man önskar överföra och väljer ”Ändra status” nederst på sidan. Varje dag kl. 18.00 kommer varje ärende automatiskt bli överfört. Innan ärendena blir överförda så kommer de att vara vita i ”Till överföring”-fliken, och när de blivit grå är de överförda.

Varje ärende som skickas till Intrum Justitia får ett ärendenummer i retur som automatiskt kopplas till fakturan, dess reskontrarader och påminnelsenummer.

Ärendereferensen följer också med vid tillägg/uppdateringar av ärendet.

Om man i efterhand behöver göra korrigeringar kan Intrums webgränssnitt ”Fair Pay Web” användas.


Hantering av inbetalningar

För att avsluta ett inkassoärende kan man använda webgränssnittet ”Fair Pay Web”, eller bokföra en inbetalning eller kreditnota, och koppla föringen till den aktuella påminnelsen i reskontra. Inbetalningar som bokförs och kopplas mot en påminnelse blir automatiskt överförda till Intrum Justitia kl 18.00.

Man behöver ingen ny bankintegration för att använda Intrum Justitia. Man använder samma inbetalningstjänst som man gjort tidigare, oavsett om det handlar om manuell transaktionsregistrering eller tjänsten ”Bankgiro Inbetalning” med automatisk filkommunikation från Bankgirot/BGC. Den enda skillnaden är att inbetalningar som kopplas mot en påminnelse som synkroniserats till Intrum Justitia påförs ett påminnelsenummer när inbetalningen registreras. Detta för att visa vilket ärende inbetalningen gäller, samt för att uppdatera ärendet i Intrum Justitia. Inbetalningar på inkassokrav utförs till Intrum Justitia, och överförs senare till ert eget konto från Intrum Justitia. Dessa inbetalningar måste kopplas mot respektive ärende.

Reskontra

Reskontran måste underhållas post mot post. Det betyder att en post enbart skall kopplas mot de posterna den tillhör. Det är samtidigt viktigt att inga fakturor kopplas ihop när ärenden överförs som fakturakopior till Intrum Justitia. Att bokföra samlade inbetalningar rekommenderas inte. Man bör istället dela upp inbetalningarna så att transaktionerna i reskontra kan kopplas post mot post, enskild faktura till motsvarande inbetalning.

För att ändra på ärenden som inte är korrekt kopplade i reskontra, men redan blivit överförda till Intrum Justitia, så måste man använda Intrum Justitias webgränssnitt ”Fair Pay Web”. Om en inbetalning har fått fel påminnelse-nummer eller om inbetalt belopp är större än det totala beloppet på fakturan så måste beloppet delas upp och överskottet kopplas mot en annan påminnelse.

Inställningarna för Påminnelse blir automatiskt låsta om man har en aktiv integration mot Intrum Justitia. Detta för att säkerställa att inkassoreglerna blir följda.

Kom ihåg:

  • Det är viktigt att privatkunder är konfigurerade som privatkunder (kontakter med ett kundnummer), samt att företagskunder är konfigurerade som företagskunder i CRM – Kundhantering för att integrationen ska fungera friktionsfritt.
  • Kundernas organisationsnummer måste vara inlagt på kundkorten i CRM för att undvika stopp i inläsningen hos Intrum Justitia
  • Fälten för Postadress samt Land måste vara ifyllda på kundkorten i CRM.