Intrum Justitia reskontraservice

När man använder Intrum Justitia reskontraservice så blir fakturor automatiskt överförda till Intrum Justitia (IJ), när fakturorna får orderstatus «Faktura». Både fakturor och andra poster som kopplats till fakturorna i reskontran, inbetalningar och kreditfakturor, blir överförda till IJ ca kl 18:00 varje kväll. Ett undantag är om man använder factoring. Man kan då markera att enskilda fakturor inte skall överföras till IJ (se eget avsnitt: ”Följa upp fakturor själv””).

Överföring av alla poster till Intrum Justitia
Om man har använt 24SevenOffice en stund så rekommenderar vi att man låter systemet överföra alla reskontraposter till IJ. När IJ mottar inbetalning på öppna poster i 24SevenOffice så kommer IJ då att veta vilka poster inbetalningarna gäller. Informera vår kundservice på support@24sevenoffice.com om ni önskar detta, och informera samtidigt om att ni använder Intrum Justitia reskontraservice.

Viktigt att länka «post mot post» i reskontran
Det är viktigt att underhålla reskontran genom att koppla post mot post, vilket innebär att en faktura ska länkas mot tillhörande inbetalning. På detta sätt ser även IJ att fakturan är betald. Man kan även länka flera inbetalningar och/eller kreditfakturor mot samma faktura, det viktiga är att posterna underhålls och länkas så att reskontran är uppdaterad. Om man inte länkar posterna korrekt, kommer inte IJ att ha översikt över vilka poster som tillhör fakturan, och som resultat skickas det påminnelser på fakturan eftersom den framstår som obetald och ej krediterad. Var även noga med att länka fakturorna ”post för post” i stället för att länka samman flera fakturor och inbetalningar i samma länk. En faktura bör enbart länkas mot de poster som tillhör just den fakturan.

 

Om IJ ska överta uppföljningen av hela reskontran så ska Påminnelsemodulen inte användas i 24SevenOffice eftersom påminnelserna skickas från Intrum Justitia.

Följa upp fakturor själv
Om man vill följa upp enstaka fakturor själv, men att flertalet fakturor ska överföras till IJ, så kan man ställa in sin klient på att använda ”factoring”. IJ tolkas då av systemet (24SevenOffice) som en factoringbyrå. Man måste därför lägga in IJ som factoringbyrå under Administration – Inställningar – Ekonomi – Factoringinställningar. Man kryssar här av för att man vill använda factoring, och lägger sedan in information om kundnummer, namn, adress, kontonummer samt eventuell fakturatext in på fakturorna. OBS: ”Använd bokföring”-inställningen ska stå på ”Normal posting”.

För att se vilka fakturor som kommer att överföras till factoring så kan man gå till Ekonomi – Order/Faktura – Sök order/faktura. De fakturor som ska överföras till IJ har en kuvert-ikon till höger om sig. Om du håller muspekaren över ikonen så står det ”Den här ordern kommer att skickas till factoring”. Om man själv vill följa upp enstaka kunder så kan påminnelsemodulen användas.

 

Inbetalningar
När man använder IJ reskontraservice så överför IJ automatiskt inbetalningarna till modulen Ekonomi – Bank – Inbetalning. När inbetalningarna är bokförda (se egna hjälpfiler för Ekonomi – Bank – Inbetalning) så blir fakturorna uppdaterade i reskontran och posterna blir stängda så länge inbetalingsbeloppet är det samma som fakturabeloppet. Under Ekonomi – Bank – Inbetalning står det ”Intrum Justitia” på betalningarna som kommer från IJ.

Verifikationsregistreraren
Om man själv bokför manuella verifikationer under Ekonomi – Bokföring – Bokföring och transaktionerna går mot kundreskontran i CRM, så kan man i bokföringsmodulen markera transaktioner så att de inte blir överförda till Intrum Justitia. Detta gör man genom att lägga till kolumnen «Flagg» i bokföringsvisningen, och sedan välja «FlagSyncDisabled» i denna kolumn på de rader som inte skall vara synliga/bli överförda till IJ vid synkronisering, exempelvis vid föring av förlust.

Om en inbetalning redan har länkats mot en faktura och inbetalningen är felförd, så blir inte en eventuell reversering av inbetalningen synkroniserad mot IJ. Istället måste man skapa en ny utbetalning som kopplas mot fakturan och inbetalningen, (så att IJ ser detta). Sedan skapar man en ny inbetalning mot fakturan som den ursprungliga betalningen egentligen skulle varit länkad till.

 

Kom ihåg:

  • Det är viktigt att privatkunder är konfigurerade som privatkunder (kontakter med ett kundnummer), samt att företagskunder är konfigurerade som företagskunder i CRM – Kundhantering för att integrationen ska fungera friktionsfritt.
  • Kundernas organisationsnummer måste vara inlagt på kundkorten i CRM för att undvika stopp i inläsningen hos Intrum Justitia
  • Fälten för Postadress samt Land måste vara ifyllda på kundkorten i CRM.

 

 

Exempel på att underhålla reskontran post mot post:

Kund A ligger i CRM med två utestående fakturor. De har faktura nr 100001 och 100002;

Utestående faktura 100001 – påminnelsenr 208 (10.000:-)

Utestående faktura 100002 – påminnelsenr 209 (15.000:-)

 

Här har det kommit in en betalning på faktura nr 100001 som har bilagsnr 152 medan det är gjort en kreditfaktura till faktura nr 100002 som har fått faktura nr 100003:

Utestående faktura 100001 – påminnelsenr 208 (10.000:-)

Utestående faktura 100002 – påminnelsenr 209 (15.000:-)

Inbetalning 152 (10.000:-)

Kreditfaktura 100003 (15.000:-)

 

Fel:

Om alla dessa poster är kopplade tillsammans i reskontran så kommer systemet först se på faktura nr 100001 och se att den är kopplad både mot inbetalningen och kreditfakturan så får bägge påminnelsenr 208.

 

Faktura nr 100001 – påminnelsenr 208 (10.000:-)

Faktura nr 100002 – påminnelsenr 209 (15.000:-)

Inbetalning 152 – påminnelsenr 208 (10.000:-)

Kreditfaktura 100003 – påminnelsenr 208 (10.000:-)

 

När man ser på faktura nr 100002 så ser systemet att både kreditfakturan och inbetalningen redan har påminnelsenummer och den kommer inte att på påminnelsenr 209.

 

Riktigt:

Om faktura nr 100001 är kopplad till inbetalningen och faktura nr 100002 är kopplad till kreditfakturan så kommer påminnelsenumret att läsas riktigt:

 

Faktura nr 100001 – påminnelsenr 208 (10.000:-)

Faktura nr 100002 – påminnelsenr 209 (15.000:-)

Inbetalning 152 – påminnelsenr 208 (10.000:-)

Kreditfaktura 100003 – påminnelsenr 209 (15.000:-)