Distribuera möten och uppgifter

Distribuera och godkänna uppgifter

När man har gått igenom de olika fönstren för att fylla i information om en uppgift/möte, kan man klicka spara och möten sparas i kalendern. När man klickar på Spara så får man upp följande val; skicka mötesinkallelse, skicka sms, skicka inbjudningar, inkludera ej mig själv och uppdatera alla möten som är genererade av denna.

Observera att alla kontakter som man vill inbjuda måste vara registrerade i CRM först.

  • Skicka mötesbekräftelse: Systemet genererar en mötesbekräftelse (e-post) till externa kontakter som man själv måste skicka ut.
  • Skicka sms: Systemet skickar sms till alla deltagarna.
  • Skicka inbjudningar: Systemet skickar ut inbjudningar som man måste godkänna eller underkänna.
  • Inkludera ej mig: man själv inkluderas ej i mötet.

 

När en anställd får en inbjudan från en annan i företaget kommer han omedelbart att få upp en pop-up med information om mötet. I detta fönster kommer vederbörande att ha 3 val; godkänna, underkänna eller avbryta:Mottaga en intern inbjudan

  • Godkänn: genom att klicka på Godkänn kommer möten att automatiskt läggas in i mottagarens kalender. Avsändaren kan då se genom att öppna möten i sin egen kalender se om mottagaren har godkänt mötet.
  • Underkänn: genom att klicka på underkänn ger man avsändaren besked om att man inte önskar att vara med på mötet. Detta kan avsändaren se genom att öppna mötet från sin egen kalender.
  • Avbryt: detta avbryter mötesinkallelsen tillfälligt. Möten läggs in under ”Inbjudningar” och man måste vid en senare tidpunkt gå in och godkänna/underkänna mötet. Detta kan avsändaren se genom att det står ”har ej sett uppgiften”. Detsamma gäller om mottagaren inte har loggat sig in sedan mötesinkallelsen blivit sänt.

 

Uppgifter

Om man vill koppla anställda till en uppgift/möte kommer det att automatiskt distribueras en uppgift eller mötesinkallelse till vederbörande.

  • När man får en uppgift tilldelad kommer det automatiskt att komma upp ett skärmfönster med information om uppgiften. I denna bild har man möjlighet till att godkänna eller underkänna uppgiften.
  • Om man klickar på ”Godkänn” för en uppgift kommer uppgiften att läggas in under ”Uppgifter” hos vederbörande som godkänner uppgiften.
  • Om man klickar på ”Underkänna” kommer den personen som distribuerade uppgiften att kunna se på uppgiften om den har blivit underkänd.
  • Om man klickar på ”Avbryt” kommer uppgiftsfönstret att stänga sig. Uppgiften lägger sig under ”Inbjudningar” och man måste vid ett senare tillfälle gå in och godkänna/underkänna uppgiften. Detta kan avsändaren se genom att gå in på uppgiften i sin egen kalender. När mottagaren har avbrytit uppgiften kan man se detta genom att det står ” har icke sett uppgiften”. Detsamma gäller om mottagaren inte har varit inloggad sedan inbjudan skickats ut.
  • Om man varken godkänner, underkänner eller avbryter uppgiften men stänger fönstret genom att trycka på krysset i översta högra hörnan så kommer uppgiften fortsätta att komma upp tills en godkänning/underkänning/avbrytelse har blivit gjort.

Den som har distribuerat en uppgift till en kollega får en extra flik som heter ”Distribution” inne i uppgiften. När man är på denna flik så måste man klicka på ”Visa distributioner” nere i rutan och man får upp en översikt över användaren som man har distribuerat till, om den har godkänt/underkänt och läst och hur mycket eventuellt som har gjorts på uppgiften.

 

Uppgifter

När man har blivit inkallad till ett möte kommer det automatiskt upp en skärmbild med information om mötet. I denna bild har man möjlighet till att godkänna, underkänna eller avbryta mötet. Om man klickar ”Godkänn” kommer mötet automatiskt att lägga sin in i kalendern till vederbörande som godkänner avtalet. Den som har skickat inkallelsen kan följa med om vederbörande har godkänt/underkänt genom att klicka på mötet i sin egen kalender.

Om man klickar på ”Underkänna” kommer personen som har skickat inkallelsen kunna se på mötet att den har blivit underkänt. Om man klickar på ”Avbryt” kommer mötesbilden att stänga sig. Mötet lägger sig då under Invitationer och man måste på ett senare tidspunkt gå in och godkänna/underkänna kallelsen. Detta kan avsändaren se genom att gå in på mötet i sin egen kalender. När mottageren har avbrutit mötet kommer avsändaren se detta genom att det står ”har inte sett mötet”. Det samma gäller om mottageren inte har vart inloggat sedan invitationen har blivit skickat. Om man varken godkänner, underkänner eller avbryter mötet, men stänger fönstret genom att exempel trycker på krysset överst i fönstret kommer mötet att fortsätta komma upp automatiskt tills en godkänning/underkänning/avbryt har blivit gjort.

 

Kontrollera inbjudningar

När man har bjudit in andra personer till en uppgift eller ett möte så kan man kontrollera om dessa har godkänts eller underkänt uppgiften/mötet. Man går då in i uppgiften eller mötet och får upp en extra flik som heter Inbjudningar.

För att se inbjudningar måste man klicka på ”Visa inbjudningar”. Då kommer namnen upp till dem som har inbjudits och det visas en grön bock under godkänt på de som har godkänt denna och rött kryss för de som har underkänt. Man kan också se om personerna har sett mötena.

 

Kontrollera distribuerade uppgifter

Man kan kontrollera de distribuerade uppgifterna (uppgifter man har fördelat ut till andra) och detta kan man göra från huvudsidan i kalendern.

När man klickar på Distribuera uppgifter – knappen så kan den som har distribuerat uppgifter till kollegor klicka vidare in på den distribuerade uppgiften i listan som kommer upp. På uppgifter som man har distribuerat finns det en separat flik som heter ”Distributioner” och när man är på denna flik så måste man klicka på ”Visa distributioner” nere i rutan och man får då upp en översikt över användare som man har distribuerat till, om uppgifterna har blivit godkända/underkända och lästa och hur mycket eventuellt som har gjorts på uppgiften.