Filutforskaren

Här sparar och hanterar man de filer som används i företaget.

Java har inaktiverats för alla existerande användare som inte specifikt har gjort ett val om att de önskar att använda detta. Om man har behov för att använda denna funktion, kan man gå till ”Filer – Filutforskare”, klicka på ”Inställningar” på höger sida av den övre menyraden, klicka på fliken ”Java applikation”, och slutligen markera valet ”Ja, jag önskar att använda Java-appletten”. Om Java inte är installerat, kan det hämtas här. Observera att tillägget ”Ask Toolbar” måste avmarkeras innan installationen påbörjas.

Filområdet kan användas utan Java (rekommenderas). Det är enbart vid speciella behov som Java behöver aktiveras (exempelvis vid behov av in- och utcheckning av filer, samt funktionalitet kopplad till knappen ”Förena”.

 

Inställningar

På menyraden överst finns alternativet Inställningar. Om du klickar på knappen Inställningar visas följande fönster.

Standardinställningen passar för de flesta. Om den inte passar dig kan du göra de ändringar som motsvarar dina behov.

 

Koppla till

Via denna funktion kan du lägga till mappar på filområdet du befinner dig ifrån andra filområden i systemet och på det sättet enkelt flytta filer från ett filområde till ett annat. Mappar du lägger till på ett filområde från ett annat kommer inte att lägga sig fast på det aktuella filområdet, dvs att om du lägger till en mapp kommer inte mappen att visas nästa gång du går in på det aktuella filområet. Tillgängliga mappar styrs av vilka mappar användaren har tillgång till i förhållandet av rättigheter satt på mappar och filer (som standard har alla användare tillgång till alla mappar).

 

Redigera eller ändra filer

När du ska arbeta med en fil och vill spara ändringarna i filområdet måste filen checkas ut. Det betyder att när du dubbelklickar på en fil eller använder snabbmenyn (se nedan)

Communication_FileExplorer1

För att öppna en fil blir du tillfrågad om filen ska checkas ut.

Communication_FileExplorer2

Om du väljer Ja, placeras filen i en lokal mapp och öppnas i det aktuella programmet. Då visas ett hänglås bakom filen i filutforskaren. Det betyder att filen håller på och hanteras och ingen annan kan göra ändringar eller öppna den innan den har checkats in igen. På så sätt undviker du att flera personer ändrar samma fil samtidigt.

Om du väljer Nej, öppnas filen och du har möjlighet att läsa filen utan att göra ändringar.

Communication_FileExplorer3

Sök

Under mappvisningen i den vänstra kolumnen finns alternativen Mappar och Sök. Under Sök kan du söka efter filer i filutforskaren i 24SevenOffice.

 

Rättigheter

Det går att ange rättigheter för mappar och filer i modulen Filer i 24SevenOffice. Rättigheterna är kopplade till grupper. Grupper läggs upp under Firma – Grupper.

Högerklicka på en mapp eller fil och välj Egenskaper. Under Säkerhet ser du vilka grupper som har tillgång till mappen/filen. Alla nya mappar som läggs upp är automatiskt tillgängliga för alla grupper. Om bara några grupper ska ha tillgång till en mapp eller fil går du in under Egenskaper – Säkerhet och ger tillgång till grupper genom att markera dem.