Möten

Denna funktion registrerar ett nytt möte som kan distribueras till andra anställda. Ett möte visas som upptagen i kalendern. Om man knyter en extern kontakt till mötet, om denne har e-mail registrerad i CRM och har e-post i 24SevenOffice, kommer systemet att automatiskt skicka mötesbekräftelse. Man får då upp ett ”ny e-post”-fönster där adressen och info om mötena redan är inlagda. Det kan också läggas in en standard mötesbekräftelsetext. Detta görs under Firma – inställningar – kalender i 24SevenOffice. Om man lägger till en anställd kommer det automatiskt att skickas en mötesinkallelse som han/hon kan godkänna/underkänna samt att detta sedan blir automatiskt bokat i kalendern.Nytt möte

Genom att klicka på ”Nytt möte” (se inledning) får man upp en bild för att registrera ett nytt möte:

För att skapa ett möte kan man fylla i följande fält/information:

 

 

Generellt

  • Titel: detta är ett fritextfält där man lägger in titeln på mötet. Det är ett krav att detta fält fylls i för att man ska kunna spara en uppgift.
  • Placering: här man lägga in eventuell placering.
  • Beskrivelse: här kan du beskriva mötet.
  • Starttid: här kan man välja datum, antingen från rullgardinsmenyn eller genom att skriva in direkt. Detsamma gäller för klockslag.
  • Sluttid: här kan man välja datum, antingen från rullgardinsmenyn eller genom att skriva in direkt. Detsamma gäller också för klockslag.
  • Påminnelse: om man önskar att bli påmind för mötet kryssa i påminnelse och välj datum och klockslag för påminnelsen.

 

 

 

  • Kunder & kontakter:

*Klicka på symbolen för att lägga till en kontakt.

*Skriv in efternamnet på den personen som mötet gäller för och tryck Enter.

*Välj önskad person genom att markera dem med pilknapparna upp och ned.

*Lägg till personen genom att trycka på pilen när höger när du har markerat personen. Om man här lägger till en person som är anställd i företaget och har login till 24SevenOffice kommer denne att automatiskt bli inkallad till ett möte när man sparar mötet och han/hon får möjlighet till att godkänna/underkänna mötet.

*När personen är inlagd kan man kontrollera ledighet genom att trycka på knappen ”Kontrollera ledighet”. Om personen är ledig kommer man att få en grön bock till höger om kontakten. Alternativt om vederbörande är upptagen indikeras detta med ett rött kryss. För att ta bort den igen, markera den och tryck ”Ta bort”.

  • Resurser:
    • Om man önskar att möten skall vara regelmässiga fyller man i detta i Återkommande.
    • För att göra uppgiften regelmässig, kryssa i ”Låt detta möte vara en mall för återkommande händelser”.
    • Välj sedan ”Mönster för återkommande händelser” och bestäm intervallet för de återkommande mötena under ”Område för återkommande händelser”.

– Klicka på symbolen för att lägga till en resurs (hus). – Markera den resurs som önskas och klicka Lägg till.  – När en resurs är inlagd kan man kontrollera ledighet genom att trycka på knappen ”kontrollera ledighet”. Om resursen är ledig kommer man då att få en grön bock till höger om kontakten. Alternativt, om resursen är upptagen indikeras detta med ett rött kryss. För att ta bort den markera den och klicka på ”Ta bort”.

Återkommande

När man har gått igenom dessa tre fönster kan man trycka på Spara och uppgifterna sparas i kalendern. När man här klickar på Spara så får man följande val; skicka mötesinkallelse, skicka sms, skicka inbjudningar, inkludera ej mig själv och uppdatera alla möten som är genererade av denne. Mer information om att distribuera och godkänna/underkänna uppgifter och möten, se hjälpfilen.